Einführung
Die Bexio Schnittstelle der TEAMBOX synchronisiert Adressdaten, Eingangs- und Ausgangsrechnung unidirektional von der TEAMBOX nach Bexio.
Die in Bexio bezahlten Rechnungen werden dabei auch in der TEAMBOX automatisch auf bezahlt gesetzt. Der Abgleich der Zahlungen passiert dabei im Standard wöchentlich.
Einmalig zu Beginn
Einmalig zu Beginn im Rahmen der Einführung der FiBu-Schnittstelle wird in den Adressen jeweils das entsprechende Debitoren-/Kreditorenkonto hinterlegt und die Steuerregion festgelegt. Mithilfe der Kontonummer erfolgt die Verknüpfung mit den in Bexio erfassten Kontakten.
Die Steuerregion legt fest, ob es sich um einen Kunden/Lieferanten im Inland, innerhalb der EU oder einem Drittland handelt. Diese Zuordnung ist für die korrekte Steuerverbuchung wichtig. Wurde ein Adressdatensatz in der TEAMBOX korrekt mit Bexio verknüpft, wird dies in der TEAMBOX auch angezeigt:
Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen an den Adressdaten in der TEAMBOX automatisch in Bexio übernommen.
In einem zweiten Schritt werden die in der TEAMBOX definierten Kostenarten dem entsprechenden Erlös- bzw. Aufwandskonto zugewiesen. Selbstverständlich können auch einzelne oder alle Kostenarten demselben Konto zugeordnet werden. Es besteht hier auch die Möglichkeit unterschiedliche Konten für Lieferungen/Leistungen im Inland, der EU sowie dem Ausland zu definieren. Kostenarten können auch mehreren Konten zugewiesen werden. Die Reihung der Konten definiert dabei die Priorisierung der Konten bei der automatischen Zuweisung.
In einem dritten Schritt werden dann noch die zu verwendenden Steuercodes in der TEAMBOX hinterlegt. Pro Steuerregion können ein oder mehrere Steuersätze definiert und ihnen entsprechende Codes zugewiesen werden.
Der Steuercode mit einem „Ja" in der „Standard"-Spalte wird bei der entsprechenden Steuerregion automatisch ausgewählt.
Laufende Erfassung (automatische Kontozuordnung)
Durch die Zuordnung der Ausgangsrechnung zu einem Projekt bzw. Kunden wird das in den Adressen hinterlegte Kundenkonto zugewiesen (1). Durch die Verlinkung mit dem Kunden, wird auch festgelegt, ob es sich um eine Leistung/Lieferung im Inland, einen Export oder eine innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung handelt. Dies hat auch eine korrekte Steuerverbuchung zur Folge.
Anschließend werden Rechnungspositionen angelegt, die jeweils einer Kostenart zugeordnet sind (2). Da jede Kostenart in den FiBu-Einstellungen auch einem entsprechenden Erlöskonto (unterschiedliche Erlöskonten für Inland, EU und Ausland, sowie mehrere Erlöskonten pro Kostenart sind möglich) zugewiesen ist, erfolgt hier die korrekte Zuordnung ebenfalls automatisiert. Die automatische Zuordnung des Erlöskontos und des Steuercodes kann mit der notwendigen Berechtigung auch übersteuert werden.
Synchronisation einer Rechnung
Sobald eine Rechnung den Status „Definitiv“ hat, wird diese an Bexio übertragen. Noch nicht verknüpfte Adressdaten (ohne Debitoren-/Kreditorenkonto) werden dabei in Bexio automatisch als neuer Kontakt angelegt. Bexio ist dabei für die Nummernvergabe zuständig.
Synchronisierte Rechnungen werden anschließend in der TEAMBOX als exportiert markiert und können nicht mehr bearbeitet werden.
Wird eine bereits synchronisierte Rechnung jedoch storniert. Wird die Rechnung auch in Bexio als storniert markiert.
Synchronisation von Eingangsrechnungen
Bei der Synchronisation von Fremdrechnungen werden auch die in der Rechnung hinterlegten Zahlungsinformationen an Bexio übergeben. Somit kann in Bexio direkt ein Zahlungsauftrag erzeugt werden. Da Bexio keine Storno-Funktion für Lieferantenrechnungen bietet, wird die Stornierung von Fremdrechnung in der TEAMBOX nicht mit Bexio synchronisiert.
Ausstehende und fehlerhafte Synchronisationen
Sobald ein Datensatz für die Synchronisation bereit ist, wird dieser im Modul „Schnittstellen" der TEAMBOX angezeigt:
Erfolgreich synchronisierte Daten verschwinden dabei automatisch aus der Liste. Tritt bei der Synchronisation eines Datensatzes ein Fehler auf, wird dieser hier angezeigt und es wird so lange versucht den Datensatz zu synchronisieren, bis der Fehler behoben wurde.
Abgleich der Zahlungen
Im Standard führt die TEAMBOX einmal pro Woche einen Zahlungsabgleich mit Bexio durch. Dabei werden die Zahlungen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen von Bexio in die TEAMBOX übertragen. Diese betrifft nur Rechnungen, welche von der TEAMBOX an Bexio übermittelt wurden und in Bexio vollständig bezahlt sind.