Projektübersicht

Inhalt

• Aufbau der Projektübersicht
• Navigation
• Vorschaufunktion
• Projektordner Anlage
• Phasen
  
  

Mithilfe der Projektübersicht stehen alle projektrelevanten Informationen jederzeit zur Verfügung, zudem lassen sich von dort aus alle projektrelevanten Aktivitäten steuern. (z.B. Projekt Controlling und Stellen einer Teilrechnung, etc.).

Wähle dazu im Modul „Projekte" das entsprechende Projekt aus. Direkt unterhalb der Projektinformation befinden sich alle diesem Projekt zugeordneten Daten wie Finanzdokumente, PM Aktivitäten, Dokumente sowie die interne Kontrolle und die Fortschrittskontrolle.

 

Aufbau der Projektübersicht

Abhängig von den Berechtigungen und den Modulen, die in der TEAMBOX eingestellt wurden, erscheinen hier Finanzinformationen, Dokumente, Informationen aus dem Projektmanagement sowie Projektinformation und Projektbeschreibung.

 

1. Projektinformationen

   Hier werden alle Projektdaten wie Projektverantwortlicher, Projektstatus, Bezeichnung, Projektbeschreibung etc. hinterlegt.
   
   Tipp: Es können auf Wunsch weitere Verantwortliche für Projekte (z.B. Stellvertreter, Kundenverantwortliche) konfiguriert werden. Bei Interesse an support@teambox.eu wenden.

2. Kombi-Chart

   Mit entsprechender Berechtigung kann zwischen Preis und Kosten gewechselt werden.

3. Zeiteinträge

   Hier werden alle Arbeitszeiteinträge aller Mitarbeiter, die für dieses Projekt erfasst wurden, angezeigt. Das bietet auf einen Blick, wie viele Stunden bereits für dieses Projekt gearbeitet wurden.

4. Aktivitäten

   Eine vollständige Liste mit allen für dieses Projekt erfassten Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen wird angezeigt. Auch bereits erledigte Aktivitäten werden angeführt.

5. Dokumente

   Die im Dokumentenmanagement erfassten Dokumente werden angezeigt.

6. Produktionsanfragen/-aufträge 

   Hier werden alle im Modul „Produktion" erstellten Anfragen und Aufträge aufgelistet.

7. Kalendereinträge

   Es werden alle Kalenderereignisse, die dem Projekt zugeordnet sind, aufgelistet.

8. Uploads

   Hier können externe Dateien zum Projekt hochgeladen werden. Unterstützt werden alle Dateiformate (z.B. Word, Excel, PDF, Bilddateien, etc.). Der Upload funktioniert mittels Drag-and-drop: Einfach das Projekt öffnen und die gewünschte Datei in das Browserfenster ziehen.

   Alle Upload-Dokumente werden hier gesammelt angezeigt und können jederzeit heruntergeladen, geändert oder gelöscht werden.

   Weitere Informationen zur Vorschaufunktion bei den Uploads befinden sich am Ende des Artikels.

• • Upload Tags 

    Bei Interesse an support@teambox.eu wenden.

    Beim Drag-and-drop einer Datei kann diese direkt auf einen der verfügbaren Tags gezogen werden. Somit wird diese Datei dem Tag zugeordnet.

    Wenn die Datei mit dem Plus hochgeladen wurde, dann kann der entsprechende Tag über eine Checkbox ausgewählt werden.

    Auch im Nachhinein kann die Zuordnung des Tags geändert werden, in dem der Upload bearbeitet wird.

    In der Spalte „Tags“ wird dann die Datei bei dem jeweiligen Tag angezeigt. Es kann nach dieser Spalte gruppiert bzw. auch sortiert werden und somit eine übersichtliche Ansicht generiert werden.

 

Navigation

Neben der Tatsache, dass die Projektübersicht einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand und den finanziellen Erfolg des gewählten Projekts bietet, stellt sie auch ein zentrales Steuerelement dar, über das vom Überblick in jedes projektrelevante Detail gewechselt werden kann.

Jeder Teilbereich verfügt über einen Titel. Rechts daneben wird in Klammer, die Zahl der bereits erfassten Dokumente angezeigt. In dem gezeigten Beispiel handelt es sich um das Untermodul „Kostenvoranschläge“ in dem bereits 2 Angebote für dieses Projekt erfasst wurden.

1. Aus-/Einklappen

   Mit einem Klick auf  links vor Dokumentenbezeichnung werden die Details dazu ein- und ausgeblendet. Auch Bereiche, die bisher noch keine Daten enthalten können so geöffnet werden. Allerdings enthält die erscheinende Liste in diesem Fall keinen Eintrag.

