Anfrage erstellen

Eine Produktionsanfrage kann im Modul „Produktion“ im Untermodul „Neues Dokument“ erstellt werden. Im erscheinenden Fenster kann dann zwischen Anfragen und Auftrag gewählt werden.

Im Dropdown-Menü muss eine Vorlage ausgewählt werden. Welche Vorlagen hier definiert sind, hängt ganz davon ab, was von der Agentur bei der Installation der TEAMBOX gewünscht wurde.

In unserem Beispiel legen wir für den Test-Kunden eine Anfrage mit dem Titel „Offertanfrage Druck“ an. Mit einem Klick auf „Anlegen" wird die Anfrage angelegt.

Der vorgeschlagene Titel kann geändert werden, ebenso das Datum, das standardmäßig auf den aktuellen Tag gesetzt ist. Die Eingaben werden mit einem Klick auf „Anlegen" bestätigt.

Nun kann die Erfassung und Spezifikation der Offertanfrage erfolgen. Die Inhalte der Offertanfrage können von Agentur zu Agentur variieren und werden ebenfalls bei der Einrichtung der TEAMBOX definiert.

Die farblich umrandeten (strichlierte Linie) Eingabefenster, die für die aktuelle Anfrage relevant sind, können nun befüllt werden. Es werden bei der fertigen Offertanfrage nur jene Posten ausgegeben, welche befüllt sind.

Die Steuerungsleiste bietet folgende Möglichkeiten:

Speichern: Damit können die getätigten Änderungen und Eingaben gespeichert werden.
Definitiv: Wenn die Anfrage auf definitiv gesetzt wird, erscheint das Fenster zur Eingabe von einem oder mehreren Empfängern.
Zurücksetzen: Es werden alle Änderungen, die seit der letzten Speicherung gemacht wurden, wieder rückgängig gemacht.
Löschen: Hier kann der Auftrag gelöscht werden.
PDF: Mit einem Klick, wird ein vorläufiges PDF erstellt.

Mit einem Klick auf im Reiter „Empfänger" können die Empfängerdaten eingetragen werden.

Folgende Felder sollten ausgefüllt werden:

Firma: Den Firmennamen eingeben und aus den Vorschlägen den richtigen Lieferanten mit einem Klick auswählen.
Kontaktperson: Hier kann eine Kontaktperson, die einer Firma zugeordnet wurde, ausgewählt werden.
Adresse: Bestätigen der Adresse per Mausklick.
Versand: Hier kann die Versandart – ob „Post“, „Fax“ oder „E-Mail“ – ausgewählt werden. Bei „Post“ und „Fax“ wird ein PDF Dokument erstellt, dass dann ausgedruckt und versendet werden kann. Wenn „E-Mail“ gewählt wird, wird das E-Mail gleich direkt mit der Absenderadresse des Erstellers versendet. Die Kontaktinformation des E-Mail-Versenders oder die Kontaktdaten der Agentur können hier am Ende der E-Mail mitgeschickt werden (bei Interesse an support@teambox.eu wenden). Der Ersteller erhält ebenfalls eine E-Mail.

Zudem kann bei der Versandart „Fax“ und „E-Mail“ im Dropdown-Menü die Faxnummer bzw. E-Mail-Adresse ausgewählt werden, an die die Anfrage versandt werden soll.
- wird die gesamte Empfängerzeile gelöscht werden.
- wird die Eingabe abgebrochen.
- wird die Eingabe bestätigt.
Checkbox: Die Anfrage wird an alle Empfänger versandt, bei denen die Checkbox ganz links angehakt ist.
Weitere Empfänger hinzufügen: Mit einem Klick auf können weitere Empfänger eingegeben werden.
Zurück zur Anfrage: Mit einem Klick auf den Reiter „Anfrage“ erscheint wieder die Eingabemaske, die mit einem Klick auf „Bearbeiten“ nochmals geändert werden kann.

In der Steuerungsleiste darunter können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Verschicken: Wenn alle Eingaben geprüft wurden, kann die Offertanfrage mit einem Klick auf „Verschicken“ versendet werden. Für die Versandart „Post“ und „Fax“ wird ein PDF generiert. Bei „E-Mail“ werden die E-Mails sofort verschickt.
Angebot erfassen: Hier kann direkt ein Angebot erfasst, Bemerkungen hinzugefügt und ein Betrag eingegeben werden und dann direkt ein Auftrag erstellt werden.
Auftrag erstellen: Details dazu unter Auftrag erstellen.
PDF: Hier kann ein PDF generiert werden.

Nachdem die gewünschten Empfänger ausgewählt wurden, auf „Verschicken“ klicken, damit die Anfrage verschickt wird.

Wenn die Versandart E-Mail gewählt wurde, so erscheint ein weiteres Fenster.

Hier kann die E-Mail Nachricht verfasst, die Druckanfrage als PDF angehängt und anschließend direkt versendet werden.
Wenn eine andere Versandart gewählt wurde, wird ein PDF mit der Druckanfrage generiert, dass anschließend gedruckt werden kann.

Erhaltene Angebote hinterlegen

Im Modul „Produktion" besteht zusätzlich die Möglichkeit, eingeholte Angebote von Lieferanten bei der entsprechenden Anfrage zu speichern.

Sobald eine Anfrage erstellt und definitiv gesetzt wird, erscheint der Reiter „Angebot“. In diesem Reiter können alle eingegangenen Angebote hinterlegt werden. Mehr Informationen dazu befinden sich im Artikel Dateiupload.
Es kann auch noch eine Bemerkung zum Angebot hinzugefügt werden, um bei einem abermaligen Aufruf zu wissen, warum für bzw. gegen ein Angebot entschieden wurde. Außerdem kann die Angebotssumme in das Feld „Betrag“ eingegeben werden, um einen Schnellüberblick über die verfügbaren Angebote zu erhalten, ohne diese zu öffnen.