Spesen

Über das Modul „Spesen“ können Mitarbeitende Spesenabrechnungen erstellen und diesen einzelne Spesenbelege zuordnen.

Glossar

• Spesenabrechnung: Sammlung von Spesenbelegen.

• Spesenbeleg: Eine vom Mitarbeitenden bezahlte Rechnung.

Spesenabrechnung erstellen

Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“ unter „Spesen“ können Spesenabrechnungen angelegt werden. Dies geschieht über „Neue Abrechnung“ und Hinzufügen des Beschreibungstextes.
Aktuell ist automatisch beim Erstellen einer neuen Spesenabrechnung das Datum vorausgefüllt. Auf Wunsch kann der Support konfigurieren, dass das Datum im Standard leer ist.

Spesenbelege erfassen

Im Anschluss können Belege über den direkten Upload einer Datei (Drag-and-drop auf das Browserfenster) oder über den „+" - Button zu einer Spesenabrechnung hinzugefügt werden (wenn konfiguriert, dann ist der Upload verpflichtend, damit eine Spesenabrechnung angelegt werden kann).

Ein Beleg kann dabei wie eine Fremdrechnung auf mehrere Positionen gesplittet werden (z.B. aufgrund verschiedener MwSt.-Sätze) und wird dabei automatisch nummeriert.

Tipp: Es können bei dem Spesenabrechnung, wie auch bei den Spesenbelegen in der Übersicht weitere Spalten eingeblendet werden.

Eingabefelder bei Spesenbelegen

• Spesenabrechnung (Bezeichnung wird automatisch übernommen).

• Datum (Standard heute).

• Währung.

• Bemerkungstext.

• Verrechnungsart (direkt/keine) – wird im Projekt als Aufwand aufgelistet, bei direkter Verrechnung Übernahme in Agenturrechnung möglich.

• Kostenart (Standard über Funktion „Spesen“ definiert).

• MwSt.-Satz.

• Betrag (Netto/Brutto).

Optional

• Belegdatei (PDF, Bild).

• Projekt (bei kundenbezogenen Spesen – kann als Pflichtfeld konfiguriert werden).

• Tarif (z.B. für Kilometergeld).

• Menge (z.B. in den Einheiten Stunden, Stück, Kilometer – nur bei ausgewähltem Tarif).

Es ist möglich, Spesen über hinterlegte Tarife zu kalkulieren. Diese Tarife sind der Kostenart „Spesen“ zugeordnet. So kann z.B. Kilometergeld kalkuliert werden.

Spesenabrechnungen: von der Anlage bis zur Verrechnung

Durch Doppelklick auf die jeweilige Spesenabrechnung kann diese bearbeitet und der Status geändert werden.

1. Mit einem Klick auf den Button „Neue Abrechnung" wird eine neue Spesenabrechnung angelegt.

2. Während der Erfassung ist der Status „In Bearbeitung“.

3. Sind alle Spesenbelege erfasst, wird die Spesenabrechnung mit einem Doppelklick geöffnet und mit einem Klick auf „Bestätigung + PDF“ bestätigt (Status ändert sich zu „Intern bestätigt“).

   
   

    

   Im Anschluss kann diese ausgedruckt und zur schriftlichen Bestätigung von Mitarbeitenden / Vorgesetzten unterschrieben werden.

   

4. Die Spesenabrechnung kann je nach Berechtigung kontrolliert und bei Bedarf korrigiert werden (FiBu Konto, MwSt., Projekt, Wechselkurs, etc.). Ist die Abrechnung nicht vollständig bzw. nicht korrekt, wird diese abgelehnt, damit sie vom Mitarbeitenden nochmals überarbeitet werden kann (Status „Intern abgelehnt“).

5. Ist eine Spesenabrechnung korrekt, wird sie auf „Definitiv“ gesetzt und kann in die FiBu und Lohnverrechnung übertragen werden (Status „Definitiv“). Außerdem wird die Spesenabrechnung damit sofort in der Projektübersicht unter dem Punkt „Spesen“ und bei der Erstellung der Ausgangsrechnung in der Übersichtszeile angezeigt (sofern diese einem Projekt zugewiesen wurde).

   

    

   Spesen können ebenfalls wie eine OOP in die Ausgangsrechnung übernommen werden (bei direkter Verrechnung) (siehe Spezialfunktion: OOP/Spesen verrechnen) . Im Controlling werden die Spesenbeträge in den Aufwand OOP eingerechnet.

6. Nach der Auszahlung an den Mitarbeitenden kann die Spesenabrechnung auf bezahlt gesetzt werden (Status „Bezahlt“). Es öffnet sich ein kleines Fenster, in der das Datum eingegeben werden kann, wann die Spesenabrechnung bezahlt wurde.

   
   

7. Wenn eine Spesenabrechnung ausgewählt wurde, kann mit dem Button „PDF“ eine PDF -Datei erstellt werden. Es kann auf Wunsch konfiguriert werden, ab welchem Spesenstatus ein PDF erzeugt werden kann.

8. Beim PDF der Spesenabrechnung können auch alle bei den einzelnen Spesenbelegen hochgeladenen PDF-Dateien angehängt werden. Dafür bei der Spesenabrechnung die Checkbox „Belege an Abrechnung anhängen“ anhaken.

9. Zusätzlich zu PDF, können Spesenabrechnungen und Spesenbelege als Excel mit dem Button „Excel“ exportiert werden. Je nach Aktivierung der Checkbox wird eine Excel-Datei mit den Daten der Spesenabrechnung bzw. bei Option mit Spesenbelegen die Daten pro Beleg in einzelnen Zeilen exportiert.

   
   

Meldungen Spesen

Wenn das Modul „Meldungen“ aktiviert wurde, dann können diese auch für Spesen hinterlegt werden. So können sich z.B. Mitarbeitende informieren lassen, wenn was mit ihren eigenen Spesenabrechnungen gemacht wurde. Projektverantwortliche, wenn eine Spesenabrechnung ihren Projekt betrifft und z.B. Finanzverantwortliche können sich über jede Spesenabrechnung informieren lassen.