Anlegen einer neuen Rechnung
Beim Anlegen einer neuen Agenturrechnung können Sie alle bereits erfassten Positionen zu diesem Job einfach und bequem in die Rechnung übernehmen. Dazu stehen Ihnen in dem Drop-Down Menü ‘Spezialfunktion’ folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Positionen aus Kostenvoranschlag: um die veranschlagten und vom Kunden genehmigten Agenturleistungen zu verrechnen
- Honorarabrechnung: um Honorare auf bereits verrechnete Leistungen in die Rechnung aufzunehmen
- OOP/Spesen verrechnen: um die Rechnungen, die Ihre Agentur bezahlt hat dem Kunden weiterzuverrechnen
- Akonto übernehmen
- Leistungen verrechnen: um die erfassten Arbeitszeiten direkt abzurechnen
Bereits „definitive“ Agenturrechnungen
Für die Weiterbehandlung von definitiven (also bereits an den Kunden übermittelten) Agenturrechnungen bietet die TEAMBOX in dem Drop-Down Menü ‘Spezialfunktion’ die Möglichkeit Rechnungen zu stornieren:
Positionen aus Kostenvoranschlag
Die TEAMBOX ermöglicht es, die Kostenvoranschläge, die für einen Job erstellt wurden, direkt in die Agenturrechnung zu übernehmen und gegebenenfalls noch weiter zu bearbeiten. Dazu in der Eingabemaske der Agenturrechnung im Drop-Down Menü oben, die Spezialfunktion „Positionen aus Kostenvoranschlag“ auswählen.
Die TEAMBOX zeigt zunächst alle KVs an, die für diesen Job erstellt und vom Kunden genehmigt wurden, aber die noch nicht abgerechnet wurden. Durch Klick auf das graue Dreieck wird ersichtlich, welche Positionen bei den entsprechenden KVs zur Übernahme zur Verfügung stehen. Hier werden nur jene Positionen aufgelistet, die im KV als „Agenturleistung“ gekennzeichnet wurden (Fremdleistungen werden meist über Fremd- bzw. OOP-Rechnungen abgerechnet) und die noch nicht abgerechnet wurden. Es besteht also die Möglichkeit verschiedene Positionen eines Kostenvoranschlags auf unterschiedlichen Rechnungen abzurechnen.
Durch die Selektion der Kästchen kann bestimmt werden, welche Positionen eines oder mehrerer genehmigter Kostenvoranschläge abgerechnet werden sollen und ob auch der Beschreibungstext übernommen werden soll. Die Auswahl wird mit „Übernehmen“ bestätigt.
Sowohl der Positionstext als auch die Beträge können in der Rechnung noch angepasst und weitere Positionen können noch erstellt werden.
Teilverrechnung
Es können auch alle Positionen eines KVs zu einem einheitlichen Prozentsatz in eine Teilverrechnung übernommen werden.
Beispiel: In der erste Teilrechnung werden 40% verrechnet, in einer weiteren 20% und in der Schlussrechnung wieder 40%.
Wird die KV Position mithilfe des grauen Dreiecks aus geklappt, können für jede Position auch unterschiedliche Werte hinterlegt werden.
Es kann entweder der Prozentsatz oder der gewünschte Betrag (die % berechnen sich dann automatisch) eingegeben werden. Wird der noch offene Betrag überschritten, so werden die entsprechenden Eingabefelder rot umrandet.
Sobald die Rechnung definitiv gesetzt wird, kommt eine Meldung, welche fragt, ob der Kostenvoranschlag, der in der Rechnung übernommen wurde, auf „Abgerechnet“ gesetzt werden soll oder lieber nicht, falls z.B. in der Rechnung noch nicht alle Positionen übernommen wurden.
Die Spezialfunktion ‘Positionen aus Kostenvoranschlag’ übernehmen kann, solange ausgeführt werden, solange noch nicht alle Positionen des KVs komplett übernommen wurden. Positionen, die schon übernommen wurden, werden nicht mehr angezeigt.
