FiBu-Schnittstellen

Mit dem FiBu-Exportmodul für die TEAMBOX können die gewünschten Finanzdaten einfach und schnell aus der TEAMBOX exportieren werden, um sie dann in der Finanzbuchhaltungssoftware zu importieren. In der Standardprogrammierung werden Kreditoren- und Debitoren-Rechnungen im CSV-Format exportiert, was in den meisten Fällen ausreichend ist.

Sollen spezielle Kundenanforderungen abgebildet werden, so bringt eine spezielle FiBu-Schnittstelle Vorteile.
Hier unterstützen wir derzeit folgende FiBu-Programme:

Abacus
Bexio
BMD Export
BOB Export
Datev Export
FreePay Export
MasterFinanz Export
RunMyAccounts
RZL Export
Sage 50 Export

Das Untermodul „FiBu" befindet sich im Modul „Finanzen".

Dort befinden sich folgende fünf Reiter: „Rechnung exportieren“, „Erlös-/Aufwandskonten“, „Kostenstelle“, „Steuercodes“ „Exportjournal“ und „Einstellungen“. Nachfolgend werden diese Reiter näher beschrieben.

Rechnung exportieren

Lege fest, welche Rechnungsdaten für welchen Monat exportiert werden sollen.

Auswahl

Durch die Selektion der entsprechenden Checkboxen besteht die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Ausgangsrechnungen und/oder die Fremdrechnung exportiert werden sollen.

Die Funktionen und Auswahlmöglichkeiten sind von der jeweiligen Schnittstelle abhängig.

Rechnungsperiode

Wähle zuerst das Monat aus, für das der Export durchgeführt werden soll. In der Auswahlliste befinden sich nur jene Monate, in denen auch bereits Rechnungen erfasst wurden. Die Zahl in den Klammern neben dem Monatsnamen zeigt an, wie viele Rechnungen in dem entsprechenden Monat vorhanden sind. Im oben gezeigten Beispiel sind für den Monat April vier Rechnungen erfasst.
Bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf „Anzeigen“. Es öffnet sich eine Vorschau der zu exportierenden Rechnungen. Die Rechnungsnummer ist mit der Originalrechnung verlinkt, so kann direkt auf die Rechnungsnummer geklickt werden, um die dazugehörigen Rechnungen zu öffnen.

Wenn es sich bei der Rechnung um eine Fremdrechnung handelt, wird der Lieferantenname fett dargestellt, der Rechnungsempfänger wird optisch nicht hervorgehoben. Die Spalte „Konto“ zeigt dann die vordefinierte Kreditorennummer des Lieferanten an. Wird in der Spalte eine „0“ angezeigt oder bleibt sie leer, dann ist für den Lieferanten keine Kreditorennummer vorhanden oder noch nicht definiert.

Bei Ausgangsrechnungen wird der Rechnungsempfänger fett geschrieben und der Lieferant nicht hervorgehoben. Die Spalte „Konto“ zeigt in diesem Fall die eingetragene Debitorennummer des Rechnungsempfängers. Wird eine leere Spalte oder eine „0“ ausgewiesen, so wurde die Debitorennummer noch nicht definiert.

Durch einen Klick auf „FiBu-Export“ wird die Exportdatei erzeugt und anschließend im Browserfenster angezeigt oder direkt am Server gespeichert (Mehr dazu im Artikel Einstellungen).

Mit einem Klick auf „Belegexport“ wird eine ZIP-Datei mit den gewählten Belegen gespeichert.

Um die Auswahl anzupassen und zur vorherigen Ansicht zurückzukehren, klicke auf „Zurücksetzen“.

Erlös-/Aufwandskonten

Je nachdem, welche Art bei in der TEAMBOX konfiguriert ist, gehe wie folgt vor:

In der Rubrik „Erlös-/Aufwandskonten“ werden den Kostenarten die entsprechenden Erlös- bzw. Aufwandskonten zugewiesen. Das ist auch für Fremdwährungserlös und Fremdwährungsaufwand möglich. Mit einem Klick auf die entsprechende Kostenart wird diese aktiv und anschließend kann die Kontonummern eingegeben bzw. später auch wieder bearbeitet werden. Mit einem Klick auf werden die Eingaben bestätigt.

Achtung: Die Bezeichnung der Kostenart in der TEAMBOX muss nicht identisch mit jener in der Finanzbuchhaltungssoftware sein. Entscheidend für eine korrekte Übernahme der Daten ist lediglich die richtige Kontonummer.
In der Rubrik „Erlös-/Aufwandskonten“ werden den Erlöskonten und Aufwandskosten eine eigene Bezeichnung, Erlös-/Aufwandskontonummer, Steuerregion und Kostenarten zugewiesen.

Mit einem Klick auf 1.) () entweder bei Erlöskonten oder bei Aufwandskonten kann ein neues Konto angelegt werden. Mit einem Klick auf 2.) () werden die Eingaben gespeichert. Mit einem Klick auf 3.) () wird der Datensatz gespeichert und ein neuer kann angelegt werden.

Beim Erstellen einer Rechnungsposition wird nach Auswahl einer Kostenart automatisch das entsprechende Konto vorgeschlagen bzw. stehen mehrere zur Auswahl, wenn mehrere hinterlegt wurden. Dies und auch die Auswahl der MWST wird beim Export automatisch übermittelt.

Kostenstelle

Weise hier den Kostenarten in der TEAMBOX die entsprechende Kostenstelle zu.

Trage in der Spalte „Kostenstelle Erlös“ die Kostenstelle ein, der Erlöse dieser Kostenart zugeordnet werden sollen. In der Spalte rechts davon füge die Kostenstelle, der ein Aufwand zugeordnet werden soll, ein. Mit einem Klick auf speichern Sie die Eingaben.

