Kostenvoranschlag

Im Modul Finanzen gibt es das Untermodul Kostenvoranschlag.

Hier öffnet sich die Kostenvoranschlagsliste mit folgenden Funktionen:

Suchleiste zum gezielten Suchen von Kostenvoranschlägen
Filtermöglichkeit mit Speicherfunktion, um häufig genutzte Filter zu sichern
Exportmöglichkeit, um die Liste zu exportieren & Spaltenauswahl, um die gewünschten Spalten ein- oder auszublenden
Neuer Kostenvoranschlag erstellen
Markierungsfunktion: Einzelne Kostenvoranschläge können über die Checkbox links vor der Zeile markiert werden

In der Kostenvoranschlagsliste stehen folgende Such- und Filterfunktionen zur Verfügung:

Suchleiste: Ermöglicht die Suche nach Projekten – so kann z. B. eine Vorlage eines Kostenvoranschlags gefunden und anschließend kopiert werden.
Filtermöglichkeiten: Die Suche lässt sich mit folgenden Filtern weiter eingrenzen:
- Budgetjahr – Grenzt die Suche auf ein bestimmtes Geschäfts- bzw. Budgetjahr ein.
- Version – Kostenvoranschläge müssen manchmal mehrmals überarbeitet werden. Damit du die Änderungen nachverfolgen kannst, gibt es die Option, Versionen anzulegen. Mit diesem Filter kannst du gezielt nach den verschiedenen Versionen filtern.
- Datum – Hier kannst du nach allen Rechnungen suchen, deren Rechnungsdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegt. So kannst du z. B. abfragen, welche Rechnungen vom 1. Februar 2017 bis zum aktuellen Tag erstellt wurden.
- Nummer – Die Nummer, die einem Kostenvoranschlag nach dem definitiv Setzen automatisch vergeben wird. Über diesen Filter kannst du gezielt nach einem bestimmten KV suchen.
- Betrag – Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du nach einer Rechnung mit einem bestimmten Rechnungsbetrag suchst – z. B. wenn ein Kunde eine Überweisung ohne Verwendungszweck getätigt hat.
- Mitarbeiter – Filtert Einträge nach einem bestimmten Mitarbeiter. So kannst du schnell alle Datensätze anzeigen, die einer bestimmten Person zugeordnet oder von ihr erfasst wurden.
- Status – Hier kannst du auf Basis des Rechnungsstatus suchen. Das ist besonders hilfreich, wenn du auf einen Blick sehen möchtest, welche Rechnungen bereits an den Kunden gegangen sind, aber noch nicht bezahlt wurden, oder welche erst bestätigt werden müssen. Zur Auswahl stehen: in Bearbeitung, zur Vorlage, intern bestätigt, intern abgelehnt, definitiv, bezahlt und Storno.
- Textsuche – Durchsucht werden die Positionstexte sowie Beschreibungs- und Bemerkungsfelder.
- Spezifikation – Durchsucht das Feld Spezifikation.
- Kostenart – Hier kann nach verschiedenen Kostenarten gesucht werden.
- Empfänger – Es kann nach dem Empfänger gesucht werden. Es werden alle Rechnungen ausgegeben, die für einen bestimmten Empfänger erstellt wurden.
- Interner Verantwortlicher – Filtert Rechnungen nach dem intern zuständigen Mitarbeiter. So kannst du schnell alle Rechnungen anzeigen, die einer bestimmten Person zugeordnet sind.
- Zur Vorlage bei – Sofern ein Bestätigungsworkflow bei euch eingerichtet ist, kannst du nach dem zuständigen Mitarbeiter filtern, bei dem der Kostenvoranschlag zur Bestätigung vorliegt.

Speicherfunktion: Die gewünschte Such- und Filterkombination kann über das Diskettensymbol gespeichert werden.

Spaltenauswahl: Bei den drei Punkten links in der Liste können die gewünschten Spalten individuell ausgewählt werden. Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
- Version
- Nummer
- Status
- Datum
- Mitarbeiter
- Währung
- MWST
- Betrag brutto/netto
- Verrechnungsdatum
- Bereich
- Kunde
- Betrag
- Projektnummer
- Projektbezeichnung
Die gewünschten Spalten werden jeweils über eine Checkbox aktiviert oder deaktiviert.

Export: Die gefilterte und konfigurierte Liste kann anschließend als PDF, Excel oder CSV exportiert werden.

Klicke auf Neuen Kostenvoranschlag erstellen.
- Es öffnet sich eine Maske, in der folgende Angaben ausgewählt werden:
  - Projekt
  - Version
  - Vorlage
- Nach der Auswahl wird der neue Kostenvoranschlag erstellt.

Werden in der Kostenvoranschlagsliste einzelne Kostenvoranschläge über die Checkbox links vor der Zeile markiert, erscheint unten in der Mitte eine Auswahlleiste. Dort kann die Auswahl bestätigt und ein Sammeldruck der markierten Kostenvoranschläge durchgeführt werden.