Bordereau

Vor allem in der Schweiz ist es üblich, ein Bordereau zur Weiterleitung von Fremdrechnungen zu erstellen. Als Bordereau wird eine Art Lieferschein verstanden, der Fremdrechnungen bzw. auch Ausgangsrechnungen gesammelt darstellt.

Grundsätzlich wird bereits bei der Auswahl der Finanzeinstellung, eine Entscheidung darüber getroffen, ob ein Bordereau erstellt werden kann oder nicht.

Die Verrechnungsart ist ausschlaggebend dafür, ob ein Bordereau verwendet wird oder nicht. Die Bordereauerstellung kommt nämlich nur für die beiden Verrechnungsarten „Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt" und „Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur" infrage. Details zu den Verrechnungsarten und der Besonderheiten befinden sich im Artikel Weiterverrechnung von Fremdleistungen.

In den Finanzeinstellungen kann festgelegt werden, ob ein Bordereau verwendet werden soll. Details dazu befinden sich im Artikel Finanzeinstellungen.

Außerdem können gemachte Änderungen im Bordereau über das Änderungsjournal nachvollzogen werden (Änderungen verfolgen).

Erstellen eines Zahlungs- bzw. Weiterleitungsbordereaus

Zahlungsbordereau

Zahlt der Kunde die Fremdrechnungen über die Agentur, wähle beim Erstellen einer Generalunternehmerrechnung, die Rechnungsart „Bordereau“ aus. Es wird so anstatt des Weiterleitungsbordereaus ein Zahlungsbordereau erstellt. Das Zahlungsbordereau dient dem Kunden als Zahlungsbeleg, da er den Rechnungsbetrag an die Agentur zahlt. Auf diesem Zahlungsbordereau wird jede Rechnung einzeln aufgelistet und mit dem korrekten MWSt-Betrag ausgewiesen. Dies ist wichtig, da der Kunde für die Abrechnung mit der Steuerbehörde verantwortlich ist und nicht die Agentur. Aus diesem Grund wird auch die Original-Fremdrechnungen an den Kunden weitergeleitet. Bei dieser Verrechnungsart ist es sehr sinnvoll, während des Projekts Akonto-Rechnungen auszustellen, damit die Agentur jederzeit liquid ist, und die Fremdrechnungen fristgerecht bezahlt werden können.

Nach dem Erfassen der „Out of Pocket"- und Fremdrechnungen sowie der Ausgangsrechnungen, kann ein Zahlungsbordeau erstellt werden. Wähle dazu das zu verrechnenden Projekt aus und selektieren im Dropdown-Menü „Zahlungsbordereau“. Um das Eingabefenster für das Borderau zu öffnen, bestätige mit „Neu anlegen“.

Es erscheint ein Fenster, in das alle relevanten Daten für das Bordereau eingegeben werden können. Bereits im Bordereau enthalten sind alle Fremd- und Ausgangsrechnungen, die für dieses Projekt bisher erfasst wurden. Durch aktivieren der Checkboxen vor den einzelnen Positionen, wähle aus, welche tatsächlich in das Bordereau übernommen werden sollen. Um die einzelnen Positionen der angeführten Fremd- und Ausgangsrechnungen zu sehen, klicke auf den Pfeil links neben dem Lieferantennamen. Außerdem kann die Originalrechnung aufgerufen werden, indem auf den Link mit der Rechnungsnummer geklickt wird.

Name: Hier kann eine Dokumentbezeichnung eingegeben werden. Standardmäßig wird hier „Zahlungsbordereau“ vor eingetragen. Das kann natürlich jederzeit angepasst werden.
Nummer: Die Bordereaunummer wird automatisch vergeben, sobald das Bordereau „definitiv“ gesetzt wurde.
Spezifikation: Es handelt sich hierbei um ein optionales Eingabefeld, mit dem das Zahlungsbordereau zusätzlich zum Speichernamen noch genauer definiert werden kann.
Datum: Trage hier das Erstelldatum des Zahlungsbordereaus ein.
Zeitraum: Zur Information des Kunden kann hier noch der Leistungszeitraum, für den das Zahlungsbordereau erstellt wird, angegeben werden.
Empfänger: Hier wird standardmäßig der Name und die Adresse, die für den Kunden in der TEAMBOX erfasst ist, vorgeschlagen. Soll der Rechnungsempfänger jedoch jemand anders sein, kann dies frei angepasst werden. Außerdem kann die Rechnung neben der Firma des Kunden noch an eine Kontaktperson geschickt werden. Hier kann auch wieder aus der Liste, jener Personen, die bereits in der TEAMBOX erfasst sind, gewählt werden oder direkt in das Eingabefeld eingetragen werden. So kann beispielsweise ein Bordereau direkt an einen Ansprechpartner beim Kunden geschickt werden.
Beschreibung: Das Beschreibungsfeld ermöglicht es zusätzliche Information, wie einen Einleitungssatz und Vermerke auf dem Zahlungsbordereau anzubringen. Eine besondere Hilfe stellen dabei Textbausteine dar.
Akonto: Hier kann ein Akonto abgezogen werden.
Bemerkung: Hier können noch weitere Hinweise zu den Rechnungspositionen oder zum Zahlungsbordereau eingegeben werden.

Mit einem Klick auf „Erstellen" werden die Eingaben bestätigt und ein Bordereau erstellt.

Zahlungsbordereau auf bezahlt setzen

Öffne das entsprechende Zahlungsbordereau und klicke links unten auf „Bezahlt“. Es wird so der Status auf bezahlt geändert und das aktuelle Datum als das Datum des Zahlungseinganges festgelegt.
In der Rechnungsübersicht erscheint der Status „Bezahlt“.

Weiterleitungsborderau

Das Erstellen eines Weiterleitungsbordereau funktioniert ebenso wie das Anlegen eines Zahlungsbordereaus. Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass ein Weiterleitungbordereau im Gegensatz zu einem Zahlungsbordereau ein reines Deckblatt ist, das alle Fremdrechnungen auflistet, jedoch nicht als Beleg dient.

Fremdrechnung anhängen

Es kann konfiguriert werden, dass im Bordereau pro Position mittels Checkbox ausgewählt werden kann, ob der Originalbeleg der Fremdrechnung im Bordereau PDF angehängt werden soll oder nicht.