Out-of-Pocket-Rechnung

Out-of-Pocket-Rechnungen bzw. OOP-Rechnungen sind für alle Verrechnungsarten relevant. Bei OOP-Rechnungen handelt es sich um Fremdrechnungen, die von der Agentur für Fremdleistungen gezahlt werden. OOP-Rechnungen werden dem Kunden später durch Erstellung einer Ausgangsrechnung, weiter verrechnet. Im Gegensatz zur Fremdrechnung trägt bei der OOP-Rechnung, die Agentur das Delkredererisiko, da die Agentur die Kosten übernimmt, bis die Ausgangsrechnung gelegt wird.

Out-of-Pocket-Rechnung erfassen

Im Menü Fremdleistung wird zunächst das entsprechenden Projeklt ausgewählt, für den eine OOP-Rechnung erfasst werden soll.

Achtung: Wenn zu Beginn bei den allgemeinen Einstellungen „Ausweisen von Fremdleistungen" aktiviert wurde, können diese OOP-Rechnungen im KV bzw. in der Rechnung entsprechend sortiert und gekennzeichnet werden.

• Mit dem Button „Neu“ in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Fremdrechnung.

• Wenn ein Beleg (z.B. eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Fremdrechnung.

Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die OOP-Rechnung eingetragen werden können.
Im Dropdown-Menü „Rechnungsart“ kann „Out of Pocket" ausgewählt werden.

Verrechnungsart auswählen

1. Im Dropdown-Menü „Verrechnung" kann zwischen folgenden Verrechnungsarten für die Fremdleistung gewählt werden:

   direkt: Die „direkt" erfasste OOP-Rechnung wird in der Ausgangsrechnung inkl. dem Positionstext als eigene Positionszeile übernommen und ausgewiesen. Positionstext und Betrag können in der Ausgangsrechnung bei Bedarf flexibel angepasst werden.

   indirekt: Die „indirekt" erfasste OOP-Rechnung wird in der Ausgangsrechnung nicht als eigene Position übernommen, wodurch der Kunde diesen Rechnungsbetrag nicht sehen kann. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Betrag in einer anderen Kostenposition innerhalb der Ausgangsrechnung untergebracht werden soll. Für interne Kontrollzwecke kann vermerkt werden, dass die OOP-Rechnung als Teil eines anderen Rechnungspostens verrechnet wurde. Diese Funktion dient vor allem als „Erinnerung" – man will noch mehr verrechnen, kann dies aber nicht direkt.

   keine/nwb: Die Abkürzung „nwb“ steht für „nicht weiter verrechenbar". Diese Verrechnungsart wird für OOPs verwendet, die ich keinem Kunden weiterverrechnen kann. Die TEAMBOX erinnert auch nicht mehr an die Verrechnung solcher OOPs.

2. Außerdem bietet die TEAMBOX ein Bemerkungsfeld in das zusätzliche Information zur Rechnung eingetragen werden können. Weiters kann auf den Texteditor und die Textbausteine zugegriffen werden und der Inhalt der Projektbeschreibung kann mit einem Klick auf das Projektmodul-Symbol übernommen werden.

3. Es können in einer OOP-Rechnung Kosten für verschiedene Projekte erfasst werden. Diese werden dann beim jeweiligen Projekt verrechnet.

   1. Die Verrechnung (Direkt, Indirekt, Keine/nwb) kann pro OOP-Position festgelegt werden. Damit eine OOP definitiv gesetzt werden kann, muss die Verrechnung für jede Position gesetzt sein.

   Das Dropdown Verrechnung rechts oben passt sich automatisch an die Verrechnung der Positionen an.

• • Sind alle Positionen „Direkt“, wird hier automatisch Direkt angezeigt.

  • Sind alle Positionen „Indirekt“, wird hier automatisch Indirekt angezeigt.

  • Sind alle Positionen „Keine/nwb“, wird hier automatisch Keine/nwb angezeigt.

  • Sind alle Positionen „“ (leer), wird hier automatisch (leer) angezeigt.

  • Haben nicht alle Positionen dieselbe Verrechnung, wird Gemischt angezeigt.

Wird in der Checkbox rechts oben die Verrechnung geändert oder entfernt, kann nach einer Sicherheitsabfrage via Bubble die Verrechnung für alle Positionen auf den ausgewählten Wert geändert werden.

• Es kann konfiguriert werden, dass einzelne Positionen in Fremdrechnungen Tarifen zugeordnet werden können. Das hat den Vorteil, dass bei der Gruppierung nach Tarif im Controlling die OOP-Kosten richtig zugeordnet werden. Bei Interesse an support@teambox.eu wenden.

• Wurde beim Erfassen der Firmenadresse eine Zahlungsfrist hinterlegt so wird diese automatisch im Feld „Zahlungsziel“ vorgeschlagen.

• Tipp Schnelle Erfassung von Lieferanten: Wenn ein Lieferantenname eingegeben wird, welcher noch nicht in der Teambox erfasst wurde, dann kann mit einem Klick auf das grüne + direkt in die Adressen gewechselt werden und dieser einfach und rasch angelegt werden (der Lieferantenname wird bereits vorausgefüllt).

