Anlegen einer neuen Rechnung
Beim Anlegen einer neuen Ausgangsrechnung können alle bereits erfassten Positionen zu diesem Projekt einfach und bequem in die Rechnung übernommen werden. Dazu stehen in dem Dropdown-Menü „Spezialfunktion" folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
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Positionen aus Kostenvoranschlag: um die veranschlagten und vom Kunden genehmigten Eigenleistungen zu verrechnen.
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Honorarabrechnung: um Honorare auf bereits verrechnete Leistungen in die Rechnung aufzunehmen.
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OOP/Spesen verrechnen: um die Rechnungen, die die Agentur bezahlt hat dem Kunden weiterzuverrechnen.
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Leistungen verrechnen: um die erfassten Arbeitszeiten direkt abzurechnen.
- Akonto übernehmen.
Bereits „definitive“ Agenturrechnungen
Für die Weiterbehandlung von definitiven (also bereits an den Kunden übermittelten) Ausgangsrechnungen bietet die TEAMBOX in dem Dropdown-Menü „Spezialfunktion" die Möglichkeit Rechnungen zu stornieren:
Die TEAMBOX ermöglicht es, die Kostenvoranschläge, die für ein Projekt erstellt wurden, direkt in die Ausgangsrechnung zu übernehmen und gegebenenfalls noch weiter zu bearbeiten. Dazu in der Eingabemaske der Ausgangsrechnung im Dropdown-Menü oben, die Spezialfunktion „Positionen aus Kostenvoranschlag“ auswählen.
Die TEAMBOX zeigt zunächst alle KVs an, die für dieses Projekt erstellt und vom Kunden genehmigt, aber die noch nicht abgerechnet wurden. Mit einem Klick auf das graue Dreieck wird ersichtlich, welche Positionen bei den entsprechenden KVs zur Übernahme zur Verfügung stehen. Hier werden nur jene Positionen aufgelistet, die im KV als „Eigenleistung“ gekennzeichnet wurden (Fremdleistungen werden meist über Fremd- bzw. OOP-Rechnungen abgerechnet) und die noch nicht abgerechnet wurden. Es besteht also die Möglichkeit verschiedene Positionen eines Kostenvoranschlags auf unterschiedlichen Rechnungen abzurechnen.
Durch die Selektion der Kästchen kann bestimmt werden, welche Positionen eines oder mehrerer genehmigter Kostenvoranschläge abgerechnet werden sollen und ob auch der Beschreibungstext übernommen werden soll. Die Auswahl wird mit „Übernehmen“ bestätigt.
Sowohl der Positionstext als auch die Beträge können in der Rechnung noch angepasst und weitere Positionen können noch erstellt werden.
Teilverrechnung
Es können auch alle Positionen eines KVs zu einem einheitlichen Prozentsatz in eine Teilverrechnung übernommen werden.
Beispiel: In der erste Teilrechnung werden 40% verrechnet, in einer weiteren 20% und in der Schlussrechnung wieder 40%.
Wird die KV Position mithilfe des grauen Dreiecks aus geklappt, können für jede Position auch unterschiedliche Werte hinterlegt werden.
Es kann entweder der Prozentsatz oder der gewünschte Betrag (die % berechnen sich dann automatisch) eingegeben werden. Wird der noch offene Betrag überschritten, so werden die entsprechenden Eingabefelder rot umrandet.
Sobald die Rechnung definitiv gesetzt wird, kommt eine Meldung, welche fragt, ob der Kostenvoranschlag, der in der Rechnung übernommen wurde, auf „Abgerechnet“ gesetzt werden soll oder nicht, falls z.B. in der Rechnung noch nicht alle Positionen übernommen wurden.
Die Spezialfunktion „Positionen aus Kostenvoranschlag" übernehmen kann, solange ausgeführt werden, solange noch nicht alle Positionen des KVs komplett übernommen wurden. Positionen, die schon übernommen wurden, werden nicht mehr angezeigt.
Tipp: Es gibt im Controlling 4 Spalten, die bei der Teilverrechnung von KVs unterstützen.
Vor allem in der Schweiz ist es üblich auf einzelne Kostenarten ein Honorar aufzuschlagen. Die Höhe des Honorars sollte zuvor in den Finanzeinstellungen für den Kunden, den Bereich oder auf Projektebene definiert werden. Details dazu finden Sie unter Prozentsätze.
Falls nicht anders eingestellt, muss zuerst eine Ausgangsrechnung erstellt werden, die alle relevanten Positionen enthält. Eine Anleitung, wie eine Ausgangsrechnung erstellt wird befindet sich im Artikel Ausgangsrechnung.
Um nun eine Honorarabrechnung zu erstellen, wähle das relevante Projekt aus. Wähle im Dropdown-Menü „Ausgangsrechnung“ aus und klicke auf „Neu anlegen“.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske. Am oberen Rand befindet sich ein Dropdown-Menü aus dem die Spezialfunktion „Honorarabrechnung“ ausgewählt werden kann (diese Option erscheint nur dann im Dropdown-Menü, wenn auf das ausgewählte Projekt eine definitive Fremdrechnung mit noch nicht abgerechnetem Honorar vorhanden ist).