2. Modul öffnen

   Mit einem Klick auf die Bezeichnung wechselt die TEAMBOX ins entsprechende Untermodul – im gezeigten Beispiel ins Modul „Finanzen" mit dem Untermodul „Kostenvoranschläge“. So können sofort weitere Daten eingegeben bzw. Dokumente erfasst werden.

3. Direktlink

   Mithilfe des Direktlinks, dieser ist an der blauen Schrift und der Unterstreichung zu erkennen, wird das gewünschte Dokument geöffnet und kann sofort eingesehen bzw. bearbeitet werden.

Spalteneinstellungen

Mithilfe der Spalteneinstellungen kann die Darstellung der einzelnen Tabellen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

• Spalten können über den Menüpunkt „Dieses Feld gruppieren" bzw. „In Gruppen anzeigen" gruppiert werden. Über den Menüpunkt „In Gruppen anzeigen" kann die Gruppierung wieder aufgehoben werden.

• Über die Menüpunkte „Aufsteigend sortieren" bzw. „Absteigend sortieren" oder mit einem Klick auf den Spaltentitel können Spalten entsprechend sortiert werden.

• Welche Spalte für die Sortierung herangezogen wurde, ist an dem kleinen Dreieck rechts neben der entsprechenden Spaltenüberschrift ( oder ) erkennbar.

• Alle Spalten können über den Menüpunkt „Spalten" nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.

Spaltenanordnung anpassen

• Mittels Drag-and-drop kann die Anordnung der Spalten den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.

• Die Reihenfolge der Spalten wird gespeichert und steht auch beim nächsten Aufruf der Projektverwaltung wieder zur Verfügung.

• Diese Einstellung wird pro User gespeichert und nicht für die gesamte Agentur übernommen.

Benutzerdefinierte Projektfelder

Es ist möglich, dass unser Support benutzerdefinierte Felder im Modul „Projekte" hinterlegt (z.B. Textfelder, Checkboxen, Datumsauswahl, etc.). Diese Felder werden in der Projektübersicht integriert und stehen dann auch als Spalte und Filter im Projektreport zur Verfügung. Zudem können diese Felder auch in Produktionsformularen/PDFs ausgegeben werden. Diese Felder werden auch im Controlling angezeigt und es kann dort danach gefiltert und als neue Spalte angezeigt werden.

 

Vorschaufunktion

Folgende Dateiarten werden in der Vorschau unterstützt: PDF, JPEG, PNG, GIF, TXT, CSV.

Hinweis: Sollte im Vorschaufenster nichts angezeigt werden, dann sollte sichergestellt werden, dass in den Browser-Einstellungen „Vorschau“ aktiviert ist. Bei z.B. Google Chrome kann unter „Einstellungen“ nach „PDF" gesucht werden.

Vorschau bei Uploads

Mit einem Klick auf die gesamte Zeile öffnet sich ein Vorschaufenster.

Vorschau für Finanzdokumente

Die Vorschau steht auch in der Projektübersicht für Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und Fremdrechnungen zur Verfügung.

Mit einem Klick auf  in der jeweiligen Belegspalte kann die Vorschau des PDFs angezeigt werden. Mit „Bearbeiten" wird der KV oder die Rechnung im Modul „Finanzen" geladen.
Mit „Download" kann die Datei heruntergeladen werden.

Mit der Projektordnerorganisation übernimmt die TEAMBOX die Anlage der Ordnerstruktur auf den Fileserver.
Der folgende Screenshot zeigt eine beispielhaft dabei entstehende Ordnerstruktur. Bei Interesse an support@teambox.eu wenden.

Mac Finder:

1. Ebene: TEAMBOX Ordner auf einem Fileserver.

2. Ebene: Kundenordner (Kundennummer_Kundenkürzel).

3. Ebene: Ordner Budgetjahr.

4. Ebene: Ordner Bereich.

5. Ebene: Projektordner (Projektnummer_Projektbezeichnung).

6. Ebene: Optional automatisch erstellte Unterordner

   in Projektordner (z.B. Briefings, Originale, etc.).

Mögliche Anpassungen

Der TEAMBOX Standard wird oberhalb von Ebene 1 – 6 gezeigt. Anpassungen sind natürlich möglich und werden nach einer Anforderungsanalyse umgesetzt.
Mögliche Anpassungen wären beispielsweise:

• Anpassung Ordnerbezeichnung (z.B. Kundenname statt Kundenkürzel, Unterdrückung

  von Nummern, etc.).

• Anpassung Struktur (z.B. Jahr in andere Ebene, keine Bereichsordner, etc.).

Ebenso ist es möglich auf beliebig vielen Servern verschiedene Ordnerstrukturen anzulegen (z.B. Kreationsserver, Beratungsserver, etc.).
Selbstverständlich können innerhalb des TEAMBOX Ordners nach Belieben zusätzliche Ordner angelegt werden, in denen dann weitere kunden- und projektrelevante Dateien abgelegt werden können.

