Ereignisse anlegen, bearbeiten, kopieren

Ereignis anlegen

Mit einem Klick auf wird ein neues Ereignis erstellt. Dafür gibt es aber zwei Möglichkeiten:

• über das  neben dem  oder

• direkt im Kalender: In jedem Feld des Kalenders („Ganztägig“, „Vormittags“, „Nachmittags“) befindet sich, in der rechten Ecke oben, ein .

Eingabemaske

Hier können die gewünschten Daten über das Ereignis eingegeben werden. Mit einem Klick auf „Anlegen“ werden diese bestätigt.

Ereignistitel

Hier kann ein Name für das Ereignis vergeben werden. Dieser wird im Kalender angezeigt.

Ort

Grundsätzlich ist bei firmeninternen Ereignissen keine Ortsangabe notwendig. Wird eine Ortsangabe eingefügt, erscheint eine zusätzliche Checkbox, in der festgelegt werden kann, ob das Ereignis „extern“ ist. Bei externen Ereignissen, ab drei Stunden, wird der entsprechende Mitarbeiter in der Abwesenheitsliste (Modul „Mitarbeiter“) als abwesend angezeigt.

Auch im Kalender sind externe Ereignisse auf einen Blick erkennbar. Ein Ereignis, welches extern stattfindet, ist vor dem Ereignistitel mit einem Pfeil versehen.

Kategorie

Die Vergabe von Farben für einzelne Ereignisse kann durch die Vergabe von Ereigniskategorien abgelöst werden. Dazu können Kalender-Kategorien im Modul „Administration" erstellt werden. Beim Anlegen eines Ereignisses ist anschließend nur noch die passende Kategorie zuzuordnen. Danach wird ein Status und eine entsprechende Farbe vergeben.

Wichtig: Um eine korrekte Darstellung von Ereignissen in synchronisierten Kalendern (Siehe. Kalender synchronisieren) sicherzustellen, können bei privaten Ereignissen keine Kalender-Kategorien ausgewählt werden. Beim Anlegen einer Kategorie ist deshalb die automatische Zuordnung zu privaten Ereignissen nicht verfügbar.

Privat

Das Ereignis ist als privat gekennzeichnet. Nur die betroffene Person hat das Recht, das Ereignis anzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen. Für alle anderen sind keine Details sichtbar – andere sehen lediglich, dass die Person zum entsprechenden Zeitpunkt privat belegt ist.

Mitarbeiter

Durch Selektion der entsprechenden Checkbox kann ausgewählt werden, welche Mitarbeiter an dem Ereignis teilnehmen sollen.

• Alle: Alle Mitarbeiter sollen an dem Ereignis teilnehmen.

• Ich: Das Ereignis wird mir zugeteilt.

• Gesamte Abteilung: Um eine ganze Abteilung zu einem Ereignis hinzuzufügen, muss die Checkbox neben der Abteilung aktiviert sein.

• Einzelne Mitarbeiter: Es gibt zwei Möglichkeiten, um einen bestimmten Mitarbeiter zu einem Ereignis einzuladen:

  • mit einem Klick auf den unterstrichenen Abteilungsnamen werden Mitarbeiter aus der Abteilung aufgelistet, wodurch man bestimmte Mitarbeiter auswählen kann oder

  • Aktivierung der Checkbox neben dem Abteilungsnamen und dann mit einem Klick auf den Abteilungsnamen. Anschließend können bestimmte Mitarbeiter deselektiert werden, die an dem Ereignis nicht teilnehmen sollen.

• Verfügbarkeit anzeigen: Die Verfügbarkeit dient nur der Information. Wenn auf diesen Link geklickt wird, wird angezeigt, wann der Mitarbeiter nicht verfügbar ist. Dies beinhaltet alle Ereignisse, Urlaube, Abwesenheiten und Teilzeiten des Mitarbeiters.

Externe Teilnehmer

Hier kann der Namen des/der externen Teilnehmer/-inn eingegeben werden.

