Wie bereits im Eintrag Jobverwaltung erläutert, ist ein Projekt in der TEAMBOX immer mit einem Bereich und einem Kunden verknüpft. Um also ein Projekt anlegen zu können, muss ein Bereich vorhanden sein, dem das Projekt zugeordnet werden kann.
Bereiche anlegen und bearbeiten
Bereiche werden im Projekt-Modul erfasst. Um hier nun einen neuen Bereich zu erfassen oder einen bestehenden zu bearbeiten, muss zunächst der entsprechende Kunde und bei diesem (falls dieser nicht automatisch erscheint) den Reiter „Bereiche“ ausgewählt werden.
Um einen bestehenden Bereich zu bearbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten:
- um nur die angezeigten Details zu bearbeiten, reicht ein Klick irgendwo auf die Bereichszeile (außer auf den blau unterstrichenen Bereichsnamen). Jetzt kann die Bezeichnung des Bereichs geändert bzw. der Bereich aktiv/inaktiv gesetzt und mit Klick auf das grüne Häkchen bestätigt werden.
- um weitere Bereichsdetails zu editieren sollte auf den blau unterstrichenen Bereichsnamen geklickt werden und in dem erscheinenden Fenster der Reiter „Bereichsinformation“ ausgewählt werden (falls dieser nicht automatisch erscheint).
Ein neuer Bereich kann mit einem Klick auf das grüne Plus erstellt werden.
Es öffnet sich so der Reiter „Bereichsinformation“. Eine automatisch fortlaufend generierte Bereichsnummer ist bereits angegeben (kann aber editiert werden):
Bereich Nr.
Bei neuen Bereichen: Geben Sie eine Bereichsnummer, die zwischen 1 und 99 liegt und noch nicht vergeben ist, ein.
Bei bestehenden Bereichen wird hier nur die Nummer ohne Editiermöglichkeit angezeigt.
Bezeichnung
Geben Sie einen Namen für den Bereich ein, um ihn später auch ohne Eingabe der Bereichsnummer wiederzufinden.
Aktiv
Um die Bereiche besser verwalten zu können, bietet die TEAMBOX die Möglichkeit jene Bereiche, die vorübergehend nicht benötigt werden, inaktiv zu setzen. Diese Bereiche werden in der Bereichsliste, die standardmäßig erscheint, nicht angezeigt. Alle Bereiche, aktive und inaktive, können angezeigt werden, wenn bei der Abfrage der Bereiche das Häkchen vor ‘nur aktive’ entfernt wird. Alle inaktiven Bereiche werden hellgrau und kursiv dargestellt. Wird ein Bereich inaktiv gesetzt, so wird dieser nicht gelöscht, sondern verschwindet nur aus der Auswahlliste. Er kann jedoch jederzeit wieder aktiv gesetzt werden.
Anfang
Es kann hier ein Datum eingegeben werden um zu zeigen, ab wann dieser Bereich Gültigkeit hat.
Ende
Handelt es sich um einen Bereich, der nur für einen bestimmten Zeitraum benötigt wird, so kann hier festgehalten werden bis wann.
Interner Verantwortlicher
Sie können hier einen Agenturmitarbeiter aus dem Dropdown-Menü auswählen, der für diesen Bereich verantwortlich ist.
Externer Verantwortlicher
Geben Sie hier einen Mitarbeiter ihres Kunden als externen Verantwortlichen ein. Damit eine Person in dem Dropdown-Menü erscheint, muss sie als Kontaktperson beim Kunden erfasst werden.
Zusatzinformation
Hier können Sie noch zusätzliche Information eingeben, die über jene, die in der Übersicht eingegeben werden können, hinausgehen.
Die gemachten Eingaben werden mit „Speichern“ übernommen. Durch Klick auf „Zurück“ erscheinen die Bereiche wieder.
Bereichsvorlagen
Wenn Sie bei Ihren Kunden häufig oder immer mit den gleichen Bereichen arbeiten, so empfiehlt sich das Arbeiten mit Bereichsvorlagen. Dabei werden die immer wieder benötigten Bereiche in einer Vorlage gespeichert und bei Bedarf für neu angelegte Kunden per Klick übernommen werden.
Anlegen einer Bereichsvorlage
Bereichsvorlagen können im Modul ‘Projekte’ unter dem Menüpunkt „Vorlagen“ erstellt bzw. editiert werden.
Mit einem Klick auf das grüne Plus kann ein neuer Bereich für die Bereichsvorlage hinzugefügt werden. Ein automatisch fortlaufende Nummer ist bereits vorhanden (kann geändert werden) und im Feld Bezeichnung sollte ein Name für die Bereichsvorlage vergeben werden.
Eine Bereichsvorlage kann mit einem Klick auf „Löschen“, neben dem entsprechenden Bereich, entfernt werden.
Mit einem „Speichern“ wird die Vorlage übernommen.
Übernehmen von Bereichen aus Bereichsvorlage
Dazu sollte in der Projektverwaltung ein Kunde ausgewählt werden. Dort dann den Reiter „Von Vorlage übernehmen“ auswählen:
Hier können nun jene Bereiche, die für den Kunden von der Vorlage übernommen werden sollen, mittels Aktivieren der Checkbox übernommen werden. In der ersten Zeile kann per Häkchen geregelt werden, ob etwaige bereits unter den ausgewählten Bereichsnummern existierenden Bereiche überschrieben werden sollen, oder nicht. Mit einem Klick auf „Übernehmen“ werden die Änderungen übernommen.
Nun erscheinen die Bereiche, die in der Bereichsvorlagenliste ausgewählt wurden, bei dem entsprechenden Kunden.