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Einstellungen

Bevor erstmals ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung für einen Kunden erstellt werden kann, müssen die Einstellungen für die Agentur festgelegt werden. Dies geschieht, indem oben im Projektselector im 1. Dropdown die „Agentur 999“ ausgewählt wird (die anderen Dropdowns bleiben unausgewählt). So werden die agenturweiten Einstellungen definiert. Diese können in Folge für jede Ebene (Kunden/Bereich/Projekt) angepasst werden.

Wenn ein Projekt das erste Mal im Finanzmodul geöffnet wird, müssen die Einstellungen bestätigt oder ggf. geändert werden. Erst dann kann ein KV oder eine Rechnung angelegt werden. Grundsätzlich werden die Einstellungen von der Agenturebene „vererbt“ (von der Agentur über Kunden und Bereiche bis zu den Projekte) und somit automatisch vorgeschlagen. Diese können dann geändert oder per Klick auf „Speichern“ übernommen werden.

Einstellungen_1-1

Anbei einige Parameter, die in den Einstellungen angepasst werden können:

Sprache

Die Sprache für die Dokumente kann hier gewählt werden. Mehr dazu im Artikel mehrsprachige Finanzdokumente.

Währung

Wähle die gewünschte Währung. Basiswechselkurse können im Modul „Finanzen" im Untermodul „Einstellungen" im Reiter „Währungskurse" eingegeben werden. Im Kostenvoranschlag und der Rechnung werden diese Umrechnungskurse automatisch angezeigt und können dort flexibel angepasst werden.

Folgende Formel wird der Wechselkursberechnung zugrunde gelegt:
Kurs * Agenturwährung = 1 Einheit Fremdwährung
z.B.: 1.51 CHF = 1 EUR

Zahlungsfrist

Gebe die gewünschte Zahlungsfrist ein.
Mittels Checkbox „In Rechnungen änderbar“ kann eingestellt werden, ob die Zahlungsfrist in der Ausgangsrechnungs-Maske bearbeitet werden kann.

Bankverbindung

Trage hier die Bankverbindung ein.

Standard Empfänger

Standardmäßig wird die »Adresse des Kunden« als Empfänger bei KVs und Ausgangsrechnungen verwendet. In diesem Feld kann der Standard-Empfänger jedoch geändert werden, indem ein bestimmter Kunde/Geschäftspartner gewählt wird. Dazu genügt die Eingabe des Anfangsbuchstaben (z. B. „A“) und die anschließende Auswahl des entsprechenden Kunden/Geschäftspartners. Somit wird die Empfänger-Adresse im KV und bei Ausgangsrechnungen automatisch mit der Adresse des gewählten Kunden/Geschäftspartners überschrieben.

Massenversand

Hier kann eingestellt werden, ob die Rechnung(en) via Post oder Mail versendet werden sollen (wenn Mailversand aktiviert ist).

Budget

Aktivieren die Checkbox „Budget", um das Projekt im Budgetreporting zu berücksichtigen.

Kostenvoranschlag

  • Adressat: Wähle „an Firma“ aus, falls der Kostenvoranschlag/Rechnung an keinen bestimmten Ansprechpartner beim Kunden geht. Wird der Kostenvoranschlag bzw. die Rechnung direkt an eine Kontaktperson beim Kunden geschickt, wähle hier die entsprechende Person, aus der Liste aller im Modul „Adressen" erfassten Personen, die dem Kunden zugeordnet sind, aus.

  • Gruppierung/Sortierung:

    • Keine: Völlig flexible Anordnung (z.B. mit Zwischentiteln und Zwischensummen).

    • Kostenarten: Ausgabe nach der Sortierreihenfolge der Kostenarten, mit Kostenartensummen.

    • Leistung/Kostenarten: Zuerst Ausgabe der Fremdleistungen, danach Eigenleistungen. Innerhalb der Leistungen wird nach Kostenarten gruppiert.