Diese Option steht nicht bei jeder Schnittstelle zur Verfügung und wird daher bei Bedarf angepasst.

Exportjournal

Der Reiter „Exportjournal“ ermöglicht eine Kontrolle der exportierten Rechnungen. Für jede Rechnungsposition wird eine Zeile in der Tabelle erzeugt. Die Vorschau gibt nur einen Überblick über die Positionen an. Um weitere Details zum Export zu erhalten, ist eine Auswertung mittels PDF oder Excel sinnvoll.

Im Exportjournal kann der Export wieder zurückgesetzt werden.
Der Eintrag im Exportjournal wird somit gelöscht und alle Rechnungen werden wieder für den Export freigegeben.
Im Tab „Exportjournal“ einfach den Zeitpunkt des Exports auswählen:

Dann die entsprechenden Rechnungen mit dem Button „Export zurücksetzen“ wieder zum Export freigegeben.

Steuercodes/sätze

Diese können im Modul „Administration" hinterlegt werden. Mehr Details im Artikel Steuersätze.

Einstellungen

Hier können die allgemeinen Einstellungen für das FiBu-Exportmodul festgelegt werden.

Exportdatei: Hier wird als Standarddateiname „export.csv“ vorgeschlagen. Dies kann jederzeit umgeändert werden, muss jedoch die Endung „.csv“ beibehalten, da sonst die ASCII Datei nicht richtig ausgegeben wird.
Exportverzeichnis: Hier kann der vollständigen Pfad zu einem Ordner auf dem Server eingegeben werden, in dem die Datei abgelegt werden soll. Wird kein Pfad angegeben, wird das Exportverzeichnis im Browserfenster angezeigt.
aktuelle Rechnungsperiode: Rechnungen können nur innerhalb der ausgewählten Periode definitiv gesetzt werden.
Rechnungsperiode nach: Belege können entweder nach Rechnungsdatum oder nach Leistungsdatum gesammelt werden.
Konten für „Diverse“ verwenden: Wenn diese Checkbox ausgewählt ist, werden für jene Rechnungsadressaten, für die kein Kreditoren- bzw. Debitorenkonto definiert wurde (vgl. „Adressen“), die hier angegebenen diversen Konten verwendet.
Exportierte Rechnungen als exportiert markieren: Bei Aktivierung dieser Funktion werden die exportierten Rechnungen auch als exportiert gekennzeichnet. Damit wird verhindert, dass bereits exportierte Rechnungen nochmals exportiert werden.

Sinnvoll ist es daher, zuerst einen Testlauf durchzuführen und erst nach der Kontrolle des Exports einen weiteren Export unter Selektion dieser Checkbox durchzuführen. Um das Exportjournal zu verwenden, muss diese Option bei den Einstellungen ausgewählt sein, da nur Rechnungen, die mit „exportiert" gekennzeichnet sind, im Exportjournal erscheinen.
Monat nach dem Export abschließen: Das Monat wird nach dem Export abgeschlossen. Rechnungen können vor diesem Monat definitiv gesetzt werden.
Fehlerhafte Rechnungen trotzdem exportieren: Durch Selektion werden auch fehlerhafte Rechnungen exportiert.

Achtung: Es kann zu Problemen beim Import in die Finanzbuchhaltungssoftware führen.
Ausführliche Fehlermeldungen: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird für jede Rechnung, die fehlerhaft ist, eine detaillierte Fehlermeldung angezeigt. Darin wird angeführt, in welchem Feld sich fehlerhafte Daten befinden.
Export Dateien mit einem Datum versehen: Definiere hier, ob im Dateinamen der Fibu-Exportdatei auch das Datum und die Uhrzeit des Exports eingefügt werden soll.
Rechnungsempfänger immer auswählen: Ein Rechnungsempfänger muss immer ausgewählt werden und mit Daten aus Adressen verknüpft sein.
Nur hinterlegte Rechnungsadresse verwenden: Es kann nur die in den Adressen hinterlegte Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers verwendet werden.
Nur Kunden als Rechnungsempfänger: Die Auswahl des Rechnungsempfängers kann auf Kunden beschränkt werden.

Ist diese Option aktiviert:

Können in den Finanzeinstellungen unter „Standard-Empfänger“ nur Kunden ausgewählt werden.

Beim Rechnungsempfänger ist ebenfalls die Auswahl auf Kunden beschränkt.
Speichere die Eingaben mit „Speichern".

Rechnungsperiode manuell abschließen

Im Untermodul „FiBu" gibt es einen Reiter „Monat abschließen“. Zusätzlich kann konfiguriert werden, ob sich das Abschließen der Monate auf Ausgangsrechnungen, Fremdrechnung oder beides auswirken soll.

Anmerkung: Die Einstellungen sind von der Schnittstelle abhängig und können daher von den beschriebenen Optionen abweichen.

Die Kreditoren- bzw. Debitorenkontonummer kann hinterlegt werden. Sollte hier kein Konto angegeben sein, wird die Rechnung beim Datenexport einem optionalen diversen Konto zugewiesen (vgl. „Einstellungen“).

Erfassen von Debitoren/Kreditnummern

Das Erfassen für die Debitoren bzw. Lieferanten findet in den Adressen statt. Mehr dazu im Artikel Firma erfassen.

Controlling

Rechnungen können statt nach dem Rechnungsdatum nach dem FiBu-Export Datum ausgewertet werden.
Zeitraumfilter-Modus kann wie folgt geändert werden:
- Zeitraum (Rechnungsdatum)
  - Welcher Modus als Standard voreingestellt ist, wird von folgender Option vorgegeben: FiBu → Einstellungen → Rechnungsperiode nach Zeitraum (Leistungserbringungsdatum).