Textbausteine

Unter Textbausteinen wird in der TEAMBOX eine Bibliothek von Texten und Textelementen, die nach Kostenarten, Bezeichnung und Beschreibung kategorisiert werden, verstanden. Sie werden durch folgendes Symbol gekennzeichnet:

Dadurch wird die größtmögliche Gestaltungsfreiheit bei dem Erstellen von Kostenvoranschlägen und Rechnungen geboten. Durch das Abspeichern und Einfügen von Textelementen wird Zeit gespart und eine Konsistenz bei ausgehenden Finanzdokumenten sichergestellt.

Einfügen von Textelementen

Textbausteine können beim Erstellen von Kostenvoranschlägen und Rechnungen eingesetzt werden. Beschreibungen am Anfang des Dokuments und Bemerkungen am Ende sowie Textinformation für Kostenarten können damit erstellt werden.

Außerdem können immer wiederkehrende Textelemente im Webdokumentenmanagement damit eingefügt werden.

Mit einem Klick auf erscheint eine Übersicht, aus welcher der gewünschte Textbaustein ausgewählt werden kann. Standardmäßig wird jene Gruppe vorgeschlagen, die für das Feld, in dem sich der Benutzer befindet, vorgesehen ist. Im folgenden Beispiel steht der Mauszeiger im Beschreibungsfeld, daher werden hier auch alle Textbausteine, die für diese Gruppe vorhanden sind, angezeigt.

Es werden in der Übersicht nur die Titel der Textelemente ausgegeben. Klicke den Titel an, um den gesamten Text zu sehen. Soll ein bestimmtes Textelement in die Rechnung/den Kostenvoranschlag eingefügt werden, so klicke auf den grünen Button mit dem Häkchen.

Es können beliebig viele Textbausteine in ein Dokument eingefügt werden.

Füge einen Textbaustein in ein leeres Bemerkungs- oder Beschreibungsfeld ein, so kann dieses nicht sofort bearbeitet werden, da Firefox nicht korrekt mit dem verwendeten TinyMCE kollaboriert. Um Anpassungen am eingefügten Textbaustein vornehmen zu können, klicke zuerst auf eine Eingabetaste (wie die Leertaste), um anschließend den Textbaustein nach Belieben zu bearbeiten.

Erstellen und Bearbeiten eines Textbausteins

Mit einem Klick auf im Texteditor öffnet sich eine Liste mit den bereits gespeicherten Textbausteinen. Um ein weiteres Textelement hinzuzufügen, klicke auf .

Es wird nun ein Bearbeitungsfenster geöffnet, in das eine Bezeichnung für den Textbaustein und den dazugehörigen Text eingegeben werden kann. Wie gewohnt steht auch bei der Erstellung von Textbausteinen der Texteditor zur Verfügung, um die Textelement inklusive Formatierung abzuspeichern. Klicke auf „Speichern", um das Textelement zu speichern oder gegebenenfalls anzupassen.

Die TEAMBOX bietet eine weitere sehr komfortable Möglichkeit Textbausteine zu erstellen.

Trage dazu den Text wie gewohnt bei der Kostenart, im Beschreibungs- oder Bemerkungsfeld ein und markiere jenen Textteil, der abgespeichert werden soll.

Klicke dann auf . Klicke anschließend auf um so den eingegebenen Text aufzurufen und eine Bezeichnung zu hinterlegen. Speichere den Textbaustein mit einem Klick auf „Speichern" und schon steht dieser beim nächsten Aufruf zur Verfügung.

Textbausteine als Standardtext

Es ist möglich, Textbausteine als „Standardtext“ für eine Kostenart bzw. Layoutposition in einem Kostenvoranschlag bzw. einer Ausgangsrechnung zu definieren.
Wurde demnach bereits zu einer Kostenart/Layoutposition ein Standardtext gespeichert, wird der Textbaustein automatisch als Positionstext vor ausgefüllt (nur wenn der Positionstext noch leer ist). Es können für Kostenvoranschläge und Ausgangsrechnungen verschiedene Standardtexte definiert werden.

Erstelle eine neue Position in einem Kostenvoranschlag bzw. einer Ausgangsrechnung.
Wähle eine Kostenart/Layoutposition aus und klicke im Feld „Text" auf das Textbausteinsymbol.
Im neuen Fenster „Textbausteine“ auf den Button „Neu“ klicken.
Editiere den Textbaustein und aktiviere die Checkbox bei „Standard“.
Bestätigen mit „Speichern“.

Mehrsprachige Textbausteine

Die TEAMBOX unterstützt nicht nur die Erstellung von deutschsprachigen Finanzdokumenten, auch die Anlage von fremdsprachigen Dokumenten ist möglich. Um auch bei der Erstellung von beispielsweise englischsprachigen Rechnungen auf ein vorgefertigtes Phrasenset zurückgreifen zu können, besteht die Möglichkeit auch fremdsprachige Bemerkungen, Positionstexte und Beschreibungen zu hinterlegen.

Beim Arbeiten in einem Dokument in einer Fremdsprache wird bei der Anlage von Textbausteinen automatisch die entsprechende Sprache vorgeschlagen. Natürlich kann diese im Dropdown-Menü geändert werden.

So werden die gewünschten „Musterphrasen“ rasch wieder gefunden, da diese in der entsprechenden „Sprachrubrik“ abgelegt werden.

Textbausteine löschen

Ein bereits erstellter Textbaustein kann auch wieder gelöscht werden.
Dazu klicke im Textbausteine Fenster auf .

Es erscheint ein neues Fenster „Textbausein editieren“ in dem dann mit dem Button „Löschen" dieser gelöscht werden kann.