Wenn alle Details zur OOP-Rechnung erfasst wurden, wird dies mit „Speichern" bestätigt.

Tipp: Es gibt einen Warnhinweis, falls bei der Eingabe erkannt wird, dass eine Fremdrechnung bereits erfasst wurde. Dabei wird überprüft, ob für diesen Lieferanten bereits eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer erfasst wurde. Beim Bearbeiten bestehender Fremdrechnungen wird die Überprüfung nicht durchgeführt.

Neben den Rechnungsdetails kann in der Spalte „Verrechnet“ erkannt werden, ob die Rechnung bereits weiter verrechnet wurde:

• Das grüne Kästchen in der Spalte „Verrechnet“ zeigt an, dass die OOP-Rechnung bereits weiter verrechnet wurde.

• Ein rotes Kästchen informiert, darüber, dass die OOP noch nicht verrechnet wurde.

• Ein rot-grünes Kästchen stellt Teil verrechnete OOP’s dar.

Wurde bei der Verrechnungsart nicht weiter verrechnen gewählt, so wird in dieser Spalte nichts angezeigt, da diese OOP nicht an den Kunden weitergegeben werden kann.

In der Spalte „Beleg“ wird ein PDF-Symbol angezeigt, wenn bei der entsprechenden OOP ein Originalbeleg hochgeladen worden ist.

Achtung: Der File-Upload muss ggf. zusätzlich aktiviert werden und der Aufwand für die Aktivierung ist kostenpflichtig. Bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.

Nach der Anlage einer OOP ist der Status automatisch „definitiv". Um den Überblick zu behalten, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche der OOPs noch offen sind, kann ebenso wie bei der Ausgangsrechnung, den Status auf „bezahlt" umgeändert werden. Details dazu befinden sich im Artikel Spezialfunktionen.

Skonto-Eingabe bei Fremdrechnungen

Wie auch schon bei den Ausgangsrechnungen, bieten zwei zusätzliche Felder bei OOP-Rechnungen oder Betriebsaufwand die Möglichkeit, Prozentsatz und Tage bis zu welchen dieser Prozentsatz gültig ist, einzugeben.
In der Fremdrechnungsliste können dann auch Spalten mit den Kontodaten eingeblendet werden.
Bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.

Funktionen

• Storno

• Manuell auf verrechnet setzen

• Out-of-Pocket-Rechnung weiter verrechnen

• Out-of-Pocket-Rechnung kopieren

• Zahlung/Teilzahlung einer Out-of-Pocket-Rechnung

• Bezahlte Rechnung wieder auf „definitiv“ setzen

• Eingangsrechnungsbelege per E-Mail versenden

• Originalrechnung abspeichern

Storno

Neben der Möglichkeit OOP-Rechnungen nachträglich zu bearbeiten, bietet die TEAMBOX auch eine Stornofunktion. Werden OOP-Rechnungen falsch eingegeben, so kann, mithilfe der Stornofunktion, die OOP-Rechnung gänzlich entfernt werden ohne, dass die falsch erfasste Rechnung das Controlling beeinflusst. Dazu das entsprechende Projekt auswählen, der die zu stornierende OOP-Rechnung enthält. Es erscheint so eine Liste aller für dieses Projekt erstellten OOPs. Mit einem Klick auf den Link der zu stornierenden OOP-Rechnung wird diese geöffnet.

Hier kann in der Button-Leiste „Storno“ ausgewählt werden.

Bevor die Rechnung endgültig storniert ist, kommt auch gleichzeitig eine Warnung, dass dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Optional kann auch ein Storno Text vergeben werden. Mit einem Klick auf „OK“ wird die OOP-Rechnung storniert.

Manuell auf verrechnet setzen

Eine OOP mit Verrechnungsart „direkt“ oder „indirekt“, die noch nicht verrechnet wurde, kann mit dieser Funktion mit einer Ausgangsrechnung verknüpft und damit auf verrechnet gesetzt werden.

Dazu das entsprechende Projekt im Projektselektor auswählen und in dem Dropdown-Menü „Out of Pocket“ auswählen. Es erscheint eine Liste aller für dieses Projekt erstellten OOPs. Hier nun die entsprechende OOP-Rechnung, welche auf manuell verrechnet gesetzt werden soll, auswählen. In der Button-Leiste nun „manuell auf verrechnet setzen“ auswählen.
Es kann zwischen allen Ausgangsrechnungen, die auf dieses Projekt erfasst wurden und die bereits den Status „Definitiv“ oder „Bezahlt“ haben, gewählt werden. Es kann zudem zwischen „einzelne Positionen" oder „Alles" gewählt werden.

Tipp: Um mehrere Positionen zu markieren, verwenden:

• Mac: cmd + linke Maustaste.

• Windows: Steuerungstaste + linke Maustaste.