TIPP:
Es gibt im Controlling 4 Spalten, die bei der Teilverrechnung von KVs unterstützen.
Honorarabrechnung
Vor allem in der Schweiz ist es üblich auf einzelne Kostenarten ein Honorar aufzuschlagen. Die Höhe des Honorars sollte zuvor in den Finanzeinstellungen für den Kunden, den Bereich oder auf Jobebene definiert werden. Details dazu finden Sie unter Prozentsätze.
Falls nicht anders eingestellt*, muss zuerst eine Agenturrechnung erstellt werden, die alle relevanten Positionen enthält. Eine Anleitung, wie Sie eine Agenturrechnung erstellen finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
Um nun eine Honorarabrechnung zu erstellen, wählen Sie den relevanten Job aus. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Agenturrechnung“ aus und klicken Sie auf „neu anlegen“.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske. Am oberen Rand finden Sie ein Dropdown-Menü aus dem Sie die Spezialfunktion „Honorarabrechnung“ auswählen (diese Option erscheint nur dann im Dropdown-Menü, wenn auf dem ausgewählten Job eine definitive Fremdrechnung mit noch nicht abgerechnetem Honorar vorhanden ist).
Alle Agenturrechnungen, die honorarberechtigte Positionen enthalten, die noch nicht abgerechnet wurden, werden hier aufgelistet und können nach dem Setzen eines Häkchens, einzeln oder alle zusammen, übernommen werden.
Um die ausgewählten Positionen direkt in die Rechnung zu übernehmen, bestätigen Sie mit „Übernehmen“. Passen Sie weitere Formularfelder nach Bedarf an und speichern Sie die Rechnung endgültig mit „Anlegen“.
- Es gibt die Möglichkeit, Honorare, wie beim Kostenvoranschlag, automatisch direkt auf derselben Agenturrechnung abzurechnen. Wenn Sie diese Option wünschen kontaktieren Sie bitte support@teambox.eu.
OOP/Spesen verrechnen
Nach Selektion dieser Funktion werden Ihnen alle zum Job erfassten definitiven OOP-Rechnungen mit der Verrechnungsart „direkt“ und „indirekt“, sowie alle erfassten definitiven Spesenabrechnungen bei denen die Checkbox „verrechenbar“ aktiviert wurde, aufgelistet:
OOP Rechnung mit der Verrechnungsart „direkt“ verrechnen
Nach Auswahl einer direkt zu verrechnenden Lieferantenrechnung können Sie den ursprünglich erfassten Positionstext und Betrag in die Agenturrechnung übernehmen. In der Rechnung können Sie bei Bedarf Text und Betrag anpassen.
OOP Rechnung mit der Verrechnungsart „indirekt“ verrechnen
Indirekt zu verrechnende Lieferantenleistungen erscheinen nicht als eigene Position in der Agenturrechnung, sondern können lediglich in einem anderen Rechnungsposten untergebracht werden.
Selektieren Sie in der Auswahl also eine indirekt weiter zu verrechnende Fremdrechnung, so können Sie zu internen Kontrollzwecken lediglich den Betrag und die Rechnungsposition vermerken, in der die OOP Rechnung eingerechnet wurde.
Definitive verrechenbare Spesenabrechnungen
Wurde bei der Erstellung von Spesenbelegen die Checkbox „Verrechenbar“ aktiviert, so können diese hier ausgewählt und verrechnet werden. Informationen zu dem Erstellen von Spesenabrechnungen/belegen sind bei unseren Use Cases unter „Wie kann ich Spesenabrechnungen und relevante Belege hinzufügen“ zu finden bzw. detaillierte Informationen befinden sich in unserem „Spesen“ Artikel.
Out Of Pockets im PDF ausgeben
In der Ausgangsrechnung kann bei der Übernahme von OOPs die Checkbox „Out of Pockets im PDF ausgeben“ angehakt werden.
