Die TEAMBOX unterstützt auch einen Genehmigungsprozess für Ausgangsrechnungen und Kostenvoranschläge. Dieser wird in Ihrer TEAMBOX jedoch nur abgebildet, wenn diese Funktion auch aktiviert wurde.
Der Genehmigungsprozess ermöglicht es bspw. einem Berater einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung in der TEAMBOX anzulegen und anschließend dem Geschäftsführer zur Prüfung vorzulegen. Dieser macht eine Abfrage über alle zu prüfenden Rechnungen und genehmigt/lehnt diese ab. Anschließend erfolgt eine mögliche Änderung oder der Versand durch den Ersteller.
Rechnung „zur Bestätigung“ vorlegen
Nach dem Anlegen der Rechnung ändert sich die Menüleiste und anstelle der Funktion „Definitiv“ erscheint die Auswahl „Zur Bestätigung“. Wenn die Rechnung komplett ist, klicke auf „Zur Bestätigung“ und der Status der Rechnung ändert sich auf „Zur Vorlage“.
Außerdem erhalten die Vorgesetzten automatisch eine Meldung über diesen Rechnungsvorschlag, insofern sie diese Meldungstype (Siehe Artikel Meldungen) abonniert haben. Zusätzliche Meldungsempfänger können direkt beim „Zur Bestätigung"-Setzen ausgewählt werden. Will das User das nicht, kann das Feld leer bleiben und klicke auf „OK" um fortzufahren.
Der Meldungsempfänger kann das betreffende Finanzdokument direkt über die erhaltene Meldung öffnen. Hat dieser die Rechnung bestätigt oder abgelehnt, wird der Rechnungsersteller darüber über eine Meldung informiert.
Achtung: Meldungseinstellungen müssen unter Umständen angepasst werden.
Ist in der TEAMBOX die Funktion „interne Bestätigen von Rechnungen" noch nicht aktiviert, dann bitte an support@teambox.eu wenden.
Bestätigen oder Ablehnen der Rechnung
Für den Mitarbeiter, der über die entsprechende Berechtigung verfügt, Rechnungen freizugeben, ist es ratsam, sich von Zeit zu Zeit eine Liste mit allen Rechnungen, die den Status „Zur Vorlage“ haben, anzeigen zu lassen. Dazu eignet sich die Rechnungssuche in der TEAMBOX am besten.
Wähle dazu im Modul „Finanzen" im Untermodul „Rechnung“ lediglich das Budgetjahr und den Status „Zur Vorlage“ aus. So wird eine Liste aller Rechnungen angezeigt, die zur Bestätigung vorliegen. Selbstverständlich kann die Suche auch entsprechend eingeschränkt werden – z.B. auf einen bestimmten Kunden/Projekt. Öffne anschließend die freizugebende Rechnung mit einem Klick auf die Rechnungsnummer und prüfe diese. Mit einem Klick auf „Bestätigt“ wird die Rechnung bestätigt. Damit kann die Rechnung „definitiv gesetzt“ und an den Kunden versandt werden.
Ist eine Rechnungsänderung notwendig, so besteht auch die Möglichkeit, die Rechnung mit dem Button „Ablehnen" abzulehnen und zur Korrektur an den Ersteller „zurückzugeben“. Der Rechnungsstatus wird damit auf „intern abgelehnt“ geändert und somit ist eine Anpassung durch den Ersteller wieder möglich.
Sobald die nötigen Anpassungen vorgenommen wurden, kann die Rechnung dem berechtigen Mitarbeiter wieder „Zur Bestätigung“ vorgelegt werden. Auch in dieser Phase kann die Rechnung nochmals zurückgewiesen, aber auch bestätigt werden. Nach der erfolgreichen Bestätigung setze die Rechnung einfach „definitiv“ und sende diese an den Kunden.
Abkürzen des Bestätigungsworkflows
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Mitarbeitende können, wenn gewünscht, Rechnungen und KVs mit geringen Beträgen selbst freigeben. Dieser Betrag kann konfiguriert werden und somit müssen Vorgesetzte nur bei großen Rechnungen/KVs noch einmal einen Blick darauf werfen.
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Wenn die Berechtigungen, Rechnungen/KVs freigeben und definitiv setzen gesetzt wurden, gibt es die Möglichkeit, den Bestätigungsworkflow zu überspringen und Rechnungen sofort definitiv zu setzen. Bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.