Out-of-Pocket-Rechnung

Out-of-Pocket-Rechnungen sind für alle Verrechnungsarten relevant. Bei Out-of-Pocket-Rechnungen handelt es sich um Eingangsrechnungen, die von Ihrer Agentur für Fremdleistungen gezahlt werden. Out-of-Pocket-Rechnungen werden dem Kunden später durch Erstellung einer Agenturrechnung, weiter verrechnet. Im Gegensatz zur Fremdrechnung trägt bei der Out-of-Pocket-Rechnung, die Agentur das Delkredererisiko, da die Agentur die Kosten übernimmt, bis die Agenturrechnung gelegt wird.

Out-of-Pocket-Rechnung erfassen
Im Menü Eingangsrechnung wird zunächst der entsprechenden Job ausgewählt, für den eine Out-of-Pocket-Rechnung erfasst werden soll.

Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie zu Beginn bei den allgemeinen Einstellungen ‚Ausweisen von Fremdleistungen’ aktiviert haben, können diese im KV bzw. in der Rechnung entsprechend sortiert und gekennzeichnet, ausgewiesen werden.

Mit dem Button „Neu“ in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
Wenn ein Beleg (z. B. eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.

Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die Out-of-Pocket-Rechnung eingetragen werden können.
Im Dropdown-Menü „Rechnungsart“ kann Out of Pocket ausgewählt werden.

Verrechnungsart auswählen
Im Dropdown-Menü 1) ‘Verrechnung’ kann zwischen folgenden Verrechnungsarten für die Fremdleistung gewählt werden:
direkt
Die ‘direkt’ erfasste Out-of-Pocket-Rechnung wird in der Agenturrechnung inkl. dem Positionstext als eigene Positionszeile übernommen und ausgewiesen. Positionstext und Betrag können in der Agenturrechnung bei Bedarf flexibel angepasst werden.

indirekt
Die ‘indirekt’ erfasste OOP-Rechnungg wird in der Agenturrechnung nicht als eigene Position übernommen, wodurch der Kunde diesen Rechnungsbetrag nicht sehen kann. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie den Betrag in einer anderen Kostenposition innerhalb der Agenturrechnung unterbringen wollen. Für interne Kontrollzwecke können Sie vermerken, dass die OOP-Rechnung als Teil eines anderen Rechnungspostens verrechnet wurde. Diese Funktion dient vor allem als „Erinnerung’ – man will noch mehr verrechnen, kann dies aber nicht direkt.

keine/nwb
Die Abkürzung „nwb“ steht für nicht weiter verrechenbar. Diese Verrechnungsart wird für OOPs verwendet, die ich keinem Kunden weiterverrechnen kann. Die TEAMBOX erinnert auch nicht mehr an die Verrechnung solcher OOPs.

2) Außerdem bietet die TEAMBOX ein Bemerkungsfeld in das zusätzliche Information zur Rechnung eingetragen werden können. Weiters kann auf den Texteditor und die Textbausteine zugegriffen werden und der Inhalt der Jobbeschreibung kann mit einem Klick auf das Jobmodul-Symbol übernommen werden.

3) Es können in einer Out-of-Pocket-Rechnung Kosten für verschiedene Jobs erfasst werden. Diese werden dann beim jeweiligen Job verrechnet.

3.1) Die Verrechnung (Direkt, Indirekt, Keine/nwb) kann pro OOP-Position festgelegt werden. Damit eine OOP definitiv gesetzt werden kann, muss die Verrechnung für jede Position gesetzt sein.

Das Dropdown „Verrechnung“ rechts oben 1) passt sich automatisch an die Verrechnung der Positionen an.

Sind alle Positionen „Direkt“, wird hier automatisch Direkt angezeigt
Sind alle Positionen „Indirekt“, wird hier automatisch Indirekt angezeigt
Sind alle Positionen „Keine/nwb“, wird hier automatisch Keine/nwb angezeigt
Sind alle Positionen „“ (leer), wird hier automatisch (leer) angezeigt
Haben nicht alle Positionen dieselbe Verrechnung, wird Gemischt angezeigt

Wird in der Checkbox rechts oben die Verrechnung geändert oder entfernt, kann nach einer Sicherheitsabfrage via Bubble die Verrechnung für alle Positionen auf den ausgewählten Wert geändert werden.

Es kann konfiguriert werden, dass einzelne Positionen in Eingangsrechnungen Tarifen zugeordnet werden können. Das hat den Vorteil, dass bei der Gruppierung nach Tarif im Controlling die OOP-Kosten richtig zugeordnet werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Teambox Support.