Weiter unten in der Ausgangsrechnung gibt es nach der Übernahme, bzw. falls es bereits verknüpfte OOPs mit dieser Ausgangsrechnung gibt, eine Liste „Out of Pocktes im PDF ausgeben“. In dieser Liste kann ausgewählt welcher OOP-Beleg als PDF ausgegeben werden sollen.
Tipp zur „Out of Pockets im PDF ausgeben“ Liste:
- Mit Doppelklick auf die Position kann die Reihenfolge beliebig verändert werden
- Mit Klick auf die Belegnummer öffnet sich die OOP
Leistungen verrechnen
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit erfasste Arbeitsstunden, die auf Leistungen erfasst wurden, direkt in die Agenturrechnung zu übernehmen. Wählen Sie dazu in der Eingabemaske der Agenturrechnung im Drop-Down Menü oben, die Spezialfunktion „Leistungen verrechnen“ aus.
Es erscheinen so zunächst alle Leistungen, die bereits in der Zeiterfassung für den entsprechenden Job erfasst, jedoch noch nicht weiter verrechnet wurden.
- Um die Einträge einzeln und detailliert anzuzeigen klicken Sie auf das graue Dreieck links vor der Leistung, Sie sehen dann alle auf dieser Leistung vorhandenen Einträge, sowie den jeweiligen Mitarbeiter und das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde.
Standardmäßig wird für jeden Eintrag eine Position erstellt. Wenn die Leistung mit einer Kostenart verknüpft ist, so wird eine Position mit dieser Kostenart angelegt. Indem Sie ein Häkchen vor den einzelnen Leistungen bzw. Einträge setzen, wählen Sie aus, welche Leistungen in die Rechnung übernommen werden.
Folgende Optionen stehen weiters zur Verfügung:
- Ebene: Sie haben die Möglichkeit Leistungen, die für einen anderen Bereich bzw. Job innerhalb des gewählten Kunden erfasst wurden, in die Rechnung zu übernehmen.
- Jobstatus: bietet die Möglichkeit, die verrechenbaren Leistungen auf einen bestimmten Jobstatus einzuschränken.
- Position/en erstellen: Mit dieser Auswahl bestimmen Sie, wie die gewählten Zeiteinträge in der Rechnung dargestellt werden.
- Damit alle Zeiteinträge in der Rechnung angeführt werden, wählen Sie Position/en erstellen für ‘Zeiteintrag’. So wird für jeden gemachten Zeiteintrag eine eigene Zeile in die Rechnung eingefügt.
- Für eine Jobweise Anordnung wählen Sie ‘Job’ aus. Diese Auswahl steht Ihnen jedoch nur dann zur Verfügung, wenn Sie sich alle Leistungen für den gewählten Kunden bzw. Bereich anzeigen lassen. Andernfalls können Sie anstatt des Jobs die Leistung auswählen. Es wird hier pro Job eine Kostenart angelegt und im Text der dazugehörige Job ausgewiesen.
- Wählen Sie Position/en erstellen für ‘Leistung’ aus, um jeweils eine Position pro Leistung zu erhalten. Es werden hier pro Position immer die Kostenart und im Text die dazugehörige Leistung ausgewiesen.
- Um die erfassten Leistungen nach Tarifen gruppiert abzurechnen wählen Sie `Tarif` aus.
- Um alle zu verrechnenden Leistungen gesammelt auszuweisen, wählen Sie ‘Gesamtsumme’ aus, so wird nur eine Position erstellt.
- Um Leistungen nach Arbeitspaket gruppiert übernehmen zu können wählen Sie ‘Arbeitspaket’ aus. In der Liste der Zeiteinträge die gewünschten auswählen und mit Übernehmen bestätigen.
- Zeitraum: Standardmäßig werden alle erfassten Leistungen aufgelistet, hier haben Sie jedoch die Möglichkeit, die Auflistung auf einen bestimmten Zeitraum einzuschränken.
