Werbemittel

Die Erweiterung des Moduls „Produktion" ermöglicht die Definition von immer wiederkehrenden Medienarten und der dazugehörigen Topics. Da gewisse Mindestkriterien bei der Anlage einzelner Medienarten definiert werden müssen, wird die Anlage von Produktionsanfragen wesentlich vereinfacht/automatisiert.

Achtung: Dies ist ein kostenpflichtiges Feature. Bei Interesse an support@teambox.eu wenden.

Darüber hinaus wurde das Modul „Projekte" um Funktionen erweitert, die dem Berater die aktive Mitarbeit über den gesamten Produktionsprozess erlaubt. Diese helfen bei der Entscheidungsfindung und stehen somit zur späteren Referenz zur Verfügung.

Zu Beginn müssen im Modul „Administration" die Medienarten und die dazugehörigen Topics definiert werden. Dadurch wird die Produktionsanfrage an die Agenturbedürfnisse angepasst. Eine entsprechende Anleitung befindet sich im Artikel Administration.

Kollaboration Produktion und Beratung

Die Zusammenarbeit zwischen Beratung und Produktion wird durch zusätzliche Funktionen im Modul „Projekte" wesentlich vereinfacht. Der Berater ist so immer über den aktuellen Stand eines/einer Produktionsauftrages/-anfrage informiert. Die verfügbare Information kann er/sie bequem vom Modul „Projekte" aus aufrufen.

 

Ist in der TEAMBOX das Modul „Produktion" inklusive der Werbemittel und dem Kollaborationstool für Beratung und Produktion aktiviert, greift das Modul „Projekte" auf die Werbemittel zu. Der Berater hat dadurch die Möglichkeit, ein Werbemittel genauer zu definieren.

In diesem Kapitel wird der gesamte Produktionsprozess inklusive aller Änderungen, die sich aus der Erweiterung der Funktionen ergeben, beschrieben. Eine reine Produktionsabwicklung über das Modul „Produktion" ist selbstverständlich ebenso möglich. Weitere Details dazu befinden sich im entsprechenden Artikel Produktion.

Anlage eines Werbemittels im Projekt-Modul

Mit einem Klick auf , wird ein weiteres Werbemittel hinzugefügt. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem das Werbemittel definiert werden kann. Anschließend soll eine Art ausgewählt und eine Bezeichnung hinterlegt werden.

Achtung: Die Anlage von Produktionsdokumenten (Anfrage/Auftrag) im Modul „Produktion" ist auch ohne die Zuordnung eines Werbemittels möglich – das Dokument kann jedoch nicht über das Modul „Projekte", sondern nur direkt im Modul „Produktion" geöffnet werden.

Mit einem Klick auf „Speichern” bleibt die Eingabe erhalten und steht für spätere Änderungen zur Verfügung. Erst nach der Bestätigung durch „Definitiv” besteht die Möglichkeit eine Produktionsanfrage vorzubereiten. Die hier zu definierenden Informationen hängen von den in der Administration definierten Topics ab.

Im Modul „Projekte“ werden bei Auswahl eines Projekts unter dem Reiter „Werbemittel“ jene Werbemittel angezeigt, die bereits auf „Definitiv“ gesetzt wurden und bei denen ersichtlich ist, um welche Art es sich handelt.

Weiters kann auch im Untermodul „Werbemittel” im Modul „Projekte" nach dem entsprechenden Werbemittel auf Basis der Kriterien „Art“, „Topic“ und Kunde/Bereich/Projekt gesucht werden.

Ein Klick auf die Projektnummer führt direkt zur Projektverwaltung zurück (es öffnet sich automatisch jener Reiter der zuletzt geöffnet war). Mit einem Klick auf die Bezeichnung können Anpassungen direkt am Werbemittel vorgenommen werden.

Erstellen einer Produktionsanfrage

Es kann ebenso wie bisher eine Produktionsanfrage im Modul „Produktion" angelegt werden. Zusätzlich hat der Berater nun die Möglichkeit in der Projektverwaltung einzelne Parameter der Produktionsanfrage zu definieren.
Dazu in der Projektverwaltung ein Projekt auswählen und auf den Reiter „Werbemittel” klicken. Mit auswählen eines bereits erstellten Werbemittels (Blau unterstrichene Bezeichnung) öffnet sich folgendes Fenster:

Eine Produktionsanfrage in der Projektverwaltung kann mit einem Klick auf  unter dem Titel „Produktionsanfrage“ erstellt werden. Wähle aus dem Drop-Down Menü jenen Anfragetyp, der angelegt werden soll, aus. Welche Produktionsanfragen hier zur Auswahl stehen wird in der Administration definiert. Darüber hinaus kann hier auch noch eine Kostenart zur Auswahl stehen.

Ob und welche Kostenarten hier angezeigt werden, ist abhängig davon, ob bei der entsprechenden Kostenart in der Administration ein Häkchen in der Spalte „Produktion" gesetzt wurde.

Bestätige die Auswahl mit einem Klick auf „Anlegen“.

Die Produktionsanfrage erhält nun automatisch den Status „Anfrage in Bearbeitung“. Mit einem Klick auf „Öffnen“ kann die Produktionsanfrage bearbeitet werden.

Es öffnet sich anschliessend die entsprechende Produktionsanfrage. Hier können weitere Anforderungen definiert werden. Die Daten, die bereits beim Werbemittel im Modul „Projekte" eingegeben wurden, werden dabei automatisch in die Produktionsanfrage übernommen. Der Berater gibt alle die ihm zur Verfügung stehenden Informationen ein. Anschliessend wird die Produktionsanfrage „Definitiv" gesetzt. Dadurch ändert sich der Status der Anfrage im Modul „Produktion" und in der Projektverwaltung auf „Interne Anfrage definitiv“.

