Budget

Um zur Budgetübersicht über die ganze Agentur zu gelangen, wähle oben unter ausgewählter Kunde die Agentur (Kundennummer 999) aus.

Die Ansicht kann nach Kostenarten oder Kunden (alle aktiven Kunden) gruppiert werden. Zudem kann zwischen den verschiedenen Währungen gewechselt werden (Das Budget wird in der Währung erstellt, die in den Finanzeinstellungen auf der jeweiligen Ebene festgelegt ist). Mit der Checkbox „Budget Vorjahr“, kann die Spalte Budget Vorjahr ein-/ausgeblendet werden.

Umsatzplanungen können im Top-Down- oder Bottom-Up-Verfahren eingegeben werden:

Top-Down: Definiere zuerst das Gesamtbudget und brechen es dann auf Kunden, Bereichs- und Projektebene (bzw. einzelne Kostenarten) herunter.
Bottum-Up: Beginne beispielsweise auf Projektebene und arbeite es bis zum Gesamtbudget hoch.

Gebe beispielsweise in der Zeile „Gesamt" in der Spalte „Budget" die geplante SOLL-Umsatzsumme des Jahres für die Agentur (Eigen- und Fremdleistungen) ein.

Für das Budget pro Kunde trage in der entsprechenden Zeile das Jahresbudget des Kunden für Eigen- und Fremdleistungen ein.

Mit der Checkbox kann aktiviert werden, ob die Spalte „Budget Vorjahr“ angezeigt werden soll oder nicht.
Mit der Checkbox kann aktiviert werden, ob die Spalte „Effektiv Vorjahr“ angezeigt werden soll oder nicht. In dieser Spalte werden die im vorhergehenden Budgetjahr für effektiv berechneten Beträge ausgegeben.

Mit einem Klick auf „Speichern" werden alle Beträge gespeichert. Falls Budgetzahlen auf Bereichs- oder Projektebene verfügbar sind, können diese auch direkt eingeben werden (mit einem Klick auf den jeweiligen Kunden in der Liste oder oben im Filter unter ausgewählter Kunde einen Kunden direkt auswählen).

Mit den Buttons „PDF" und „Excel" können die entsprechenden Dateien exportiert werden.

Natürlich kann die Budgetplanung auch für einzelne Kostenarten durchgeführt werden – wähle dazu im Dropdown-Menü „Gruppierung" Kostenarten aus.

Die Differenz zu Gesamtbudget zeigt an, ob die Summe der erfassten Kundenbudgets höher (negativer Betrag erscheint rot) oder niedriger (Differenzbetrag erscheint grün) als das eingegebene Gesamtbudget ist.

Gesamtbudget berechnen: Ist diese Checkbox aktiviert, welche sich links unten befindet, wird das Gesamtbudget automatisch berechnet (alle eingegebenen Budgets werden auf das Gesamtbudget aufsummiert).

Wichtig: Durch diesen Befehl verändert sich das Feld gesamt oben. Falls während des Jahres also die Gesamtsumme nicht verändert werden soll, verzichte darauf das Gesamtbudget zu berechnen.

Erklärung der weiteren Spalten:

Stundenbudget: wird in den Finanzeinstellungen ein durchschnittlicher Preis pro Stunde hinterlegt (auf allen Ebenen anpassbar), wird aus den eingetragenen Stunden direkt das Budget berechnet.
Arbeitsstunden: zeigt die tatsächlich angefallenen Stunden an.
Differenz Std.: zeigt die Gegenüberstellung der geplanten Std. zu den tatsächlich angefallenen Std. an.
Budget Bereiche: zeigt die Summe der budgetierten Bereiche (falls auf dieser Ebene budgetiert wird).
Budget Projekte: zeigt die Summe der budgetierten Projekte an (falls auf dieser Ebene budgetiert wird).
Budgetsumme: summiert die Spalten Budget bzw. Budget Kunden, Budget Bereiche und Budget Projekte.
Effektiv: zeigt die Summe aller tatsächlich in Rechnung gestellten (definitiven) Rechnungsbeträge (effektiver Agenturertrag).
KV: hier wird die Summe aller genehmigten KVs angezeigt
Differenz Eff.: Differenz zwischen dem effektiv abgerechneten und dem budgetierten Betrag. Ist der Betrag grün, wurde mehr verrechnet als budgetiert. Ist der Betrag rot, lief es umgekehrt.
Differenz KV: Differenz zwischen dem veranschlagten, genehmigten KV-Betrag und dem budgetierten Betrag.

OPTIONAL (nur wenn die TEAMBOX entsprechend konfiguriert ist)

Es besteht die Möglichkeit, statt dem Agenturbudget das Kundenbudget zu erstellen bzw. alternativ beide Budgets zu verwalten (siehe Screenshot weiter unten: Dropdown „Kundenbudget“ und „Agenturbudget“).

Folgende Unterschiede ergeben sich dadurch:

In der Spalte Effektiv werden beim Kundenbudget die effektiven Kosten aus Kundensicht ausgegeben (Verrechnete Eigenleistungen PLUS Fremdrechnungen).
Die Differenz Eff. wird farblich genau umgekehrt markiert wie bei Agentursicht (d.h. Kostenüberschreitungen sind rot, Kostenunterschreitungen sind grün).

Tipp: Fährt man im Budget mit der Maus über einen Wert in einer Tabellenzeile, sieht man je nach Gruppierung den Spaltentitel und Kundennamen (oder die Bezeichnung) im Tooltip.

Auf Wunsch kann vom Support konfiguriert werden, dass das Modul „Budget“ Mandanten unterstützt. D.h. nach Freischaltung kann ein Mandant ausgewählt werden und die Budgetdaten werden dementsprechend ausgegeben.

Hinweis: Bei Einrichtung muss angegeben werden, auf welchen Mandanten die bestehenden Budgetdaten übertragen werden sollen. Bei Interesse bitte an support@teambox.eu wenden.