Mithilfe des Moduls „Report“ generieren Sie sehr einfach und flexibel eine Vielzahl von Berichten. Diese können Sie am Bildschirm betrachten, als PDF exportieren oder für eine mögliche weitere Bearbeitung eine Excel-Datei erstellen.
Im Dropdown Menü unter Report kann zwischen folgenden Standard-Reports gewählt werden (die oben abgebildete Darstellung ändert sich je nach selektiertem Report):
- Budgetkontrolle: Stellen Sie bei diesem Report Budget, KV und Agenturrechnungen nach Kunden oder Kostenbasis gruppiert gegenüber. In der Budgetkontrolle werden die effektiven Beträge, jene, die bereits in Rechnung gestellt wurden, mit den Kostenvoranschlägen verglichen. Diese Kontrolle informiert Sie so immer darüber, welches Budget Sie noch zur Verfügung haben. Ist der Betrag rot, haben Sie das Budget bereits überschritten.
- Akontoreport: Der Akontoreport listet alle Akontorechnungen auf und zeigt Ihnen auch an, ob diese in den Agenturrechnungen bereits berücksichtigt wurden. So können keine Akontorechnungen vergessen werden.
- Nicht zugeteilte Rechnungen: Hier sind die OOPs und Fremdrechnungen ersichtlich, die noch keinem Projekt zugeordnet sind. Sehr wichtig bei einer Vorerfassung, damit keine Rechnungen vergessen werden.
- Debitorenliste: Bietet auf Monats- und Jahresbasis einen Überblick über die versendeten Ausgangsrechnungen. Hier erscheinen nun auch die Akontorechnungen.
- Kreditorenliste: Bietet auf Monats- und Jahresbasis einen Überblick über die versendeten Ausgangsrechnungen.
- Effektives Income: Kann nach Kunde bzw. Kostenart gruppiert werden und auch nach offenen oder auch bereits bezahlten gefiltert werden.
- Projektübersicht Kostenvoranschlag: Gibt einen Überblick über Anzahl und Status erstellter Kostenvoranschläge.
- Projektbewertung: Stellt Aufwand (intern und extern), KVs und Agenturrechnungen inkl. der Abweichungen gegenüber und dient dem Jahresabschluss (Bewertung auf Basis von ‚Herstellkosten’ – d.h. nach internen Stundenansätzen und ohne Gewinnmarge).
- Verrechnungsnachweis: Listet alle erfassten Fremdrechnungen und stellt den Rechnungsbetrag dem Einzahlungsbetrag gegenüber. So kann einfach festgestellt werden, welche Fremdrechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.
- Verrechnungsblatt: Listet alle erfassten Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf, mit näheren Details dazu.
Budgetkontrolle
Die Budgetkontrolle eignet sich hervorragend als Reportinginstrument für Ihre Kunden.
Wählen Sie ‘Budgetkontrolle’ und füllen Sie die Eingabemaske Ihren Wünschen entsprechend aus.
Wählen Sie ‘Budgetjahr’ der Auswertung, die ‘Währung’ und definieren Sie, auf welcher Basis Sie die Auswertung durchführen möchten: ‘Kunden’, ‘Bereich’ oder sogar ‘Job’. Die Budgetkontrolle können Sie als Zusammenfassung pro ‘Kunde’, ‘Bereich’, ‘Job’ oder ‘Kostenart’ generieren.
Wünschen Sie eine detaillierte Budgetkontrolle, aktivieren Sie die Checkbox vor ‘Details’ und es erscheint eine Auswahl, aus der Sie die Detaillierungsebene ‘Bereich’, ‘Job’ oder ‘Kostenart’ wählen können. Innerhalb dieser Wahl, können Sie weiter nach ‘Job’, ‘Kostenart’ oder sogar nach ‘Rechnung’ gruppieren.
Dabei gibt Ihnen die TEAMBOX eine mögliche Gruppierung automatisch vor. Wenn Sie zusätzlich noch ‘mit Jobstatus’ wählen, zeigt Ihnen die TEAMBOX auch, ob dieser Job noch in Arbeit ist oder bereits abgeschlossen. Mit Klick auf ‘Auswerten’ erscheint die Auswertung.
