Glossar Finanzen

Akontorechnung

Akontorechnungen sind Rechnungen, die vor der Leistungserbringungen gelegt werden. Jene Beträge, die in den Akontorechnungen weiter verrechnet wurden, werden beim Legen der Ausgangsrechnung wieder abgezogen. Unterschied zur Teilrechnung: Akontorechnungen sind nicht erfolgswirksam.

Disponiert

Betrag für bereits beauftragte (disponierten) Fremdleistungen, die über das Modul „Produktion“ bestellt wurden, für die es aber noch keine Rechnung gibt.

Beraterkommission (BK)

Die Beraterkommission, oftmals auch mit BK abgekürzt, steht für einen Rabatt auf Fremdleistungen, de von Dritten erhalten wird.

Bordereau

Ein Bordereau ist ein Sammelbeleg für Rechnungen, die vom Lieferanten an den Kunden gelegt werden und von der Agentur an den Kunden weitergegeben werden. Es werden hier zwei unterschiedliche Arten von Bordereau, abhängig von der Verrechnungsart, unterschieden.

• Weiterleitungsbordereau: Zahlt der Kunde Fremdrechnungen direkt, langen die Rechnungen, die der Kunde an den Lieferanten zu zahlen hat, bei der Agentur ein. Nachdem diese erfasst sind, werden die Rechnungen zusammen mit einem Weiterleitungsbordereau, das alle Rechnungen aufführt, an den Kunden weitergeleitet. Im Gegensatz zum Zahlungsborderau, dient das Weiterleitungsbordereau nicht als Zahlungsbeleg.

• Zahlungsbordereau: Bei der Verrechnungsart „Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur“, übernimmt die Agentur die Rolle des Generalunternehmers und bezahlt die eingehenden Rechnungen im Namen des Kunden. Das Zahlungsbordereau dient hier als Sammelbeleg, das alle Fremdrechnungen und – je nach Vereinbarung mit dem Kunden auch Ausgangsrechnungen – aufführt und auch gleichzeitig als Zahlungsbeleg dient, da der Kunde den Rechnungsbetrag an die Agentur zahlt. Auf diesem Zahlungsbordereau wird jede Rechnung einzeln aufgelistet und mit dem korrekten MWSt-Betrag ausgewiesen. Original-Fremdrechnungen wir an den Kunden weitergeleitet.

Bottom up

Das Bottom-Up-Planungsverfahren kennzeichnet eine Budgetplanung, bei der mit der Detailplanung (auf Projektebene oder sogar auf Ebene der Kostenarten) begonnen wird und danach erst, die Budgetplanung für einzelne Kunden bzw. das ganze Unternehmen erfolgt.

Effektiv

Als effektiv werden in der TEAMBOX jene Beträge bezeichnet, die effektiv, also tatsächlich in Rechnung gestellt wurden. Die Beträge auf den Ausgangsrechnungen, die bereits definitiv gesetzt wurden, werden im Controlling als effektiv ausgewiesen.

Kostenarten

Kostenarten kommen im Finanzmodul zur Anwendung. Sie dienen zur Erstellung von KVs und Rechnungen sowie zur Erfassung von Fremdrechnungen. Die Kostenarten können sich von den Leistungsarten, die in der Zeiterfassung verwendet werden, unterscheiden, können aber auch (genau oder auch nur teilweise) identisch sein.

Kostenarten (können) mehreren Funktionen dienen:
Controlling und Reporting: Es kann bestimmt werden , für welche Kostenarten detailliertere Auswertungen benötigen werden.
Strukturierung und Zwischensummen: Optional können KVs und Rechnungen nach Kostenarten strukturieren, die KV- und Rechnungspositionen unter der entsprechenden Kostenart zusammenfassen und dafür auch Zwischensummen gebildet werden.

Kunde erhält nur Ausgangsrechnungen

Bei dieser Verrechnungsform erhält der Kunde ausschließlich von der Agentur Rechnungen. Fallen Fremdrechnungen an, so sind diese auf die Agentur ausgestellt und die Agentur übernimmt auch die Bezahlung dieser Rechnungen. Solche Lieferantenrechnungen werden in der TEAMBOX als „Out of Pocket Rechnungen" bezeichnet. Die Agentur entscheidet dann, in welcher Höhe die Fremdleistungen an den Kunden weiterverrechnet wird.

Kunde zahlt Fremdrechnung direkt

Diese Verrechnungsart wird verwendet, wenn der Kunde die Leistung direkt an den Lieferanten bezahlt. Die Rechnung wird auf den Namen des Kunden ausgestellt, aber zuerst an die Agentur gesandt. Dies ermöglicht die Prüfung der Rechnung und die Erfassung als „Fremdrechnung". Dies erlaubt eine lückenlose Budgetführung für den Kunden.

Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur

Bei dieser Verrechnungsart werden die Lieferantenrechnungen, die auf den Kunden ausgestellt sind, unter „Fremdrechnung" erfasst und von der Agentur bezahlt. Für die Eigenleistungen werden wie gewohnt Ausgangsrechnung erstellt. In einem zweiten Schritt werden diese Rechnungen (Ausgangs- und Fremdrechnungen) dann in Form einer einzigen Rechnung (Zahlungsbordereau) an den Kunden weiterverrechnet.

Leistungsarten

Als Leistungsarten werden die unterschiedlichen Leistungen (Tätigkeiten), die von einer Kostenstelle erbracht werden, bezeichnet. Durch die Zuordnung von Leistungsarten wird festgelegt, welche Leistungen detailliert ausgewertet werden und wie die Stunden verrechnet werden sollen. Die TEAMBOX unterscheidet in:
Leistungen intern: Sind Leistungen, die keinem Projekt zugerechnet werden können (z.B. Weiterbildung).
Leistungen extern: Sind Leistungen, die Sie direkt einem Projekt zurechnen können und die auch in das Controlling einfließen. Leistungen können sich von den Kostenarten (Finanzen) unterscheiden oder identisch sein.

Out of Pocket Rechnungen (OOP)

Out of Pocket Rechnungen werden für Fremdrechnungen erfasst, die auf die Agentur ausgestellt sind und Aufwände für ein Projekt betreffen. Diese werden bei ihrem Eingang, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten, in der TEAMBOX erfasst und später als Fremdleistung oder Eigenleistung an den Kunden weiter verrechnet. Die TEAMBOX unterscheidet in direkte, indirekte und keine Weiterverrechnung.

• direkt: Die „direkt" erfasste Fremdrechnung wird in der Ausgangsrechnung als eigene Positionszeile übernommen und ausgewiesen. Bezeichnung und Betrag können in der Ausgangsrechnung bei Bedarf flexibel angepasst werden.

• indirekt: Die „indirekt" erfasste Fremdrechnung wird in der Ausgangsrechnung nicht als eigene Position übernommen, wodurch der Kunde diesen Rechnungsbetrag nicht sehen kann. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Betrag in einer anderen Kostenposition innerhalb der Ausgangsrechnung untergebracht werden soll. Für interne Kontrollzwecke kan vermerkt werden, dass die Fremdrechnung als Teil eines anderen Rechnungspostens verrechnet wurde.

• keine: Mit ‘keine’ bezeichneten Out of Pocket Rechnungen können nicht weiter verrechnet werden.

Top Down

Hierbei handelt es sich um eine Vorgangsweise bei der Budgetplanung. Das Top-Down-Verfahren ist dadurch gekennzeichnet, dass mit der Grobplanung auf Agenturebene begonnen wird und erst dann das Budget auf Kundenebene und schließlich auf Projektebene geplant wird.