Der E-Rechnungsimport ermöglicht in der TEAMBOX die automatische Auswertung und Übernahme von hochgeladenen E-Rechnungs-Belegdateien wie ZUGFeRD PDF und XRechnung XML. Die darin enthaltenen Daten werden direkt in die entsprechenden Felder der Eingangsrechnung eingetragen, wodurch eine zeitsparende und fehlerfreie Verarbeitung gewährleistet wird.
Achtung: Dies ist eine kostenpflichtiges Feature. Bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.
Erstellung eine Fremdrechnung anhand der E-Rechnung
Es bestehen mehrere Möglichkeiten, wie eine Fremdrechnung anhand eine E-Rechnung ausgefüllt werden kann:
- Drag-and-drop: Wenn das Untermodul Fremdrechnungen geöffnet wurde, kann mittels Drag-and-drop die E-Rechnung in die TEAMBOX reingezogen werden.
- Über Neu: Wenn das Untermodul Fremdrechnungen geöffnet wurde und auf Neu geklickt wird, kann die E-Rechnung:
- über Drag-and-drop reingezogen werden.
- mit einem Klick auf
neben Datei hochladen, hinzugefügt werden.
- über Drag-and-drop reingezogen werden.
Wenn bereits eine Datei hochgeladen wurde, es soll aber eine andere Datei hochgeladen werden, muss der Prozess nicht erneut gestartet werden. Die neue Datei kann mittels Drag-and-drop reingezogen werden und es wird die folgende Meldung angezeigt:
Automatische Übernahme relevanter Rechnungsdaten
Beim Import erkennt die TEAMBOX automatisch wichtige Informationen wie den Lieferanten, das Rechnungsdatum sowie die einzelnen Positionen der Rechnung. Diese werden vollautomatisch ausgefüllt oder bei Bedarf neu angelegt. So wird beispielsweise, wenn der Lieferant noch nicht in den vorhandenen Adressen geführt wird, dieser vom System automatisch neu erstellt und ist bei künftigen E-Rechnungen direkt verknüpft.
Verarbeitung der Positionen und Kostenarten
Die im Beleg enthaltenen Positionen werden mit der Kostenart „Vorerfassung“ angelegt, um eine transparente und strukturierte Zuordnung zu ermöglichen. Dies unterstützt eine effiziente Nachverfolgung und Abrechnung.
OCR-Unterstützung bei nicht erkannten E-Rechnungen
Wird eine E-Rechnung beim Import nicht erkannt, aber die OCR-Funktion ist aktiviert, versucht die TEAMBOX die Rechnungsdaten mittels OCR (Optical Character Recognition) aus dem PDF-Dokument auszulesen und in die Felder der Eingangsrechnung einzufügen. Sollte auch diese automatische Texterkennung nicht erfolgreich sein, wird die Datei dennoch hochgeladen, allerdings ohne dass Daten ausgefüllt werden.
Automatischer Belegabruf per Sync Adapter
Zur weiteren Automatisierung kann zusätzlich ein kostenpflichtiger Sync Adapter eingerichtet werden. Dieser ruft automatisch Belege aus einem definierten Ordner ab und erzeugt daraus Eingangsrechnungen in der TEAMBOX. So entfällt der manuelle Upload der Dateien komplett.