In der Auswertung stellt die TEAMBOX zuerst den Zusammenzug und anschließend die Details pro Job dar.
Hinweis: Wählen Sie unter „Kunde“‚ Agentur’ oder‚ Intern’ (je nachdem wie Sie Ihre Agentur nennen) und selektieren Sie ‘Nur aktive’, erhalten Sie eine Kontrolle über alle Ihre aktiven Kunden.
Akontoreport
Mit dem Akontoreport kann festgestellt werden, ob bereits alle Akontorechnungen in den Agenturrechnungen berücksichtigt wurden. Der Akontoreport bietet zudem auch noch die Möglichkeit, den Report anzupassen.
Es kann hier ausgewählt werden, ob der Akontoreport nur für ein bestimmtes Projekt oder für die gesamte Agentur (indem Sie nichts selektieren) erstellt werden soll. Außerdem können Sie entscheiden, in welcher Währung dieser Report ausgegeben werden soll und ob Sie auch über Rechnungsdetails informiert werden möchten. Auch der Auswertungszeitraum kann beliebig eingeschränkt werden. Zudem können Sie sich neben den aktiven Projekten auch alle Projekte (inkl. inaktiver) anzeigen lassen. Dazu deselektieren Sie einfach das Kästchen „Nur aktive“.
Nachdem Sie die Auswahl angepasst haben, können Sie noch entscheiden, ob Ihnen der Report als Excel Datei, PDF Drucken oder HTML Auswerten zur Verfügung stehen soll.
Nicht zugeteilte Rechnungen
Die TEAMBOX ermöglicht Ihnen, alle Rechnungen vorzuerfassen und diese erst in einem zweiten Schritt dem Projekt zuzuordnen. Damit keine Rechnung „verloren“ geht, zeigt dieser Report sämtliche noch nicht zugeteilten Rechnungen.
Wählen Sie den ‘Zeitraum’ aus und klicken auf ‚Auswerten’, um die Liste zu generieren.
Es gibt die Möglichkeit sich diese Liste als Excel, PDF anzeigen zu lassen.
Bei Auswahl ‘ab Monat’ und erscheint eine Auflistung aller Ausgangsrechnungen im ausgewählten Monat inklusive der separat ausgewiesenen Akontorechnungen. Bei der ‚Jahresliste’, die mit dem ausgewählten Monat beginnt ‘ab Monat’ erhalten Sie pro Kunde und Monat die jeweilige Summe angezeigt.
Jobbewertung
Dieser Report dient berechtigten Usern als Bewertungsinstrument für den Jahresabschluss. Wählen Sie innerhalb des ‘Budgetjahr’ aus, auf welcher Ebene ‘Kunde’, ‘Bereich’ oder ‘Projekt’ Sie auswerten wollen. Bestimmen Sie zudem die ‘Zeitperiode’ und welchen ‘Projektstatus’ Sie bewerten wollen. Geben Sie als Letztes die ‘Gewichtung’ in % ein (Bewertung zu ‚Herstellkosten’ – d.h. ohne Gewinnmarge = ‚interner’ Stundenansatz) zu der interne Aufwand berechnet werden soll.
Die Auswertung stellt den ‚Total Aufwand’ dem Ertrag der genehmigten KVs gegenüber und zeigt Ihnen unter ‚Überschuss/Unterdeckung’ die Differenz als absoluten Betrag und ‚%’. Unter ‚Effektiv’ sehen Sie den effektiv abgerechneten Betrag, das ist jener, der auch bereits in Rechnung gestellt wurde. Der Differenzbetrag zwischen ‚Total, Aufwand’ und ‚Effektiv’ wird nun unter ‚Gewinn/Verlust’ ausgewiesen. Ist der Betrag rot, haben Sie noch nicht alles oder nicht genug abgerechnet, ein schwarzer Betrag weist einen Gewinn aus.