Wurde beim Erfassen der Firmenadresse eine Zahlungsfrist hinterlegt so wird diese automatisch im Feld „Zahlungsziel“ vorgeschlagen.

Tipp Schnelle Erfassung von Lieferanten: Wenn ein Lieferantenname eingegeben wird, welcher noch nicht in der Teambox erfasst wurde, dann kann mit einem Klick auf das grüne + direkt in die Adressen gewechselt werden und dieser einfach und rasch angelegt werden (der Lieferantenname wird bereits vorausgefüllt).

Wenn Sie alle Details zur OOP-Rechnung erfasst haben, wird dies mit ‘Speichern’ bestätigt.

TIPP: Es gibt einen Warnhinweis, falls bei der Eingabe erkannt wird, dass eine Eingangsrechnung bereits erfasst wurde. Dabei wird überprüft, ob für diesen Lieferanten bereits eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer erfasst wurde. Beim Bearbeiten bestehender Eingangsrechnungen wird die Überprüfung nicht durchgeführt.

Neben den Rechnungsdetails kann in der Spalte „Verrechnet“ erkannt werden, ob die Rechnung bereits weiter verrechnet wurde:

Das grüne Kästchen in der Spalte „Verrechnet“ zeigt an, dass die OOP-Rechnung bereits weiter verrechnet wurde.
Ein rotes Kästchen informiert, darüber, dass die OOP noch nicht verrechnet wurde.
Ein rot-grünes Kästchen stellt Teil verrechnete OOP’s dar.

Wurde bei der Verrechnungsart nicht weiter verrechnen gewählt, so wird in dieser Spalte nichts angezeigt, da diese OOP nicht an den Kunden weitergegeben werden kann.

In der Spalte „Beleg“ wird ein PDF-Symbol angezeigt, wenn bei der entsprechenden OOP ein Originalbeleg hochgeladen worden ist. Bitte beachten Sie, dass der File-Upload ggf. zusätzlich aktiviert werden muss und der Aufwand für die Aktivierung kostenpflichtig ist.

Nach der Anlage einer OOP ist der Status automatisch definitiv. Um den Überblick zu behalten, welche Rechnungen Sie bereits bezahlt haben und welche der OOPs noch offen sind, können Sie ebenso wie bei der Agenturrechnung, den Status auf bezahlt ändern. Details dazu finden Sie im Artikel „Spezialfunktionen“.

Skonto-Eingabe bei Eingangsrechnungen
Wie auch schon bei den Ausgangsrechnungen, bieten zwei zusätzliche Felder bei Out-of-Pocket Rechnungen oder Betriebsaufwand die Möglichkeit, Prozentsatz und Tage bis zu welchen dieser Prozentsatz gültig ist, einzugeben.
In der Eingangsrechnungsliste können dann auch Spalten mit den Kontodaten eingeblendet werden.
Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Support.

Funktionen

Storno

Neben der Möglichkeit Out-of-Pocket-Rechnungen nachträglich zu bearbeiten, bietet die TEAMBOX auch eine Stornofunktion. Werden OOP-Rechnungen falsch eingegeben, so kann, mithilfe der Stornofunktion, die OOP-Rechnung gänzlich entfernt werden ohne, dass die falsch erfasste Rechnung das Controlling beeinflusst. Dazu den entsprechenden Job auswählen, der die zu stornierende OOP-Rechnung enthält. Es erscheint so eine Liste aller für diesen Job erstellten OOPs. Mit einem Klick auf den Link der zu stornierenden OOP-Rechnung wird diese geöffnet.

Hier kann in der Button-Leiste „Storno“ ausgewählt werden.

Bevor Sie die Rechnung endgültig stornieren, kommt auch gleichzeitig eine Warnung, dass dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Optional kann auch ein Storno Text vergeben werden. Mit einem Klick auf „Ok“ wird die OOP-Rechnung storniert.

Manuell auf verrechnet setzen

Eine OOP mit Verrechnungsart „direkt“ oder „indirekt“, die noch nicht verrechnet wurde, kann mit dieser Funktion mit einer Agenturrechnung verknüpft und damit auf verrechnet gesetzt werden.

Dazu den entsprechenden Job im Jobeselector auswählen und in dem Dropdown-Menü „Out of Pocket“ auswählen. Es erscheint eine Liste aller für diesen Job erstellten OOPs. Hier nun die entsprechende OOP-Rechnung, welche auf manuell verrechnet gesetzt werden soll, auswählen. In der Button-Leiste nun „manuell auf verrechnet setzen“ auswählen.
Es kann zwischen allen Agenturrechnungen, die auf diesen Job erfasst wurden und die bereits den Status „Definitiv“ oder „Bezahlt“ haben, gewählt werden. Es kann zudem zwischen ‘einzelne Positionen’ oder ‘Alles’ gewählt werden. (Tipp: Um mehrere Positionen zu markieren, verwenden Sie: Mac: cmd + linke Maustaste, Windows: Steuerungstaste + linke Maustaste).
Das Kommentar kann noch angepasst werden und mit einem Klick auf „Ok“ werden die Eingaben bestätigt.
In der Übersichts-Liste wird in der Spalte ‘Verrechnet’ nun ein grünes Kästchen angezeigt (OOP manuell verrechnet).

