Fremdwährungsumrechnung mittels definiertem Tageskurs
Kunden und Lieferanten im Ausland machen oftmals die Verwendung von Fremdwährungen innerhalb von Finanzdokumenten notwendig.
Die TEAMBOX ermöglicht es, die Wechselkurse in den Finanzeinstellungen zu hinterlegen und bei der Rechnungserstellung darauf zuzugreifen.
Wechselkurse hinterlegen
Damit die aktuellsten Wechselkurse auch für Auswertungen und beim Erstellen von Finanzdokumenten zur Verfügung stehen, müssen diese in den Finanzeinstellungen hinterlegt und aktuell gehalten werden.
Mit einem Klick auf das Modul „Finanzen" im Unteromodul „Einstellungen“ kann dort der Reiter „Währungskurse“ ausgewählt werden. Ein neuer Kurs kann auf jeder Ebene (Agentur-, Kunde-, Bereichs- und Projektebene) angelegt werden und steht im Anschluss in allen Projekten und Auswertungen zur Verfügung.
Es können Währungskurse automatisch eingelesen werden. Die TEAMBOX verwendet hierfür die Währungskurse der Europäischen Zentralbank (EZB).
Zudem ist auch das Intervall, wie oft eine automatische Aktualisierung erfolgen soll, konfigurierbar (z.B. täglich, alle 2 Wochen etc.).
Hinweis: Auch wenn die Währungskurse automatisch eingelesen werden, können dennoch eigene Währungskurse in der TEAMBOX eingegeben werden.
Mit einem Klick auf 
kann ein tagesaktueller Wechselkurs hinzugefügt werden. Die TEAMBOX zeigt hier automatisch alle zur Auswahl stehenden Währungen an. Diese können hier als Preis- oder Mengennotierung hinterlegt werden.
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Mengennotierung
Trage den Preis einer Einheit der Agenturwährung in den entsprechenden Einheiten der Fremdwährung ein (Beispiel Schweiz: Euro je CHF)
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Preisnotierung
Trage den Preis einer Einheit der Fremdwährung in Einheiten der Agenturwährung an (Beispiel Schweiz: CHF je Euro)
Die Eingabe von Mengen- oder Preisnotierung ist ausreichend. Die fehlenden Werte werden automatisch errechnet.
Bestätige die Eingabe mit einem Klick auf 
.
Unterhalb werden alle bereits erfassten Kurse angezeigt.
Bereits eingegebene Kurse können auch nachträglich bearbeitet und damit überschrieben werden.
Achtung: Eine Kursänderung hat Auswirkungen auf alle bereits mit diesem Kurs verknüpften Rechnungen. Wurde beispielsweise am 6. September eine Rechnung mit dem Kurs vom 6. September erstellt und wird dieser Kurs anschließend bearbeitet, so ändert sich auch der Kurs in der bereits definitiven Rechnung mit.
Verwendung von Wechselkursen
Wähle beim Erstellen von Finanzdokumenten den passenden Tageskurs der zur Verfügung stehenden Liste aus.
Zusätzlich können auch direkt beim Erstellen von Rechnungen ein neuer Kurs angelegt werden, indem auf das markierte Symbol rechts neben dem vorgeschlagenen Kursen geklickt wird. Es öffnet sich automatisch das Fenster zur Wechselkursanlagen. Der Vorgang bleibt derselbe wie oben beschrieben.
Die Umrechnung innerhalb der Auswertungen in der TEAMBOX basieren auf den zugewiesenen Tageskursen.
Währung
Standardwährung
Die Standardwährung der Agentur ist im Modul „Finanzen" im Untermodul „Einstellungen" zu finden, wenn im Projektselector „Agentur“ ausgewählt wurde.
Währung des Kunden
Die Währung des Kunden (Euro, CHF, etc.) ist im Modul „Finanzen" im Untermodul „Einstellungen" des jeweiligen Kunden definiert.
Die Währung kann auch in einem Projekt geändert werden, KV/Ausgangsrechnungen werden in dieser Währung erstellt – ebenso die Budgetkontrolle.
Umrechnung in die Buchwährung
In den Finanzeinstellungen werden aktuelle Tageskurse hinterlegt, die mit den Finanzdokumenten in Fremdwährungen verknüpft werden. Die mit den Dokumenten verknüpften Wechselkurse werden anschließend als Basis für Auswertungen, wie die interne Kontrolle, herangezogen.
Erfassen/Umrechnen von Fremdkosten, die in Fremdwährungen ausgestellt sind
Auch bei der Erfassung von Fremdkosten in der TEAMBOX werden tagesaktuelle Wechselkurse hinterlegt.
Umrechnen von Ausgangsrechnungen in Buchwährung
Wird ein Kunde in einer Fremdwährung geführt, ist ein Wechselkurs bei der Ausgangsrechnungen auszuwählen.
Der hier hinterlegte Kurs ist maßgeblich für das Controlling.