Projekte anlegen
Um ein neues Projekt anzulegen, öffne im Modul „Projekte" das Untermodul „Projektverwaltung". Ist nicht bereits ein Bereich oder Projekt ausgewählt, erscheint eine Liste mit allen Kunden, die in der TEAMBOX erfasst wurden. Wähle aus dieser Liste jenen Kunden aus, für den ein Projekt anlegt werden soll. Es erscheint nun ein Fenster mit Informationen zu diesem Projekt.
Durch einen Klick auf den Reiter „Bereiche", öffnet sich die Bereichsanlage, wo ein Bereich ausgewählt oder angelegt werden kann, der als Basis für das Projekt dienen soll.
Beim Auswählen des Reiters „Projekte" wird eine Liste der bereits in diesem Bereich vorhandenen Projekte angezeigt.
Um einen neues Projekt anzulegen, klicke auf das grüne „+".
Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Projektinformationen des neuen Projekts. Diese entsprechen den Projektinformationen eines bestehenden Projekts, mit der Ausnahme, dass das Budgetjahr noch editiert werden kann:
Nummer
Die Projektnummer wird automatisch nach dem Speichern des Projekts auf Basis der definierten Zahlen für Kundennummer, Bereich, Jahr und dem Budgetjahr generiert.
9-stellige Projektnummer
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intern vergebene Kundennummer (dreistellig).
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Punkt.
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Bereichsnummer (zweistellig).
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Jahreszahl für das Jahr, in dem das Projekt abgewickelt wird (zweistellig).
-
Nummer für das einzelne Projekt (zweistellig).
Erstellt
Das Erstellungsdatum wird automatisch auf das aktuelle Datum beim Anlegen des Projekts gesetzt.
Bezeichnung
Trage einen Namen für das Projekt ein, um es später auch ohne Eingabe der Bereichsnummer wiederzufinden.
Aktiv
Um die Projekte besser verwalten zu können, bietet die TEAMBOX die Möglichkeit jene Projekte, die vorübergehend nicht benötigt werden, inaktiv zu setzen. Diese Projekte werden in der Projektliste, die standardmäßig erscheint, nicht angezeigt. Alle Projekte (aktive und inaktive) werden angezeigt, wenn man bei der Abfrage der Bereiche das Häkchen vor „Nur aktive" entfernt wird. Alle inaktiven Projekte werden hellgrau dargestellt und kursiv. Ist ein Projekt inaktiv, so existiert es weiter in der TEAMBOX, jedoch wird es in der Auswahl nicht mehr angezeigt. Lebt das Projekt wieder auf, kann der Projektstatus entweder in der Projektübersicht (durch Deaktivieren der Checkbox „Nur aktive") oder direkt in den Projektinformationen des betreffenden Projekts geändert werden, damit es wieder als aktiv gilt.
Status
Um zu wissen, in welcher Phase sich das Projekt befindet, kann ein Status vergeben werden. Beispielsweise können so Projekte kategorisiert werden, an denen gerade gearbeitet wird, die storniert wurden oder noch nicht genehmigt sind.
Achtung: Die Status, die zur Auswahl stehen, können individuell für jede TEAMBOX selbst angepasst werden. Dies kann im Modul „Administration", im Untermodul „Einstellungen" unter dem Reiter „Projekte" von einem Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen angelegt werden.
Budget Jahr
Standardmäßig wird hier das aktuelle Jahr vorgeschlagen. Das Budgetjahr kann jedoch angepasst werden, beispielsweise wenn ein Projekt im Jahr 2024 eröffnet wird, das sich aber auf das Jahr 2025 bezieht. Bei bestehenden Projekten kann das Jahr nicht mehr verändert werden – das Projekt kann jedoch auf ein neues Projekt im gewünschten Jahr migriert werden.
Anfang
Es kann hier ein Datum eingegeben werden, um zu zeigen, ab wann dieses Projekt Gültigkeit hat.
Ende
Handelt es sich um ein Projekt, das nur für einen bestimmten Zeitraum benötigt wird, so kann hier festgehalten werden bis wann.
Interner Verantwortlicher
Hier kann ein Agenturmitarbeiter aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden, der für dieses Projekt verantwortlich ist.
Externer Verantwortlicher
Ein Mitarbeitender des Kunden kann als externer Verantwortlicher eingetragen werden. Damit eine Person in dem Dropdown-Menü erscheint, muss sie als Kontaktperson beim Kunden erfasst werden.
Tipp: Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol kann im Mitarbeiterdropdowns die Gruppierung und Filterung geändert werden. Mehr im Artikel Mitarbeiterdropdowns mit Mehrfachauswahl.
Tipp: Es können auf Wunsch weitere Verantwortliche für Projekte (z.B. Stellvertreter, Kundenverantwortliche) konfiguriert werden. Bei Interesse an support@teambox.eu wenden.
Projektbeschreibung
In diesem Textfeld kann ein Projekt beschrieben werden.
Phase
Mithilfe von Phasen kann ein Projekt auf mehrere aufeinander folgenden Phasen aufgeteilt werden, um den Projektablauf besser strukturieren zu können. Nähere Information zu den Phasen befindet sich im Modul „Aktivitäten" unter Phasen.
Projekte bearbeiten
Um einen bestehendes Projekt zu bearbeiten, bestehen zwei Möglichkeiten:
- um nur die angezeigten Details (Bezeichnung, Status, Aktiv, Ressourcenplanung, etc.) zu bearbeiten, klicke irgendwo auf die Projektzeile (außer auf die blau unterstrichene Projektnummer). Mit einem Klick auf
werden die Änderungen der Daten gespeichert. - um weitere Projektdetails (Interner bzw. externer Verantwortlicher, Phase, etc.) zu editieren, klicke auf die blau unterstrichene Projektnummer. Damit öffnen sich die Projektinformationen des Projekts, wo die Daten umgeändert werden können.