Ordner am Fileserver erstellen

• Bei der Anlage eines Projekts kann mittels Checkbox ausgewählt werden, welche Ordner am Fileserver erstellt werden sollen.

• Zudem kann auch bei einem bereits bestehenden Projekt bei Änderungen etc. Projektordner auf dem Fileserver angelegt werden. Hierfür wieder die Checkbox vor dem gewünschten Ordner anklicken und mit dem Button „Speichern" bestätigen.

  Tipp: Wenn die Projektsynchronisation mit den Fileserver genutzt wird, können wir auf Wunsch einen Link konfigurieren, der direkt den Projektordner am Fileserver öffnet.

Mögliche Anbindungen Samba Fileshare (Windows Freigabe)

Das Fileshare wird am TEAMBOX-Server vom Betriebssystem eingebunden und die TEAMBOX erstellt die Ordner am angebundenen Share.

Apple Fileshare (Apple Freigabe)

Nicht empfohlen, aber möglich. Das Fileshare wird ebenfalls am TEAMBOX-Server eingebunden, allerdings ist die Unterstützung dieses Protokolls auf Linux teilweise mangelhaft.

Dropbox

Diese Funktionalität ermöglicht die automatische Anlage von Projektordner in der Dropbox vom Benutzer, sobald in der TEAMBOX ein neues Projekt angelegt wird. Die Ordnerstruktur (inkl. möglicher Unterordner) wird den Wünschen entsprechend von Intevo eingerichtet.

Phasen

Es ist Möglich in der TEAMBOX, Phasen wie folgt zu konfigurieren (nähere Beschreibungen dazu siehe weiter unten):

Phasen nur für Aktivitäten verwenden umfasst:

• Aktivitäten (Arbeitspakete)

„Erweiterte Phasen“ umfasst Arbeitszeit, KV, FL und AR:

• Arbeitszeit (Zeiteintrag erfassen)

• Kostenvoranschlag inkl. jeder KV-Dokumentenart

• Fremdleistungen (OOP und Fremdrechnungen)

• Ausgangsrechnungen (interne Rechnung, Akontorechnung, Gutschrift, Stornorechnung)

Zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten wie strikt Phasen verwendet werden:

• Phasen können angelegt werden, müssen aber nicht.

• Sobald es eine Phase gibt kann NUR auf Phasen gebucht werden (z.B. in Zeiterfassung, Aktivitäten, Finanzen). Gibt es keine Phase kann trotzdem noch darauf gearbeitet werden.

• Phasen müssen verwendet werden – ein Projekt kann nicht gespeichert werden, wenn es keine Phase gibt.

• Ausgabe der Phasen im PDF in KV/RG.

 

Projektverwaltung

• In der Projektverwaltung können Phasen angelegt und bearbeitet werden.

• Zusätzlich zur Eingabe von Bezeichnung und Beschreibung können Phasen auch deaktiviert werden (aktiv/inaktiv).

Phasen in der Arbeitszeiterfassung

• Arbeitszeiteinträge werden zusätzlich zum Projekt auch einer aktiven Phase des Projektes zugeordnet.

• Gibt es nur eine aktive Phase ist diese vorausgewählt, gibt es mehrere aktive Phasen muss vom User eine ausgewählt werden.

  

Phasen in Aktivitäten

Phasen in Fremdleistungen

• Positionen einer Fremdleistung werden zusätzlich zum Projekt auch einer aktiven Phase des Projektes zugeordnet.

• Gibt es nur eine aktive Phase ist diese vorausgewählt, gibt es mehrere aktive Phasen muss vom User eine ausgewählt werden.

  

Kostenvoranschlag und Ausgangsrechnung

• Kostenvoranschläge und Ausgangsrechnungen werden nach den Phasen strukturiert.

• Die auf eine ausgewählte Phase folgende Positionen werden dieser Phase zugeordnet.

Phasen im KV-PDF

Controlling

• Im Controlling gibt es die zusätzliche Gruppierung „Projektphase“, alle Werte werden auf die Phasen aufsummiert.

• Zusätzlich ist es möglich bei einem ausgewählten Projekt die Daten auf eine oder mehrere Phasen zu beschränken (zusätzlicher Filter).

Fragen zu Phasen

Wenn ich eine Rechnung über Leistungen aus einer spezifischen Phase machen will. Kann ich das dann in der Leistungsübernahme?
Ja.

Controlling: Kann ich nach Phase auswerten?
Ja. Filtern und gruppieren auf Projekt/Phase.

Im Projekt werden Phasen aktiv/inaktiv gesetzt. Wo hat das Auswirkungen?
Das hat nur Auswirkungen bei der Zeiterfassung und Fremdleistungen (geht nur auf aktive Phasen).