Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnungen sind Rechnungen, die nach der Leistungserbringung gelegt und an den Kunden gesandt werden. Ausgangsrechnungen können dabei nicht nur die Leistungen von seitens der Agentur enthalten, aber auch Fremdleistungen berücksichtigen. Welche Positionen in eine Ausgangsrechnung hinein genommen werden, hängt sehr stark von der Verrechnungsart ab, die die TEAMBOX bietet.

Verrechnungsarten

Details zu den Verrechnungsarten befinden sich im Artikel Weiterverrechnung von Fremdleistungen.

Ausgangsrechnung erstellen

Nach der Leistungserbringung lege eine Ausgangsrechnung an. In diese können die entsprechenden KVs oder einzelne KV-Positionen übernommen werden. Auch Out of Pocket (OOP) und Akontozahlungen können in der Ausgangsrechnung berücksichtigt werden.

Zum Erstellen einer Ausgangsrechnung wähle zuerst den Kunden → Bereich → Projekt aus, für den die Rechnung gelegt werden soll. Nach Auswahl des Projekts erscheint eine Liste aller bereits erfassten Rechnungen. Danach wähle Ausgangsrechnung als Rechnungsart im Dropdown-Menü aus und klicken auf „Neu anlegen“.

Überblickzeile zum aktuellen Projekt

Vor der eigentlichen Ausgangsrechnung erscheint eine Zeile mit den wichtigsten Informationen für die Rechnungserstellung.

• Verrechnet Agentur+OOP: Hier scheinen verrechnete Agentur- und Out of Pocket Rechnungen.
• KV Gesamttotal: Hier wird die Summe der zu diesem Projekt genehmigten KVs angezeigt.
• Aufwand Agentur+OOP (Preis): Ist-Preis für Eigenleistungen und Out of Pocket Rechnungen.
• OOP offen: Damit Sie nicht die Weiterverrechnung von erfassten Lieferantenrechnungen vergessen, wird hier die Summe der noch nicht verrechneten OOP Rechnungen zu diesem Projekt angezeigt.
• Akontostand: Zeigt den Saldo von bereits verrechneten Akontos für dieses Projekt.
  Diese Übersicht zeigt an, welche Positionen bereits verrechnet wurden und welche noch weiter verrechnet werden sollen. Die TEAMBOX erinnert an die noch nicht weiter verrechneten Out of Pocket Rechnungen, wenn die Rechnung „definitiv" gesetzt werden soll.

(Weitere) Felder in der Eingabemaske

Die meisten Eingabefenster für die Ausgangsrechnung entsprechen jenen im Kostenvoranschlag und wurden bereits beim Kostenvoranschlag behandelt. Daher werden hier nur die noch nicht bekannten Felder erklärt.

• Rechnungsdatum: Bevor die Rechnung auf „definitiv" gesetzt wird, wird automatisch das aktuelle Datum ausgegeben. Während der Bearbeitung kann bereits ein fixes Datum vergeben werden.
• Zeitraum: In diesem Textfeld kann der Zeitraum eingegeben werden, in dem das Projekt umgesetzt wurde. Bei fehlender Eingabe wird der aktuelle Monat übernommen.
• Leistungserbringung: Gebe das Datum ein, an dem die Leistung erbracht wurde. Diese Angabe ist vor allem für die buchhalterische Abgrenzung wichtig und wird auch von der Steuerbehörde für die Mehrwertsteuerabrechnung verlangt. Die TEAMBOX schlägt automatisch ein Datum 14 Tage vor dem Rechnungsdatum als Zeitpunkt der Leistungserbringung vor – dieses kann natürlich bei Bedarf jederzeit angepasst werden.
• Rechnungsnummer: Eine Rechnungsnummer wird erst dann vergeben, wenn die Rechnung intern freigegeben und mittels „Definitivdruck" erstellt wurde. Die Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend vergeben, das Format der Rechnungsnummer kann von TEAMBOX für die Agentur angepasst werden (möglich sind etwa eine Einbindung des Kalenderjahres in die Nummer, sowie das Zurücksetzen der Rechnungsnummern für jedes Kalenderjahr).
• Zahlungsziel: Bei der Rechnungslegung besteht die Möglichkeit, ein Zahlungsziel einzugeben. Die TEAMBOX errechnet anschließend das entsprechende Zahlungsdatum. Dieses kann auch auf der Rechnung angedruckt werden.

Hinweis zu Formularen

In Abhängigkeit der Programmierung der eigenen Formulare werden manche Felder nicht oder zusätzliche Felder gedruckt.

Achtung: Zur Qualitätssicherung kann sich die Agentur dazu entscheiden, eine Freigabe durch berechtigte Nutzer notwendig zu machen. In diesem Fall ändert sich, nachdem die Ausgangsrechnung gespeichert wurde, wie schon im KV, die Menüleiste. Diese beinhaltet im Prinzip auch dieselben Funktionen wie beim Kostenvoranschlag.
Vorerst erscheint jedoch anstelle von „Definitivdruck" die Funktion „zur Bestätigung". Wenn die Rechnung komplett ist, klicke auf „zur Bestätigung".
Nun muss dieser Rechnungsvorschlag durch einen entsprechend berechtigten Mitarbeitenden geprüft und wiederum durch Klick auf „Bestätigt" freigegeben werden. Details dazu befinden sich im Artikel Ausgangsrechnung bestätigen/ablehnen.

Den Status einer Rechnung kann abgefragt werden, indem das entsprechende Projekt ausgewählt und die entsprechenden Rechnungen angezeigt wird. In der Spalte „Status“ wir angezeigt, ob es sich um eine:

• definitive
• bereits bezahlte
• stornierte
• in Bearbeitung befindliche
• eine bestätigte Rechnung
• Status „zur Vorlage" hat und erst bestätigt werden muss

Sind diese Arbeitsschritte erfolgt, kann die Rechnung mittels „Definitivdruck" erzeugt und versandt werden.

Um zu sehen wer, wann, welche Änderungen an der Rechnung vorgenommen hat, bietet die TEAMBOX die Möglichkeit gemachte Änderungen nachzuvollziehen (vgl. Änderungen verfolgen).

Rechnungskopie/KV Kopie

Rechnungen können, wenn sie in ähnlicher Form für ein anderes Projekt oder für dasselbe Projekt mehrmals benötigt werden, mit nur wenigen Klicks kopiert werden. Auch eine Kopie einer Rechnung in einen Kostenvoranschlag ist möglich. So kann auf Basis von bestehenden Rechnungen für vergleichbare Projekte sehr schnell ein Kostenvoranschlag erstellt werden.

Öffne dazu das zu kopierende Finanzdokument. Klicke ganz unten auf den Button „Kopieren“.
Wähle im erscheinenden Fenster aus, ob einen KV oder eine Rechnung erstellen werden soll und passe bei Bedarf das Projekt an. Standardmäßig ist das Projekt des Originaldokuments vorausgewählt.

Bestätige die Auswahl mit einem Klick auf „auswählen“. Es öffnet sich anschließend automatisch die KV-/Rechnungskopie, die wie gewohnt bearbeitet und gespeichert werden kann.

Ausgangsrechnungen verschicken

Es ist möglich, direkt aus dem Finanzmodul Rechnungen als PDF zu verschicken. Nähere Informationen befinden sich im Artikel Mailversand.