Alle Ausgangsrechnungen, die honorarberechtigte Positionen enthalten, die noch nicht abgerechnet wurden, werden hier aufgelistet und können nach dem Setzen eines Häkchens, einzeln oder alle zusammen, übernommen werden.
Um die ausgewählten Positionen direkt in die Rechnung zu übernehmen, bestätige mit „Übernehmen“. Ändere weitere Formularfelder nach Bedarf um und speichere die Rechnung endgültig mit „Anlegen“.
- Es gibt die Möglichkeit, Honorare, wie beim Kostenvoranschlag, automatisch direkt auf derselben Ausgangsrechnung abzurechnen. Für dieses Feature bitte an support@teambox.eu wenden.
OOP/Spesen verrechnen
Nach Selektion dieser Funktion werden Ihnen alle zum Job erfassten definitiven OOP-Rechnungen mit der Verrechnungsart „direkt“ und „indirekt“, sowie alle erfassten definitiven Spesenabrechnungen bei denen die Checkbox „verrechenbar“ aktiviert wurde, aufgelistet:
OOP Rechnung mit der Verrechnungsart „direkt“ verrechnen
Nach Auswahl einer direkt zu verrechnenden Lieferantenrechnung kann der ursprünglich erfasste Positionstext und Betrag in die Ausgangsrechnung übernommen werden. In der Rechnung kann bei Bedarf der Text und der Betrag angepasst werden.
OOP Rechnung mit der Verrechnungsart „indirekt“ verrechnen
Indirekt zu verrechnende Lieferantenleistungen erscheinen nicht als eigene Position in der Ausgangsrechnung, sondern können lediglich in einem anderen Rechnungsposten untergebracht werden.
Selektiere in der Auswahl eine indirekt weiter zu verrechnende Fremdrechnung, so kann zu internen Kontrollzwecken lediglich den Betrag und die Rechnungsposition vermerkt werden, in der die OOP Rechnung eingerechnet wurde.
Definitive verrechenbare Spesenabrechnungen
Wurde bei der Erstellung von Spesenbelegen die Checkbox „Verrechenbar“ aktiviert, so können diese hier ausgewählt und verrechnet werden. Informationen zu dem Erstellen von Spesenabrechnungen/belegen befinden sich im Artikel Wie kann ich Spesenabrechnungen und relevante Belege hinzufügen bzw. detaillierte Informationen im Artikel Spesen.
Out Of Pockets im PDF ausgeben
In der Ausgangsrechnung kann bei der Übernahme von OOPs die Checkbox „Out of Pockets im PDF ausgeben“ angehakt werden.
Weiter unten in der Ausgangsrechnung gibt es nach der Übernahme, bzw. falls es bereits verknüpfte OOPs mit dieser Ausgangsrechnung gibt, eine Liste „Out of Pocktes im PDF ausgeben“. In dieser Liste kann ausgewählt welcher OOP-Beleg als PDF ausgegeben werden sollen.
Tipp zur „Out of Pockets im PDF ausgeben“ Liste:
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Mit einem Doppelklick auf die Position kann die Reihenfolge beliebig verändert werden.
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Mit einem Klick auf die Belegnummer öffnet sich die OOP.
Leistungen verrechnen
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit erfasste Arbeitsstunden, die auf Leistungen erfasst wurden, direkt in die Ausgangsrechnung zu übernehmen. Wähle dazu in der Eingabemaske der Ausgangsrechnung im Dropdown-Menü oben, die Spezialfunktion „Leistungen verrechnen“ aus.
Es erscheinen so zunächst alle Leistungen, die bereits in der Zeiterfassung für das entsprechende Projekt erfasst, jedoch noch nicht weiter verrechnet wurden.
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Um die Einträge einzeln und detailliert anzuzeigen, klicke auf das graue Dreieck links vor der Leistung. Es erscheinen dann alle auf dieser Leistung vorhandenen Einträge, sowie den jeweiligen Mitarbeiter und das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde.
Standardmäßig wird für jeden Eintrag eine Position erstellt. Wenn die Leistung mit einer Kostenart verknüpft ist, so wird eine Position mit dieser Kostenart angelegt. Indem ein Häkchen vor den einzelnen Leistungen bzw. Einträge gesetzt wird, wähle aus, welche Leistungen in die Rechnung übernommen werden sollen.
Folgende Optionen stehen weiters zur Verfügung:
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Ebene: bietet die Möglichkeit Leistungen, die für einen anderen Bereich bzw. anderes Projekt innerhalb des gewählten Kunden erfasst wurden, in die Rechnung zu übernehmen.
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Projektstatus: bietet die Möglichkeit, die verrechenbaren Leistungen auf einen bestimmten Projektstatus einzuschränken.
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Position/en erstellen: kann bestimmen werden, wie die gewählten Zeiteinträge in der Rechnung dargestellt werden.
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Damit alle Zeiteinträge in der Rechnung angeführt werden, wähle Position/en erstellen für „Zeiteintrag" aus. So wird für jeden gemachten Zeiteintrag eine eigene Zeile in die Rechnung eingefügt.