Hinweis: Ist die Verrechnungsart der OOP auf indirekt gestellt kann auch der Betrag geändert werden.

Out-of-Pocket-Rechnung weiter verrechnen

Direkt und indirekt verrechenbare Out-of-Pocket-Rechnungen werden nach ihrer Erfassung, dem Kunden in Form einer Agenturrechnung weiter verrechnet. Details zu den Verrechnungsarten sind unter Verrechnungsart auswählen zu finden.

Die TEAMBOX bietet beim Erstellen einer Agenturrechnung, mit nur wenigen Klicks die Positionen einer Out-of-Pocket-Rechnung in eine Agenturrechnung zu übernehmen.

Wählen Sie dazu im Finanzmodul im Menüpunkt „Ausgangsrechnung“ den Job aus, für den die Agenturrechnung erstellt werden soll. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü „Agenturrechnung“ aus und klicken Sie auf „Neu“.

Es erscheint nun eine Eingabemaske, um eine Agenturrechnung zu erstellen. Im Dropdown-Menü oben wählen Sie aus den Spezialfunktionen „Out of Pocket verrechnen“ und wählen aus der Liste jene OOP-Rechnung aus die weiter verrechnet werden soll. Klicken Sie auf „Übernehmen“ um die Auswahl zu bestätigen.

Die weiter zu verrechnenden Positionen der Out-of-Pocket-Rechnung werden dann automatisch in die Agenturrechnung übernommen. Nach der Übernahme verschwindet die Out-of-Pocket-Rechnung aus der Liste und wird als abgerechnet angezeigt.
Bei Aktivieren der Checkbox ‘OOP Positionen einzeln übernehmen’ können, wenn in einer OOP-Rechnung mehrere Positionen erfasst wurden, auch Einzelpositionen in die Agenturrechnung übernommen werden.

Out-of-Pocket-Rechnung kopieren

Mit dem Button „Kopieren“ wird eine Kopie der OOP erstellt, welche vor dem Speichern noch angepasst werden kann.

Zahlung/Teilzahlung einer Out-of-Pocket-Rechnung

Es können mehrere Zahlungen pro Eingangsrechnung erfasst werden. Somit können sowohl Teilzahlungen erfasst werden als auch vom Rechnungsbetrag abweichende Beträge (z. B. wenn Skonto abgezogen wurde oder Ratenzahlung).

Mit einem Klick auf den Button „Zahlung“ unten, kann das Datum des Zahlungseinganges und ein Betrag gewählt werden. Das aktuelle Datum ist automatisch vorausgewählt.

Hinweis:
Im Suchergebnis der Eingangsrechnungen können Spalten zur Zahlung wie z. B. die Spalte „offen“ eingeblendet werden. In einem Tooltip werden alle Zahlungen, die bereits bezahlt wurden, angezeigt (im Controlling können auch diverse Spalten dazu eingeblendet werden, u.a. Zahlungen, Offen, % Bezahlt).

Wenn eine Eingangsrechnung dann vollständig bezahlt ist, einfach wieder auf den Button ‘Zahlung’ klicken. Es wird automatisch das heutige Datum und der vollständige Betrag vorgeschlagen. Mit ‘OK’ bestätigen, der Status der Agenturrechnung ändert sich nun automatisch von ‘definitiv’ auf ‘bezahlt’.

Bezahlte Rechnung wieder auf „definitiv“ setzen

Wenn in der Eingangsrechnung dann auf das blau markierte Bezahlt Datum geklickt wird öffnet sich das Zahlungsfenster
Hier kann das Häkchen bei der Checkbox „Rechnung auf bezahlt setzen“ entfernt werden und die Zahlung oben ggf. angepasst werden
Mit „OK“ bestätigen
Die Rechnung erhält nun den Status „definitiv“

TIPP:
Im Änderungsjournal werden Änderungen, die an einer Eingangsrechnung vorgenommen worden sind angezeigt.

Eingangsrechnungsbelege per E-Mail versenden

In der Eingangsrechnungsliste können mehrere Eingangsrechnungsbelege auf einmal versendet werden.

