In der TEAMBOX wird zwischen drei unterschiedlichen Verrechnungsarten unterschieden. Da die Entscheidung über die Verrechnungsart bereits bei den Finanzeinstellungen getroffen werden muss und diese Einstellung Auswirkungen über den gesamten Abrechnungsprozess hat, werden diese hier kurz erläutert:
Kunde erhält nur Ausgangsrechnungen
Das ist die in Österreich und Deutschland am häufigsten verwendete Abrechnungsart. Dass der Kunde nur Ausgangsrechnungen erhält, bedeutet, dass Ihre Kunden ausschließlich von Ihnen Rechnungen erhalten (=Ausgangsrechnungen). Fallen bei einem Projekt Fremdleistungen an, erhalten Sie die Lieferantenrechnung (auf Ihre Adresse ausgestellt) und bezahlen diese auch. In der TEAMBOX sprechen wir bei diesen Lieferantenrechnungen daher von sogenannten „Out of Pocket“ Rechnungen. Diese „Out of Pocket“ Rechnungen werden, sobald sie eingehen, um eine lückenlosen Dokumentation zu gewährleisten, in der TEAMBOX erfasst und von Ihrer Agentur bezahlt. Sie entscheiden dann, ob und in welcher Höhe Sie die Fremdleistungen an den Kunden weiter verrechnen.
Bei dieser Verrechnungsart können Sie Ausgangsrechnungen, Out of Pocket und Akontorechnungen erstellen.
Die folgenden zwei Verrechnungsarten kommen sehr häufig in Schweizer Agenturen vor:
Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt
Diese Verrechnungsart wird verwendet, wenn der Kunde die Leistung direkt an den Lieferanten bezahlt. Die Rechnung wird auf den Namen des Kunden ausgestellt, aber zuerst an Ihre Agentur gesandt. Sie können so die Rechnungen prüfen und als „Fremdrechnung“ erfassen. Dies erlaubt Ihnen eine lückenlose Budgetführung für den Kunden.
Die TEAMBOX bietet Ihnen die Möglichkeit ein Bordereau zu erstellen, auf dem Sie entweder nur alle Fremdrechnungen oder auch alle Fremdrechnungen inkl. Ausgangsrechnungen auflisten können. Dazu haken Sie „Bordereau verwenden“ an und wählen ‘Bordereau mit Ausgangsrechnungen’ bei den Einstellungen aus.
Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur
Bei dieser Verrechnungsart erfassen Sie zunächst die Lieferantenrechnungen als „Fremdrechnung“ (die ebenfalls auf den Kunden ausgestellt wurde) und bezahlen sie. Für Ihre Agenturleistungen erstellen Sie wie gewohnt eine Ausgangsrechnung. In einem zweiten Schritt verrechnen Sie diese Rechnungen (Agentur- und Fremdrechnungen oder nur Fremdrechnungen) dann in Form einer Rechnung (Zahlungsbordereau) an den Kunden weiter.
Für diese Verrechnungsart ist es notwendig die Checkboxen „Bordereau verwenden“ und je nach Bedarf ‘Bordereau mit Ausgangsrechnungen’ anzuhaken.