In der TEAMBOX wird zwischen drei unterschiedlichen Verrechnungsarten unterschieden. Da die Entscheidung über die Verrechnungsart bereits bei den Finanzeinstellungen getroffen werden muss und diese Einstellung Auswirkungen über den gesamten Abrechnungsprozess hat, werden diese hier kurz erläutert:
Kunde erhält nur Ausgangsrechnungen
Das ist die in Österreich und Deutschland am häufigsten verwendete Abrechnungsart. Das der Kunde nur Ausgangsrechnungen erhält, bedeutet, dass Kunden ausschließlich von der Agentur Rechnungen erhalten (=Ausgangsrechnungen). Fallen bei einem Projekt Fremdleistungen an, erhalten die Lieferantenrechnung (auf die Adresse von der Agentur ausgestellt) und bezahlen diese auch. In der TEAMBOX sprechen wir bei diesen Lieferantenrechnungen daher von sogenannten „Out of Pocket“-Rechnungen oder OOPs. Diese „Out of Pocket“-Rechnungen werden, sobald sie eingehen, um eine lückenlosen Dokumentation zu gewährleisten, in der TEAMBOX erfasst und von der Agentur bezahlt. Die Agentur entscheiden dann, ob und in welcher Höhe die Fremdleistungen an den Kunden weiterverrechnet werden soll.
Bei dieser Verrechnungsart können Sie Ausgangsrechnungen, Out of Pocket und Akontorechnungen erstellen.
Die folgenden zwei Verrechnungsarten kommen sehr häufig in Schweizer Agenturen vor:
Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt
Diese Verrechnungsart wird verwendet, wenn der Kunde die Leistung direkt an den Lieferanten bezahlt. Die Rechnung wird auf den Namen des Kunden ausgestellt, aber zuerst an die Agentur gesandt. Die Agentur kann so die Rechnungen prüfen und als „Fremdrechnung“ erfassen. Dies erlaubt eine lückenlose Budgetführung für den Kunden.
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit ein Bordereau zu erstellen, auf dem entweder nur alle Fremdrechnungen oder auch alle Fremdrechnungen inkl. Ausgangsrechnungen aufgelistet sind. Dazu aktiviere die Checkbox „Bordereau verwenden“ und wähle „Bordereau mit Ausgangsrechnungen", bei den Einstellungen, aus.
Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur
Bei dieser Verrechnungsart wird zunächst die Lieferantenrechnungen als „Fremdrechnung“ (die ebenfalls auf den Kunden ausgestellt wurde) erfasst und die bezahlt die Agentur. Für die Eigenleistung wird wie gewohnt eine Ausgangsrechnung erstellt. In einem zweiten Schritt wird diese Rechnungen (Ausgangs- und Fremdrechnungen oder nur Fremdrechnungen) dann in Form einer Rechnung (Zahlungsbordereau) an den Kunden weiterverrechnet.
Achtung: Für diese Verrechnungsart ist es notwendig die Checkboxen „Bordereau verwenden“ und je nach Bedarf „Bordereau mit Ausgangsrechnungen" zu aktivieren.