Funktionsüberblick:

Mehrere Belege markieren
Mac: cmd + linke Maustaste
Windows: Steuerungstaste + linke Maustaste

Den Button „Belege versenden“ anklicken
Es öffnet sich eine E-Mail Maske
Alle Belege, die bei dem markierten Eingangsrechnung hochgeladen wurden, sind als Anhang dabei
Zusätzlich gibt es die Spalte „Beleg versendet“ in der das Datum, an dem der Beleg zuletzt per E-Mail versendet wurde, angegeben wird. Hinweis: Wurde ein Beleg schon mal versendet und dann gelöscht/geändert, wird das kein Datum angezeigt.

Tipp: Im Journal wird protokolliert, dass der Beleg mit Dateiname X versendet wurde.

Originalrechnung abspeichern

Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit Originalbelege für die entsprechende OOP/Fremdrechnung abzuspeichern.

Bitten beachten Sie, dass diese Funktion nicht standardmäßig verfügbar ist, sondern durch intevo für Sie freigeschaltet werden muss.

Legen Sie wie gewohnt die OOP/Fremdrechnung an. Wenn Sie möchten, können Sie nun den Originalbeleg zur Rechnung uploaden.

Klicken Sie auf den Link „Datei hochladen“. Es öffnet sich nun ein Fenster, aus dem Sie die entsprechende Datei auswählen können. Bestätigen Sie mit „Öffnen“ und schon wird die angehängte Datei hochgeladen. Sie erkennen eine angehängt Datei an einem Symbol und dem Dateinamen inklusive Datum und Uhrzeit.

Via Drag-and-drop kann ein Beleg auch hochgeladen werden.

Speichern Sie die OOP/Fremdrechnung wie gewohnt.

Bei Bedarf können Sie natürlich den Beleg jederzeit über die entsprechende Rechnung aufrufen. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol und schon können Sie die Datei ansehen bzw. herunterladen.

Wenn Sie die Rechnung bearbeiten, können Sie auch den Dateianhang ändern bzw. entfernen.

Weitere Informationen über die Funktionen des Dateiuploads befinden sich unter Weitere Features im Artikel Dateiupload.

Produktionsauftrag übernehmen

Nachdem Sie eine Produktionsanfrage und anschließend einen Produktionsauftrag erstellt haben, können Sie den Produktionsauftrag automatisch in die Finanzbuchhaltung übernehmen.

Abhängig davon welche Verrechnungsart für einen Kunden eingestellt ist, ist die Spezialfunktion „Rechnung aus Auftrag erstellen“ in den Out of Pocket- oder den Fremdrechnungen verfügbar.

Bei der Verrechnungsart „Kunde erhält nur Agenturrechnungen“ ist diese Funktion in den Out of Pocket Rechnungen zu finden. Bei den anderen zwei Verrechnungsarten („Kunde bezahlt Fremdrechnungen über Agentur“ oder „Kunde zahlt Fremdrechnung direkt“) kann die Spezialfunktion bei der Out of Pocket- sowie bei den Fremdrechnungen aufgerufen werden. Welche Rechnungsart hier gewählt wird, hängt von den Vereinbarungen, die mit dem Kunden hinsichtlich der Bezahlung dieser Rechnung getroffen wurden.

Wählen Sie im Finanzmodul den entsprechenden Job aus und klicken Sie, auf „auswählen“.

Selektieren Sie im erscheinenden Dropdown-Menü die Rechnungsart (Out of Pocket- oder Fremdrechnung) und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „neu anlegen“.

Es öffnet sich nun ein Eingabefenster. Sie könnten hier die einzelnen Positionen des Produktionsauftrages übernehmen, es empfiehlt sich aber den Auftrag mithilfe der Spezialfunktionen automatisch zu übernehmen. Es wird dadurch nämlich eine doppelte Erfassung des Auftrags vermieden.

Es erscheint eine Liste mit allen für den ausgewählten Job erfassten Produktionsaufträgen. Wählen Sie jenen aus den Sie verrechnen möchten und klicken Sie auf „Übernehmen“.

Geben Sie nun noch die Rechnungsnummer ein.
Sollten Sie eine Out of Pocket-Rechnung erstellen, müssen Sie nun noch entscheiden wie Sie diese verrechnen möchten „direkt“, „indirekt“ bzw. „keine“. Diese Art der Verrechnung hat Auswirkungen auf die Weiterverrechnung in der Agenturrechnung. Details dazu finden Sie in folgendem Hilfeartikel „Out of Pocket verrechnen“.

Es werden nun alle Positionen in die Rechnung übernommen. Mit einem Klick auf ‘Anlegen’ wird die Rechnung erstellt.