Kostenvoranschläge (KV), die häufig benötigt werden und als Basis für weitere Kostenvoranschläge dienen sollen, können als Vorlagen abgespeichert werden.
Erstellen einer Vorlage
Wähle dazu den entsprechenden „Kunden“, „Bereich“ und „Projekt“ aus, für den die Vorlage erstellt werden soll. Die TEAMBOX bietet hier auch die Möglichkeit, gleichzeitig eine KV-Vorlage und einen KV zu erstellen.
Klicke auf „Auswählen“ rechts außen neben dem Projektselector, so erscheint die Option „Neuer Kostenvoranschlag“. Nachdem auf den Link geklickt wurde, können wie gewohnt die Daten des Kostenvoranschlages erfasst werden. Details dazu befinden sich im Artikel Kostenvoranschlag.
Achtung: Eine Vorlage kann nur gespeichert werden, wenn mindestens eine Position erfasst wurde.
Wenn der Kostenvoranschlag entsprechend angepasst wurde, wähle oben den Link „Vorlage anlegen“ aus. Es erscheint nun ein Fenster. Hier kann entschieden werden, ob diese Vorlage nur für diesen Kunden zur Verfügung stehen soll oder ob diese für alle Kostenvoranschläge verwendet werden kann. Dazu einfach die Vorlage in die gewünschte Kategorie via Drag-and-drop ziehen.
Soll diese Vorlage nur einem bestimmten Kunden zur Verfügung stehen, so erscheint diese Vorlage später in einem speziellen Dropdown-Menü, nämlich in „Von Kundenvorlage“.
Trage einen Namen für die Vorlage ein und speichere sie mit einem Klick auf 
. Um den KV zu speichern, klicke auf „Anlegen“.
Um die Vorlage und den erstellten KV anzusehen, klicke links oben auf den Link „Zurück zur Übersicht“. Der neu angelegte KV erscheint hier in der Liste der KVs. Die Vorlage kann über das entsprechenden Dropdown-Menü, abhängig davon, ob diesen nur für diesen Kunden oder alle KVs freigegeben wurde, aufgerufen werden.
Vorlage umbenennen, löschen oder verschieben
In der KV-Übersichtsliste kann auf den Link „Vorlagen organisieren“ geklickt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die bestehenden Vorlagen mit einem Doppelklick auf die Zeile umbenannt, gelöscht und in eine andere Kategorie verschieben werden können.
Wichtig: Alle Änderungen werden erst mit „Speichern“ übernommen.
Tipp: Auf Wunsch kann der Teambox Support beliebig viele weitere Kategorien konfigurieren. Bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.
Verwenden einer Vorlage
Um einen Kostenvoranschlag auf Basis einer Vorlage zu erstellen wähle den „Kunden“, den „Bereich“ und das „Projekt“ aus, für den der KV erstellt werden soll und klicke auf „Auswählen“.
Wähle nun aus dem Dropdown-Menü „Von Vorlage“ bzw. „Von Kundenvorlage“ die Vorlage, die als Basis für die KVs verwendet werden sollen, aus. Es öffnet sich dann die gespeicherte Vorlage, die bei Bedarf angepasst werden kann.
Nachdem alle notwendigen Änderungen vorgenommen wurden, speichere den KV mit einem Klick auf „Anlegen“.
Ändern einer bestehenden KV-Vorlage
Es kann passieren, dass einzelne Vorlagen, die bereits erstellt wurden, angepasst werden müssen. Um zu vermeiden, dass mehrere Versionen dieser Vorlage angezeigt werden, kann die bestehende Vorlage bearbeitet und anschließend überschrieben werden.
Soll eine Änderung an einer bestehenden Vorlage vorgenommen werden, so wähle wie gewohnt den Kunden, den Bereich und das Projekt aus und bestätige mit „Auswählen“.
Ist nicht mehr bekannt, für welches Projekt die Vorlage erstellt wurde, so ist das kein Problem, da die Vorlagen ja für jedes Projekt erscheint. Lediglich die Auswahl des Kunden ist bei einer Vorlage, die nur für einen bestimmten Kunden zur Verfügung steht, entscheidend. Es sollte jedoch immer ein Projekt ausgewählt und danach mit „Auswählen“ bestätigt werden.
Abhängig davon, ob es sich um eine Vorlage handelt, die agenturweit Gültigkeit hat oder ob eine Vorlage geöffnet werden soll, die für einen speziellen Kunden erstellt wurde, klicke auf „Von Vorlage“ oder „Von Kundenvorlage“. Wähle dort die gewünschte Vorlage aus und bearbeite diese entsprechend.
Nachdem die gewünschten Änderungen vorgenommen wurden, klicke auf „Vorlage anlegen“. Wähle anschließend, ob eine neue Vorlage erstellt oder ,wie in diesem Fall gewünscht, die bestehenden Vorlage ersetzt werden soll.
Hinweis: Wenn nur die Vorlage bearbeitet werden soll, ist ein tatsächliches „Anlegen“ dieses KVs nicht nötig, da die Vorlage durch „Vorlage ersetzen“ gespeichert wird. Wenn im Zuge eines KV an den Kunden auch die Vorlage geändert werden soll, ist das Anlegen bzw. Speichern eines KVs natürlich sehr wohl nötig.