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Für eine Projektweise Anordnung wählen Sie „Projekt" aus. Diese Auswahl steht jedoch nur dann zur Verfügung, wenn sich alle Leistungen für den gewählten Kunden bzw. Bereich anzeigen lassen. Andernfalls können anstatt des Projekts die Leistung ausgewählt werden. Es wird hier pro Projekt eine Kostenart angelegt und im Text des dazugehörigen Projekts ausgewiesen.
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Wähle Position/en erstellen für „Leistung" aus, um jeweils eine Position pro Leistung zu erhalten. Es werden hier pro Position immer die Kostenart und im Text die dazugehörige Leistung ausgewiesen.
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Um die erfassten Leistungen nach Tarifen gruppiert abzurechnen wähle „Tarif" aus.
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Um alle zu verrechnenden Leistungen gesammelt auszuweisen, wähle „Gesamtsumme" aus, so wird nur eine Position erstellt.
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Um Leistungen nach Arbeitspaket gruppiert übernehmen zu können wähle „Arbeitspaket" aus. In der Liste der Zeiteinträge die gewünschten auswählen und mit Übernehmen bestätigen.
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Zeitraum: Standardmäßig werden alle erfassten Leistungen aufgelistet, hier besteht jedoch die Möglichkeit, die Auflistung auf einen bestimmten Zeitraum einzuschränken.
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Zwischentitel & Summen einfügen: Bei aktivierter Checkbox besteht die Möglichkeit die Zeiteinträge für die bessere Übersichtlichkeit mithilfe von Zwischentiteln und Summen zu gruppieren. Als Zwischentitel wird hier immer die entsprechende Leistung ausgegeben und im Text wird die erfasste Information bei der Zeiterfassung ausgewiesen.
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Autotext erstellten: Hierbei kann für übernommene Leistungen derselbe Autotext erzeugt werden, der bisher nur bei der Kalkulation erstellt wurde.
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Abgerechnet: Hiermit können Leistungen auf abgerechnet gesetzt werden. Es können auch Leistungen abgerechnet werden, wenn sie nicht in die Ausgangsrechnung übernommen werden.
Leistungen bzw. Tarife mehrerer Projekte zusammenfassen
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Über die Checkbox „Daten mehrerer Projekte zusammenfassen“ können die Leistungen oder Tarife zu einer Position zusammengefasst werden.
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Die Ebene muss hierfür entweder auf Kunde oder Bereich eingestellt sein.
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Wenn die Checkbox aktiviert ist, werden dieselben Leistungen projektübergreifend in einer Position zusammengefasst.
Hinweis: „Zwischentitel & Summen einfügen“ steuert die Struktur und kann daher in diesem Zusammenhang nicht verwendet werden.
Bestätigen die Auswahl mit „Übernehmen“. Die gewählten Leistungen werden so in die Ausgangsrechnung übernommen. Es besteht noch die Möglichkeit, einzelne Positionen zu bearbeiten und anzupassen.
Achtung: Bereits verrechnete Leistungen verschwinden aus der Auswahl, um zu vermeiden, dass diese doppelt verrechnet werden.
Gutschrift
Im Finanzmodul Ausgangsrechnungen den Rechnungstyp „Gutschrift“ im Dropdown-Menü auswählen und auf „Neu anlegen“ klicken. Es wird automatisch bei Name „Gutschrift“ ausgefüllt.
Das Erfassen der Position/en erfolgt analog wie die Erstellung einer Ausgangsrechnung. Achtung: Der Gutschriftbetrag muss negativ eingetragen werden – also mit einem „-" vor dem Betrag.
Wichtig: Zu beachten ist jedoch, dass bei der Ausgabe im PDF die Vorzeichen der Beträge umgedreht werden.
Auch Gutschriften müssen, so wie normale Ausgangsrechnungen, „definitiv“ gesetzt werden. Sie werden dann mit einer Rechnungsnummer versehen und scheinen in der Kontrolle unter „effektiv" auf.
Storno
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit, falls nötig, Rechnungsänderungen durchzuführen. Davon ist aber bei bereits definitiven Rechnungen, die bereits an den Kunden weitergeleitet wurden, abzusehen, da dies zu Inkonsistenzen führen kann.
Sollten Änderungen also notwendig sein, ist hier ein Rechnungsstorno zu empfehlen. Öffne dazu die zu stornierende Rechnung. Über die Spezialfunktion „Storno" wird der Status der Rechnung auf „Storno“ gesetzt und mit einem Klick auf „Übernehmen“ automatisch eine Stornorechnung erzeugt. Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!
In der stornierten Rechnung erscheinen automatisch alle Positionen der Originalrechnung mit dem negativen Betrag.
Stornorechnungen werden mit einer Rechnungsnummer versehen und gleichen dann in der Kontrolle unter „effektiv" den Betrag der Originalrechnung aus. In der Debitorenliste scheinen die stornierte Rechnung sowie die Stornorechnung nicht auf.
In der Rechnungsliste werden beide Rechnungen mit dem Status „Storno“ angezeigt und scheinen so nicht mehr bei den definitiven Rechnungen auf.