Im Untermodul „Migration" im Modul „Projekte" können wahlweise alle oder nur bestimmte migrierbare Daten vom einem Projekt auf das Zielprojekt verschoben werden.
Migrierbare Daten sind:
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Uploads
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Kalenderereignisse
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Rechnungen (Ausnahme: definitive, exportierte und EDI Rechnungen)
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Out of Pocket Rechnungen
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Fremdrechnungen
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Kostenvoranschläge
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Budgets (Achtung: bestehende Budgetbeträge werden auf den Zielprojekt aufsummiert)
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Zeiteinträge
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Dokumente (Webdokumente oder klassische Dokumente/Dateien)
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Produktionsanfragen und -aufträge
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Aktivitäten (Arbeitspakete & Aufgaben)
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Werbemittel
Die Migration hat den Vorteil, dass Daten, die irrtümlich auf dem falschen Projekt erfasst wurden, schnell auf das richtige Projekt transferiert werden können – ohne dafür Support anfordern zu müssen. Weiters erleichtert sie aber auch das Weiterführen eines alten Projektes in einem neues Budgetjahr. Wird beispielsweise das Projekt Skiopening im Jahr 2025 begonnen, jedoch noch nicht abgeschlossen, und soll dieses im nächsten Jahr weitergeführt werden, so können durch die Migration alle Daten auf das neue Projekt übertragen werden.
Durchführung einer Migration
Projektauswahl
Um ein Projekt teilweise oder ganz zu migrieren, muss immer zuerst jenes Projekt ausgewählt werden, das migriert werden soll. Es muss zuerst der Kunde ausgewählt sein, anschließend kann der Bereich und das gewünschte Projekt ausgewählt werden. Alternativ lässt sich der Projektname direkt im Projektselector eingeben. Über das angezeigte Dropdown-Ergebnis kann anschließend direkt in das Projekt gewechselt werden.
Im Reiter „Migration" werden alle Details hinsichtlich der zu migrierenden Daten angezeigt.
Achtung: Es werden nur jene Datengruppen des Projektes angezeigt, bei denen bereits Einträge gespeichert wurden. Wurden beispielsweise noch keine Leistung erfasst, erscheint „Zeiteinträge“ nicht in der Liste.
Übernahme aller Datenobjekte
Standardmäßig sind alle auf dem Projekt vorhandenen migrierbaren Datenobjekte NICHT ausgewählt. Wähle alle Datenobjekte, die auf ein anderes Projekt übertragen werden sollen, mit dem Aktivieren der Checkbox vor den jeweiligen Überschriften (wie z.B. bei Out of Pocket Rechnungen, Kostenvoranschlägen, Zeiteinträge etc.), aus. Nach der Auswahl wähle das Zielprojekt aus, auf dem die Daten übertragen werden sollen und bestätige dies mit „Migrieren".
Übernahme einzelner Datenobjekte
Sollen nur einzelne Datenobjekte migriert werden, aktiviere beim entsprechenden Objekt die Checkbox.
Um einzelne Datentypen (beispielsweise die Rechnungen) ganz von der Migration auszunehmen, deaktiviere die Checkbox vor dem jeweiligen Datentyp.
Ist die Auswahl abgeschlossen, muss das Zielprojekt ausgewählt werden, auf das die Daten migriert werden sollen. Die Migration wird anschließend mit einem Klick auf „Migrieren" bestätigt.
Nachdem die Daten auf das neue Projekt verschoben wurden, erscheinen jene, die nicht migriert wurden, in der Registerkarte „Migration" beim alten Projekt.
Nachvollziehbarkeit der Migration
Jedes migrierte Objekt führt zu einem Eintrag im Änderungsjournal, um auch später noch nachvollziehen zu können, welche Dokumente migriert wurden und wohin diese verschoben wurden.
Ein solcher Journaleintrag wird für das migrierte Projekt sowie für das Zielprojekt erstellt.
Um die Journaleinträge einzusehen, klicke auf das Symbol rechts oben in der Menüleiste.
Es öffnet sich ein Fenster mit einer Auflistung aller für dieses Projekt vorgenommenen Änderungen.