  • Kopf- und Fußzeile mitdrucken: Aktiviere diese Checkbox, wenn das dem CD entsprechende Briefpapier, mit dem/der KV/Rechnung, mitgedruckt werden soll.

    Soll das Dokument jedoch auf dem Briefpapier von der Agentur aufgedruckt werden, dann soll diese Checkbox deaktiviert sein.

  • MWSt ausdrucken: Die Mehrwertsteuer wird auf dem KV extra ausgewiesen, wenn diese Checkbox aktiviert ist.

Rechnung und Bordeau

  • Adressat: Wähle „an Firma“ aus, falls der Kostenvoranschlag/Rechnung an keinen bestimmten Ansprechpartner beim Kunden geht. Wird der Kostenvoranschlag bzw. die Rechnung direkt an eine Kontaktperson beim Kunden geschickt, wähle hier die entsprechende Person, aus der Liste aller im Modul „Adressen" erfassten Personen, die dem Kunden zugeordnet sind, aus.

  • Sortierreihenfolge: Wähle „Kostenarten“ aus, um alle Leistungen nach der Sortierreihenfolge der Kostenarten, anzuordnen.

  • Leistung/Kostenarten: Weist Fremdleistungen zuerst und danach Eigenleistungen aus. Innerhalb der Leistungen wird nach Kostenarten sortiert.

  • Lieferadresse hinzufügen: Fügt eine Seite mit der Lieferadresse vor dem eigentlichen Dokument ein (jedoch muss die Adresse im Modul „Adressen" als Lieferadresse erfasst sein).

  • Kopf- und Fußzeile mitdrucken: Aktiviere diese Checkbox, wenn das dem CD entsprechende Briefpapier, mit dem/der KV/Rechnung, mitgedruckt werden soll.

    Soll das Dokument jedoch auf dem Briefpapier von der Agentur aufgedruckt werden, dann soll diese Checkbox deaktiviert sein.

Verrechnungsart

In der TEAMBOX wird zwischen 3 unterschiedlichen Verrechnungsarten unterschieden:

  • Kunde erhält nur Ausgangsrechnungen: Der Kunde bekommt in diesem Fall keine Fremdrechnungen (beispielsweise Rechnungen für den Druck) zu Gesicht. Die Agentur erhält, bezahlt und erfasst diese als „Out Of Pocket"-Rechnungen, die dann bei der Ausgangsrechnungslegung, weiter verrechnet wird.

  • Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt: Der Kunde bezahlt die Fremdrechnungen selbst; jedoch gehen die Fremdrechnungen zuerst an die Agentur und werden dort für die vollständige Budgetführung als Fremdrechnung in der TEAMBOX erfasst.

  • Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur: Die Agentur zahlt die Fremdrechnungen, bevor sie diese an den Kunden weiter verrechnet. Außerdem wird der Kunde über die Fremdrechnungen informiert und erhält diese, ebenso wie die Ausgangsrechnung.

Skonto

Zwei zusätzliche Felder in den Finanzeinstellungen bieten die Möglichkeit, Prozentsatz und Tage, für welche dieser Prozentsatz gültig ist, einzugeben. Wenn in diesen Feldern etwas ausgefüllt wurde, werden die Werte in die Rechnung übernommen und angezeigt. Es findet keine Berechnung statt, dies ist lediglich eine Textausgabe. Dies ist ein kostenpflichtiges Feature, bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.

Einstellungen_2

Einstellungen_3

Wiederkehrende Rechnung

  • Mit dieser Funktion können wiederkehrende Rechnungen im System eingeplant, die dann auf Basis der definierten Häufigkeit oder für das definierte, feste Datum generiert werden.

  • Es können entweder teilweise abgerechnete Beträge für Kalkulationen definiert (insgesamt müssen diese Teilbeträge 100% der gesamten geschätzten Summe ausmachen) oder andere Arten von wiederkehrenden Positionen erstellt, die automatisch in einem benutzerdefinierten Intervall abgerechnet werden und frei anpassbar sind.