E-Mail-Einladung

Durch eine Eingabe unter „Personen einladen“, kann eine E-Mail-Einladung an beteiligte Personen versendet werden, die diese dann in ihren Kalender (z.B. iCal oder Outlook) übernehmen können. Dazu wird der Name der Person in das erste Eingabefeld eingegeben. Ist die Person im Modul „Adressen“ inkl. E-Mail-Adresse gespeichert, wird automatisch die E-Mail-Adresse im zweiten Feld eingefügt. Die E-Mail-Adresse kann aber auch frei eingegeben bzw. überschrieben werden. Die Eingabe wird mit einem Klick auf  bestätigt. Bei Bedarf können weitere Personen per E-Mail-Versand über den Termin informiert werden.
Über das  kann ein Kontakt aus der Liste mit den E-Mail-Einladungen entfernt werden.

Datum

Zur Eingabe des gewünschten Datums gibt es folgende Möglichkeiten:

• direkt in das Eingabefeld eintragen oder

• mithilfe der Pfeile, welche sich im Eingabefeld befinden, im Minikalender auswählen.

Zeit

Wenn die Checkbox bei „Ganztags“ deaktiviert wird, kann mit den Pfeiltasten sowie mit manueller Eingabe die Uhrzeit angepasst werden.

Wiederholung

Bei sich wiederholenden Ereignissen kann, mit einem Klick auf „Bearbeiten“, die Regel festgelegt werden, wann und wie oft diese Wiederholung im Kalender berücksichtigt werden soll. Es besteht die Möglichkeit zwischen täglicher, wöchentlicher, monatlicher und jährlicher Wiederholung auszuwählen.

Kurzbeschreibung

Hier können wichtige Informationen zum Ereignis eingeben werden.

URL

Bei Eingabe einer Web-Adresse ist diese in der Kalendervorschau klickbar und wird beim Kalenderabgleich (Abonnieren bzw. Synchronisieren) in den Zielkalender übernommen.

Ressourcen

Hier können Ressourcen, wie beispielsweise Beamer, Meetinsgräume oder die Kaffeeküche, gebucht werden.
Sobald eine Ressource ausgewählt wird, prüft das System, ob die entsprechende Ressource für den gewählten Zeitraum verfügbar ist. So werden Doppelbuchungen verhindert. Sollte eine Ressource, wie der Beamer, bereits einem anderen Ereignis zugeordnet sein, so kann diese nicht mehr ausgewählt werden. Neben der vergriffenen Ressourcen wird das Ereignis angezeigt, für das die Ressource benötigt wird.

Projekt

Hier kann mittels eines Drop-down-Menüs ausgewählt werden, welchem Kunden, Bereich und Projekt das Ereignis zugeordnet werden soll. Diese Auswahl dient nur dazu, Kollegen schnell darüber zu informieren, welchem Projekt das Ereignis angehört. Auf die Projektverwaltung hat diese Auswahl jedoch keine Auswirkungen.

Ereignis anzeigen/bearbeiten

Mit einem Klick auf das Ereignis kann es angezeigt oder bearbeitet werden. Es öffnet sich ein Fenster mit den wichtigsten Daten zum Ereignis.

Hinweis: In der Regel kann das Ereignis nur die Person ändern, die es selbst erstellt hat oder daran beteiligt ist. Andernfalls können fremde Kalenderereignisse nur von Administratoren bearbeitet werden.

• Mit einem Klick auf „Bearbeiten" kann das Ereignis bearbeitet werden. Mit einem Klick auf „Speichern" werden die Änderungen gespeichert.

• Sollten keine Änderungen vorgenommen werden, kann das Pop-up-Fenster einfach geschlossen werden.

Ereignis kopieren

Gibt es Ereignisse, die sich wiederholen, die Terminisierung jedoch keinen bestimmten Regeln folgt, kommt die Wiederholungsfunktion bei diesem Ereignis nicht infrage. Es empfiehlt sich in diesem Fall eine Ereigniskopie vorzunehmen.

Dazu wird das Ereignis, das kopiert werden soll, im Kalender angeklickt. Mit einem Klick auf „Bearbeiten“ öffnet sich ein Fenster, das alle Details zu diesem Ereignis enthält. Am unteren Ende des Fensters befindet sich die Funktion „Kopieren“. Dadurch wird ein neues Ereignis erstellt, das mit dem ausgewählten Ereignis identisch ist, für das der Zeitpunkt/Zeitraum jedoch frei gewählt werden kann.