- Das Tool „Bestellungen“ ist dazu da, dass man einfache Bestellungen erfassen kann.
- Die Aufträge, die man extern vergibt, werden so in der TEAMBOX erfasst.
- Das Tool generiert aus den gestellten Aufträgen dann eine Agentur interne Auftragsnummer (= PO Nr.) welche selbst definiert werden kann.
- Es kann ein PDF und eine Excel-Datei der Bestellungsübersicht generiert werden
Neue Bestellung erfassen
- Klicken Sie auf den Button ‘Neue Bestellung’
- Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Daten für die Bestellung eingeben können:
- z.B. gibt man den Projekt an, von dem man etwas bei einem Lieferanten bestellt hat. Zudem wählt man die Kostenart, einen Text, Betrag, Verrechnung und das Lieferdatum aus.
- Anschließend mit ‘Speichern’ bestätigen
- Nun kann man, wenn man die Bestellung mit einem Doppelklick öffnet, die Bestellung „Freigeben“. Klicken Sie dazu auf den Button „Freigeben“
- In diesem Schritt könnte die Bestellung auch mit dem Button „Löschen“ gelöscht werden oder mit dem Button „Ablehnen“ abgelehnt werden.
- Die PO Nummer wurde generiert und kann den Lieferanten mitgeteilt werden. Mit Doppelklick auf die Bestellung kann mit dem Button „Drucken“ die Bestellung gespeichert werden.
- Im Controlling können Sie zudem die Spalten zur Bestellung einblenden und erhalten so eine Übersicht über offene/verrechnete Bestellungen.
- Wenn die Rechnung des Lieferanten gekommen ist, dann können Sie eine Rechnung erfassen, in dem Sie die Bestellung mit Doppelklick öffnen und auf den Button „Rechnung“ klicken.
- Sie können das Rechnungsdatum anpassen, die Rechnungsnummer des Lieferanten eingeben sowie den Betrag ändern.
- Ist die Checkbox bei ‘Bestellung abschließen’ aktiviert, so wird die Bestellung nach Erstellung der Rechnung automatisch abgeschlossen
- Bestätigen Sie dies mit ‘OK’
- Es wurde eine Eingangsrechnung mit dem Status „in Bearbeitung“ erstellt und die Bestellung hat nun auch den Status „Abgeschlossen“.
- Hinweis: Mit dem Button „Abschließen“ kann die Bestellung auch ohne eine Rechnung zu erstellen abgeschlossen werden.
- Rechts gelangen Sie mit einem Klick auf den Link der Rechnung direkt zur Eingangsrechnungs-Maske
TIPP: Um den genauen Auftrag zu beschreiben (was muss der Lieferant genau tun etc.) dann wäre das Modul Produktion eine gute Erweiterung, was dann noch viel mehr dazu kann.