Das Kommentar kann noch angepasst werden und mit einem Klick auf „OK“ werden die Eingaben bestätigt.
In der Übersichts-Liste wird in der Spalte „Verrechnet" nun ein grünes Kästchen angezeigt (OOP manuell verrechnet).

Hinweis: Ist die Verrechnungsart der OOP auf indirekt gestellt kann auch der Betrag geändert werden.

Out-of-Pocket-Rechnung weiter verrechnen

Direkt und indirekt verrechenbare OOP-Rechnungen werden nach ihrer Erfassung, dem Kunden in Form einer Ausgangsrechnung weiterverrechnet. Details zu den Verrechnungsarten sind unter Verrechnungsart auswählen zu finden.

Die TEAMBOX bietet beim Erstellen einer Ausgangsrechnung, mit nur wenigen Klicks die Positionen einer OOP-Rechnung in eine Ausgangsrechnung zu übernehmen.

Wähle dazu im Modul „Finanzen" im Untermodul „Ausgangsrechnung“ das Projekt aus, für den die Ausgangsrechnung erstellt werden soll. Wähle dazu im Dropdown-Menü „Ausgangsrechnung“ aus und klicke auf „Neu“.

Es erscheint nun eine Eingabemaske, um eine Ausgangsrechnung zu erstellen. Im Dropdown-Menü oben wähle aus den Spezialfunktionen „Out of Pocket verrechnen“ und wählen aus der Liste jene OOP-Rechnung aus die weiter verrechnet werden soll. Klicke auf „Übernehmen“ um die Auswahl zu bestätigen.

Die weiter zu verrechnenden Positionen der OOP-Rechnung werden dann automatisch in die Ausgangsrechnung übernommen. Nach der Übernahme verschwindet die OOP-Rechnung aus der Liste und wird als abgerechnet angezeigt.
Bei Aktivieren der Checkbox „OOP Positionen einzeln übernehmen" können, wenn in einer OOP-Rechnung mehrere Positionen erfasst wurden, auch Einzelpositionen in die Ausgangsrechnung übernommen werden.

Out-of-Pocket-Rechnung kopieren

Mit dem Button „Kopieren“ wird eine Kopie der OOP erstellt, welche vor dem Speichern noch angepasst werden kann.

Zahlung/Teilzahlung einer Out-of-Pocket-Rechnung

Es können mehrere Zahlungen pro Fremdrechnung erfasst werden. Somit können sowohl Teilzahlungen erfasst werden als auch vom Rechnungsbetrag abweichende Beträge (z.B. wenn Skonto abgezogen wurde oder Ratenzahlung).

• Mit einem Klick auf den Button „Zahlung“ unten, kann das Datum des Zahlungseinganges und ein Betrag gewählt werden. Das aktuelle Datum ist automatisch vorausgewählt.

  

Hinweis: Im Suchergebnis der Fremdrechnungen können Spalten zur Zahlung wie z.B. die Spalte „offen“ eingeblendet werden. In einem Tooltip werden alle Zahlungen, die bereits bezahlt wurden, angezeigt (im Controlling können auch diverse Spalten dazu eingeblendet werden, u.a. Zahlungen, Offen, % Bezahlt).

• Wenn eine Fremdrechnung dann vollständig bezahlt ist, einfach wieder auf den Button „Zahlung" klicken. Es wird automatisch das heutige Datum und der vollständige Betrag vorgeschlagen. Mit „OK" bestätigen, der Status der Ausgangsrechnung ändert sich nun automatisch von „definitiv" auf „bezahlt".

Bezahlte Rechnung wieder auf „definitiv“ setzen

• Wenn in der Fremdrechnung dann auf das blau markierte „Bezahlt Datum" geklickt wird öffnet sich das Zahlungsfenster.
• Hier kann das Häkchen bei der Checkbox „Rechnung auf bezahlt setzen“ entfernt werden und die Zahlung oben ggf. angepasst werden.
• Mit „OK“ bestätigen.
• Die Rechnung erhält nun den Status „definitiv“.

Tipp: Im Änderungsjournal werden Änderungen, die an einer Fremdrechnung vorgenommen worden sind, angezeigt.

Fremdrechnungsbelege per E-Mail versenden

In der Fremdrechnungsliste können mehrere Fremdrechnungsbelege auf einmal versendet werden.

Funktionsüberblick:

• Mehrere Belege markieren:
  • Mac: cmd + linke Maustaste.
  • Windows: Steuerungstaste + linke Maustaste.

• Den Button „Belege versenden“ anklicken.
• Es öffnet sich eine E-Mail Maske.
• Alle Belege, die bei dem markierten Fremdrechnung hochgeladen wurden, sind als Anhang dabei.
• Zusätzlich gibt es die Spalte „Beleg versendet“ in der das Datum, an dem der Beleg zuletzt per E-Mail versendet wurde, angegeben wird. 
  Hinweis: Wurde ein Beleg schon mal versendet und dann gelöscht/geändert, wird das kein Datum angezeigt.

Tipp: Im Journal wird protokolliert, dass der Beleg mit Dateiname X versendet wurde.

 

Originalrechnung abspeichern