Reports
Mithilfe des Moduls „Report“ kann sehr einfach und flexibel eine Vielzahl von Berichten generiert werden. Diese können am Bildschirm betrachtet, als PDF exportiert oder für eine mögliche weitere Bearbeitung eine Excel-Datei erstellt werden.
Im Dropdown-Menü unter Report kann zwischen folgenden Standard-Reports gewählt werden (die oben abgebildete Darstellung ändert sich je nach selektiertem Report):
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Budgetkontrolle: Stelle bei diesem Report Budget, KV und Ausgangsrechnungen nach Kunden oder Kostenbasis gruppiert gegenüber fest. In der Budgetkontrolle werden die effektiven Beträge, jene, die bereits in Rechnung gestellt wurden, mit den Kostenvoranschlägen verglichen. Diese Kontrolle informiert immer darüber, welches Budget noch zur Verfügung steht. Ist der Betrag rot, wurde das Budget bereits überschritten.
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Akontoreport: Der Akontoreport listet alle Akontorechnungen auf und zeigt auch an, ob diese in den Ausgangsrechnungen bereits berücksichtigt wurden. So können keine Akontorechnungen vergessen werden.
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Nicht zugeteilte Rechnungen: Hier sind die OOPs und Fremdrechnungen ersichtlich, die noch keinem Projekt zugeordnet sind. Sehr wichtig bei einer Vorerfassung, damit keine Rechnungen vergessen werden.
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Debitorenliste: Bietet auf Monats- und Jahresbasis einen Überblick über die versendeten Ausgangsrechnungen. Hier erscheinen nun auch die Akontorechnungen.
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Kreditorenliste: Bietet auf Monats- und Jahresbasis einen Überblick über die versendeten Ausgangsrechnungen.
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Effektives Income: Kann nach Kunde bzw. Kostenart gruppiert werden und auch nach offenen oder auch bereits bezahlten gefiltert werden.
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Projektübersicht Kostenvoranschlag: Gibt einen Überblick über Anzahl und Status erstellter Kostenvoranschläge.
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Projektbewertung: Stellt Aufwand (intern und extern), KVs und Ausgangsrechnungen inkl. der Abweichungen gegenüber und dient dem Jahresabschluss (Bewertung auf Basis von „Herstellkosten" – d.h. nach internen Stundenansätzen und ohne Gewinnmarge).
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Verrechnungsnachweis: Listet alle erfassten Fremdrechnungen und stellt den Rechnungsbetrag dem Einzahlungsbetrag gegenüber. So kann einfach festgestellt werden, welche Fremdrechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.
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Verrechnungsblatt: Listet alle erfassten Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf, mit näheren Details dazu.
Budgetkontrolle
Die Budgetkontrolle eignet sich hervorragend als Reportinginstrument für Kunden.
Wähle „Budgetkontrolle" und fülle die Eingabemaske entsprechend aus.
Wähle „Budgetjahr" der Auswertung, die „Währung" und definiere, auf welcher Basis die Auswertung durchführt werden soll: „Kunden", „Bereich" oder sogar „Projekt". Die Budgetkontrolle kann als Zusammenfassung pro „Kunde", „Bereich", „Projekt" oder „Kostenart" generiert werden.
Ist eine detaillierte Budgetkontrolle erwünscht, aktiviere die Checkbox vor „Details" und es erscheint eine Auswahl, aus der die Detaillierungsebene „Bereich", „Projekt" oder „Kostenart" gewählt werden kann. Innerhalb dieser Wahl, kann weiter nach „Projekt", „Kostenart" oder sogar nach „Rechnung" gruppiert werden.
Dabei bietet die TEAMBOX eine mögliche Gruppierung automatisch vor. Wenn zusätzlich noch „mit Projektstatus" auswählt ist, zeigt die TEAMBOX auch, ob dieses Projekt noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen ist. Mit einem Klick auf „Auswerten" erscheint die Auswertung.
In der Auswertung stellt die TEAMBOX zuerst den Zusammenzug und anschließend die Details pro Projekt dar.
Hinweis: Wähle unter Kunde‚ „Agentur" oder „Intern" aus (je nachdem wie die Agentur definiert wurde) und selektiere „Nur aktive" und erhalte eine Kontrolle über alle aktiven Kunden.
Akontoreport
Mit dem Akontoreport kann festgestellt werden, ob bereits alle Akontorechnungen in den Ausgangsrechnungen berücksichtigt wurden. Der Akontoreport bietet zudem auch noch die Möglichkeit, den Report anzupassen.
Es kann hier ausgewählt werden, ob der Akontoreport nur für ein bestimmtes Projekt oder für die gesamte Agentur (indem nichts selektiert wird) erstellt werden soll. Außerdem kann entschieden werdne, in welcher Währung dieser Report ausgegeben werden soll und ob über Rechnungsdetails informiert werden soll. Auch der Auswertungszeitraum kann beliebig eingeschränkt werden. Zudem können neben den aktiven Projekten auch alle Projekte (inkl. inaktiver) anzeigt werden. Dazu deselektiere die Checkbox „Nur aktive“.
Nachdem die Auswahl angepasst wurde, kann noch entschieden werden, ob der Report als Excel-Datei, PDF-Drucken oder HTML-Auswerten zur Verfügung stehen soll.
Nicht zugeteilte Rechnungen
Die TEAMBOX ermöglicht, alle Rechnungen vorzuerfassen und diese erst in einem zweiten Schritt dem Projekt zuzuordnen. Damit keine Rechnung „verloren“ geht, zeigt dieser Report sämtliche noch nicht zugeteilten Rechnungen.
Wähle den Zeitraum aus und klicke auf „Auswerten", um die Liste zu generieren.
Es gibt die Möglichkeit sich diese Liste als Excel oder PDF anzeigen zu lassen.
Debitorenliste
Bei Auswahl „ab Monat" und erscheint eine Auflistung aller Ausgangsrechnungen im ausgewählten Monat inklusive der separat ausgewiesenen Akontorechnungen. Bei der „Jahresliste", die mit dem ausgewählten Monat beginnt „ab Monat" wird pro Kunde und Monat die jeweilige Summe angezeigt.
Projektbewertung
Dieser Report dient berechtigten Usern als Bewertungsinstrument für den Jahresabschluss.
Wähle innerhalb des „Budgetjahr" aus, auf welcher Ebene „Kunde", „Bereich" oder „Projekt" ausgewertet werden sollen. Bestimme zudem die „Zeitperiode" und welchen „Projektstatus" bewertet werden soll. Gebe als Letztes die „Gewichtung" in % ein (Bewertung zu „Herstellkosten" – d.h. ohne Gewinnmarge = „interner" Stundenansatz) zu der interne Aufwand berechnet werden soll.
Die Auswertung stellt den „Total Aufwand" dem Ertrag der genehmigten KVs gegenüber und zeigt unter „Überschuss/Unterdeckung" die Differenz als absoluten Betrag und % an. Unter „Effektiv" wird den effektiv abgerechneten Betrag, das ist jener, der auch bereits in Rechnung gestellt wurde gemeint. Der Differenzbetrag zwischen „Total", „ Aufwand" und „Effektiv" wird nun unter „Gewinn/Verlust" ausgewiesen. Ist der Betrag rot, wurde noch nicht alles oder nicht genug abgerechnet, ein schwarzer Betrag weist einen Gewinn aus.