Um eine Fremdrechnung in der TEAMBOX erfassen zu können, muss in den Finanzeinstellungen bereits eine entsprechende Verrechnungsart, nämlich „Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt“ oder „Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur“ gewählt werden.
Bei diesen Verrechnungsarten werden zunächst die Lieferantenrechnungen, die auf den Kunden ausgestellt sind, unter „Fremdrechnung" erfasst und bezahlt.
Bei der Verrechnungsart „Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt“ werden die Rechnungen mit dem Weiterleitungsborderau zur Bezahlung an den Kunden weitergeleitet.
Bei der Verrechnungsart „Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur“ wird die Rechnungen von der Agentur bezahlt und anschließend mit dem Zahlungsbordereau an den Kunden weitergeleitet.
Für die Eigenleistungen erstellt die Agentur wie gewohnt eine Ausgangsrechnung. In einem zweiten Schritt werden diese Rechnungen (Agentur- und Fremdrechnungen) dann innerhalb einer einzigen Rechnung an den Kunden weiterverrechnet.
Erfassen von Fremdrechnungen
Wähle dazu im Modul „Finanzen" das Untermodul „Fremdleistung“ aus. Wähle dort den entsprechenden Kunden, Bereich und Projekt aus, für den die Fremdrechnung erfasst werden soll.
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Mit dem Button „Neu“ in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Fremdrechnung.
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Wenn ein Beleg (z.B.: eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Fremdrechnung.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die Fremdrechnung eingetragen werden können.
Im Dropdown Menü „Rechnungsart“ kann Fremdrechnung ausgewählt werden.
Fremdrechnung kopieren
Mit dem Button „Kopieren“ wird eine Kopie der Fremdrechnung erstellt, welche vor dem Speichern noch angepasst werden kann.
Um zu einer Liste aller Fremdrechnungen zu gelangen, klicke auf „Abbrechen“. Dieser Liste kann das Datum, der Namen des Lieferanten, der Betrag sowie die Information, ob die Fremdrechnung bereits an den Kunden weitergeleitet wurde, entnommen werden.
Die Spalte „B“ (steht für Bordereau) erscheint nur, wenn in den „Einstellungen" die Checkbox „Bordereau verwenden" aktiviert ist. In diesem Beispiel ist ein Kästchen der Spalte „Abrechnung" rot, da diese Fremdrechnung noch nicht an den Kunden weitergeleitet wurde. Sobald das passiert ist, wird das Kästchen grün. Falls die Beraterkommission (BK) abgerechnet wurde, erscheint eine weitere Spalte „K“. Ist die BK-Rechnung erstellt, ist das Kästchen rot, sobald sie an den Kunden weiterverrechnet wird, ändert sich die Farbe des Kästchens auf grün.
Fremdrechnung vorerfassen
Wie bereits erklärt, werden in der TEAMBOX Rechnungen grundsätzlich immer für einen Kunden → einen Bereich → Projekt angelegt.
Aus Gründen der Effizienzsteigerung ermöglicht die TEAMBOX diese Rechnungen vorerst von einer zentralen Stelle erfassen zu lassen.
Erst in einem zweiten Schritt werden diese dann von den Verantwortlichen den entsprechenden Projekts zugeteilt.
Um eine Fremdrechnung vorzuerfassen, wähle das Finanzuntermenü „Eingangsrechnung“ aus. Dort selektiere im Dropdown-Menü den Kunden, dem die Rechnung zugeordnet werden kann.
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Mit dem Button „Neu“ in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Fremdrechnung.
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Wenn ein Beleg (z.B.: eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die Fremdrechnung eingetragen werden können.
Im Dropdown-Menü „Status“ kann „Disponierte" ausgewählt werden.
Es erscheint eine Eingabemaske, in der nun der Lieferant und die Rechnungsdetails erfasst werden müssen. Nähere Informationen zu den Feldern befinden sich im Artikel Kostenvoranschlag.
Details über den Dateiupload eines Originalbeleges befinden sich im Artikel Dateiupload.
Mit „Abbrechen" erscheint wieder die Liste der erfassten Rechnungen. Mit einem Klick auf die entsprechende Rechnung kann später die Zuteilung auf das Projekt gemacht werden.
Die noch nicht zugeteilten Rechnungen können als Übersicht im Menü „Report" eingesehen werden. Rechnungen können direkt eingesehen und zugeteilt werden, indem unter „Eingangsrechnungen" der entsprechende Kunde ausgewählt wird. Anschließend lassen sich alle Rechnungen mit dem Status „in Bearbeitung" anzeigen. Mit einem Klick auf die Rechnung kann sie anschließend dem Bereich und Projekt zugeteilt werden.
Disponierte FR aus Kostenvoranschlägen erzeugen
Wird beim Genehmigen eines definitiven KVs die Checkbox „Disponierte Fremdrechnungen erstellen“ angehakt, dann werden automatisch disponierte Fremdrechnungen wie folgt erstellt:
- Fremdrechnungstyp ist „Disponierte Fremdrechnung“.
- Pro KV-Position wird eine Fremdrechnung erstellt (Hinweis: Es kann auch konfiguriert werden, dass pro Lieferant eine Fremdrechnung erzeugt wird).
- Wird nur für KV-Positionen vom Typ Fremdleistung = FR (wenn zwischen Eigenleistung EL, OOP und Fremdleistung FR unterschieden wird).
- Pflichtfeld zuständiger Mitarbeiter leer (beim nächsten Öffnen der Eingangsrechnung muss dieser dann jedoch gesetzt werden).
- Pflichtfeld Lieferant: Da leer nicht möglich, wird die Agentur genommen.
- Mandant entspricht dem KV Mandant.
Tipp: Sind disponierte OOP und FR konfiguriert, gibt es zwei Checkboxen, d.h. der User kann sich aussuchen, ob und was an disponierten Eingangsrechnungen erzeugt werden soll.
Hier gibts die Informationen zur Checkbox Disponierte OOPs erstellen.