- Zwischentitel & Summen einfügen: Bei aktivierter Checkbox haben Sie die Möglichkeit die Zeiteinträge für die bessere Übersichtlichkeit mithilfe von Zwischentiteln und Summen zu gruppieren. Als Zwischentitel wird hier immer die entsprechende Leistung ausgegeben und im Text wird die erfasste Information bei der Zeiterfassung ausgewiesen.
- Autotext erstellten: Hierbei kann für übernommene Leistungen derselbe Autotext erzeugt werden, der bisher nur bei der Kalkulation erstellt wurde.
- Abgerechnet: Hiermit können Leistungen auf abgerechnet gesetzt werden. Es können auch Leistungen abgerechnet werden, wenn sie nicht in die Agenturrechnung übernommen werden.
Leistungen bzw. Tarife mehrerer Jobs zusammenfassen
- Über die Checkbox „Daten mehrerer Jobs zusammenfassen“ können die Leistungen oder Tarife zu einer Position zusammengefasst werden.
- Die Ebene muss hierfür entweder auf Kunde oder Bereich eingestellt sein.
- Wenn die Checkbox aktiviert ist, werden dieselben Leistungen jobübergreifend in einer Position zusammengefasst.
Hinweis: „Zwischentitel & Summen einfügen“ steuert die Struktur und kann daher in diesem Zusammenhang nicht verwendet werden.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Übernehmen“. Die gewählten Leistungen werden so in die Agenturrechnung übernommen. Sie haben nun jedoch immer noch die Möglichkeit, einzelne Positionen zu bearbeiten und anzupassen.
Bitte beachten Sie, dass bereits verrechnete Leistungen aus der Auswahl verschwinden, um zu vermeiden, dass diese doppelt verrechnet werden.
Akonto übernehmen
Nähere Informationen zur Spezialfunktion „Akonto übernehmen“ finden Sie im Artikel: Akontozahlungen in Agenturrechnungen berücksichtigen
Gutschrift
Im Finanzmodul Ausgangsrechnungen den Rechnungstyp „Gutschrift“ im Dropdown Feld auswählen und auf „Neu anlegen“ klicken. Es wird automatisch bei Name „Gutschrift“ ausgefüllt.
Das Erfassen der Position/en erfolgt analog wie die Erstellung einer Agenturrechnung. Sie müssen aber beachten, dass Sie den Gutsschriftbetrag negativ eingeben müssen – also mit einem ‘-’ vor dem Betrag.
Wichtig: Zu beachten ist jedoch, dass bei der Ausgabe im PDF die Vorzeichen der Beträge umgedreht werden.
Auch Gutschriften müssen, so wie normale Agenturrechnungen, „definitiv“ gesetzt werden. Sie werden dann mit einer Rechnungsnummer versehen und scheinen in der Kontrolle unter ‘effektiv’ auf.
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit, falls nötig, Rechnungsänderungen durchzuführen. Davon ist aber bei bereits definitiven Rechnungen, die bereits an den Kunden weitergeleitet wurden, abzusehen, da dies zu Inkonsistenzen führen kann.
Sollten Änderungen also notwendig sein, ist hier ein Rechnungsstorno zu empfehlen. Öffnen Sie dazu die zu stornierende Rechnung. Über die Spezialfunktion ‘Storno’ wird der Status der Rechnung auf „Storno“ gesetzt und mit einem Klick auf „Übernehmen“ automatisch eine Stornorechnung erzeugt. Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!
In der stornierten Rechnung erscheinen automatisch alle Positionen der Originalrechnung mit dem negativen Betrag.
Stornorechnungen werden mit einer Rechnungsnummer versehen und gleichen dann in der Kontrolle unter ‘effektiv’ den Betrag der Originalrechnung aus. In der Debitorenliste scheinen die stornierte Rechnung sowie die Stornorechnung nicht auf.
In der Rechnungsliste werden beide Rechnungen mit dem Status „Storno“ angezeigt und scheinen so nicht mehr bei den definitiven Rechnungen auf.