Die Produktionsabteilung kann mit Hilfe des Untermoduls „Dokumentensuche" im Modul „Produktion" sehr schnell feststellen, welche Anfragen gerade einen bestimmten Status haben. Öffne dazu im Modul „Produktion" das Untermodul „Dokumentensuche" und legen dort die gewünschten Kriterien der Produktionsanfrage fest.

Mit einem Klick auf die „Nr.“ kann die Anfrage bearbeitet, definitiv gesetzt, gespeichert oder gelöscht werden.

• Speichern: Damit werden die vorgenommenen Änderungen gespeichert. Der Status der Produktionsanfrage bleibt jedoch unverändert.

• Zurücksetzen: Zurücksetzen macht alle durchgeführten Änderungen seit dem letzten Speichern rückgängig.

• Löschen: Die Anfrage wird in der Produktion und im Modul „Projekte" gelöscht.

• PDF: Eine PDF-Datei wird generiert.

• Definitiv: Die Anfrage wird auf „Definitiv" gesetzt.

Versand der Produktionsanfrage

Ist im Modul „Produktion" der Reiter „Empfänger" ausgewählt, kann mit einem Klick auf , die Empfänger, an die die Anfrage verschickt werden soll, festgelegt werden. Mit der Eingabe der einzelnen Buchstaben, wird automatisch die Adressdatenbank durchsucht und somit Ergebnisse angezeigt. Es besteht die Möglichkeit, die Versandart per Post, Fax oder E-Mail zu wählen.
Mit einem Klick auf werden die einzelnen Einträge gespeichert. Aktiviere die Checkbox vor jenen Kontakten, an die die Anfrage verschickt werden sollen. Soll die Anfrage an alle eingefügten Kontakte verschickt werden, dann die Checkbox neben dem Titel „Firma" aktivieren.

Wird die Anfrage per E-Mail verschickt, so besteht die Möglichkeit noch einen Text und weitere Dateien hinzuzufügen. Eine Kopie der erstellten E-Mail kann auch an den Absender verschickt werden, setze dazu einfach das Häkchen neben „Kopie an Absender schicken”. Die hier getroffene Auswahl bleibt gespeichert (Benutzer abhängig).

Achtung: Die Empfängerdaten von bereits versandten Anfragen können nicht mehr bearbeitet werden.

Ob, wann und wie die Produktionsanfrage an den Kontakt versandt wurde, wird im Reiter „Empfänger” in der Spalte „Versand” angezeigt.

Angebote erfassen

Die TEAMBOX bietet nun die Möglichkeit eingegangene Angebote bei der entsprechenden Produktionsanfrage zu hinterlegen. So stehen alle Angebote zur späteren Referenz zur Verfügung und auch der Auswahlprozess ist so leicht nachvollziehbar.
Wähle in der Empfängerliste jene Kontakte aus, für die ein Angebot hinterlegt werden soll und klicke auf „Angebot erfassen“.
Es öffnet sich nun der Reiter „Angebote", in dem die Kontaktdaten bereits vorausgefüllt sind. Dort kann die entsprechende Datei ausgewählt, gegebenenfalls eine Bemerkung hinzugefügt und der Angebotsbetrag eingegeben werden.
Ausserdem besteht die Möglichkeit zu entscheiden, welche Angebote auch im Modul „Projekte", aufscheinen sollen. Um das Angebot auch im Modul „Projekte" anzuzeigen, aktiviere das Feld in der Spalte mit dem Titel „P“.

Nachdem alle relevanten Angebote hochgeladen und mit entsprechender Zusatzinformation ergänzt wurden, klicke auf „Zur Freigabe“ im Button-Menü und schon wird die hier eingegebene Information ins Modul „Projekte" übernommen und steht dem Berater zur Verfügung.

Kosten freigeben

Im Modul „Projekte“ ist ersichtlich, dass sich die Anfrage im Status „Kosten freigeben“ befindet. Die Details können durch einen Klick auf die entsprechende Anfrage – in diesem Fall „Offertanfrage Druck“ – eingesehen werden. Alle eingegebenen Informationen sowie die hochgeladenen Angebote sind dort sichtbar und abrufbar.

Anschließend wird das passende Angebot ausgewählt und die Kostenfreigabe erteilt. Hierzu wird der Kreis neben dem gewünschten Angebot aktiviert und die Auswahl über den Button „Kosten freigeben“ bestätigt.

Der Status wird so auf „Kosten freigegeben“ geändert und aus der Produktionsanfrage kann ein Auftrag erzeugt werden.

Produktionsauftrag erstellen

Das Angebot wird nun im Modul „Produktion" hervorgehoben und es kann mit einem Klick auf „Auftrag erstellen“ automatisch der Auftrag generiert werden. Danach kann ausgewählt werden an wen und wie (Post, Fax, E-Mail) das Angebot versandt werden soll.

Alle verfügbaren Informationen aus der Anfrage und dem erstellten Angebot werden automatisch in den Auftrag übernommen. Es können aber auch noch wie gewohnt Anpassungen vorgenommen werden.
Mit einem Klick auf „Definitiv" wird der Auftrag versendet.

Sobald der Auftragnehmer den Auftrag bestätigt hat, kann die Auftragsbestätigung im Modul „Produktion" beim entsprechenden Auftrag hinterlegt werden.

Stornieren von Anfragen/Aufträgen

Wird ein Dokument in der Produktion storniert, so ändert sich der Status des Dokuments entsprechend. Das Dokument bleibt jedoch erhalten.