Allgemeines
Wie wird das Modul „Finanzen" verwendet?
Die folgenden Kapitel erläutern das Modul „Finanzen“ sowie die verfügbaren Funktionen näher.
Die Einführung beinhaltet den Überblick über den Workflow, den das Modul „Finanzen" abbildet und zentrale Begriffe der TEAMBOX werden im Glossar erklärt.
Alle weiteren Kapitel beschreiben, die einzelnen Menüpunkte und bieten eine „Schritt-für-Schritt-Anleitung“ zum Erstellen von Kostenvoranschlägen, Rechnungen, das Abrufen von Reports und vieles mehr.
Achtung: Die Einstellungen, die beim Einrichten der TEAMBOX vorgenommen wurden, können zu Abweichungen in Ansicht und Bedienung führen.
Einführung
Um die Prozesse zu verstehen, die das Modul „Finanzen" abbildet und in das es eingebunden ist, befindet sich hier einen Überblick über die kommerziellen Tätigkeiten.
Budget planen
Diese Funktion dient der Umsatzschätzung für die Agentur. Üblicherweise wird die Budgetierung am Jahresbeginn für jeden Kunden durchgeführt und kann dann, je nachdem wie genau die Planung sein soll, weiter detailliert werden.
Optional können in der TEAMBOX zwei Ansichten ausgewählt werden. Die „Kundensicht“, die die budgetierten Eigen- und Fremdleistungen zeigt sowie die „Agentursicht“, die nur die Eigenleistungen anzeigt.
Projekt erfassen
Die Erfassung neuer Projekte ist eigentlich nicht Teil des Moduls „Finanzen", aber die Voraussetzung, um die späteren Arbeitsschritte durchführen zu können. Weitere Details befinden sich im Artikel Projekt anlegen und bearbeiten.
Kostenvoranschlag erstellen
Erstelle mit der TEAMBOX einen Kostenvoranschlag (KV) und senden ihn an den Kunden. Sollte der Kunde noch Anpassungen wünschen, ist auf Basis der ersten Version rasch eine zweite erstellt. Und um Zeit zu sparen, können häufig in ähnlicher Form benötigte KVs als Vorlage gespeichert werden.
Akontorechnung erstellen
Häufig wird dem Kunden bereits vor Fertigstellung des Projekts ein Teilbetrag in Form einer Akontorechnung in Rechnung gestellt. Auch hier hilft die TEAMBOX, diese rasch zu erstellen, zu versenden und den Überblick zu behalten.
Lieferantenrechnung erfassen
Erfasse alle Lieferantenrechnungen, die den Projekten zugeordnet werden können. Dadurch ist gewährleistet, dass immer über eine aktuelle Budgetkontrolle verfügt wird und im Controlling jederzeit einen Überblick über die tatsächlichen Kosten besteht. Die TEAMBOX bietet auch die Möglichkeit, wie in der Schweiz üblich, zur Weiterleitung der Fremdrechnungen ein Bordereau (eine Art „Lieferschein") zu generieren.
Ausgangsrechnung erstellen
Nach der Leistungserbringung durch die Agentur lege eine Ausgangsrechnung an. In diese können die entsprechenden KVs oder Positionen daraus übernommen werden. Auch Out-of-Pocket-Rechnungen (OOP) und Akontozahlungen können in der Ausgangsrechnung berücksichtigt werden.
Kontrolle/Nachkalkulationen durchführen/Reports generieren
Mit der TEAMBOX stehen umfassende, hilfreiche Kontrollsysteme zur Verfügung. Sofort nach der Anlage eines Projekts scheint dieser in der Kontrolle auf. Mit dieser Funktion besteht ein Überblick über die Aufwände und Erträge. Das Feature „Report" bietet eine breite Auswahl an individualisierbaren Standardreportings, die entsprechend angepasst werden kann. Unter, „Budget" können laufend die genehmigten Etats mit den tatsächlichen Aufwänden verglichen werden.