Akontorechnung
Häufig wird dem Kunden bereits vor der Leistungserbringung ein Teilbetrag in Form einer Akontorechnung in Rechnung gestellt. Im Gegensatz zu einer Teilrechnung wird eine Akontorechnung gelegt, bevor die entsprechende Leistung erbracht wurde. Eine Akontorechnung ist somit nur ZAHLUNGSwirksam, ERFOLGSwirksam werden die Beträge erst durch Gegenrechnung in der Ausgangsrechnung.
Durch eine Akontorechnung entsteht gegenüber dem Kunden eine Schuld, die beim Legen der Ausgangsrechnung beglichen wird. Die TEAMBOX hilft mittels der Spalte „Akonto“ in der internen Kontrolle den Überblick zu behalten.
Akontorechnung erstellen
Die Akontorechnungserstellung erfolgt analog zur Ausgangsrechnung. Um eine Akontorechnung zu erstellen, wähle im Finanzmodul das entsprechenden Projekt aus. Selektiere im Dropdown-Menü „Akontorechnung“ und bestätige mit „Neu anlegen“.
Es öffnet sich ein Eingabefenster, in das alle relevanten Daten der Akontorechnung eingetragen werden. Details zu den einzelnen Eingabefenstern befinden sich im Artikel Kostenvoranschlag.
Speichere die Eingaben mit „Anlegen“. Sind keine Anpassungen der Akontorechnung notwendig, setze diese auf „definitiv“.
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit „definitiv“ gesetzte Rechnungen zu ändern. Dies ist jedoch nur dann empfehlenswert, wenn die Rechnung noch nicht an den Kunden gesandt oder weiterverarbeitet wurde, da dies sonst zu Inkonsistenzen führen kann.
Geht eine Akontorechnung an den Kunden und wird diese nicht beanstandet, so kann diese nach abermaligem Öffnen auf „Bestätigen“ gesetzt werden.
Bestätigte Rechnungen können mit wenigen Mausklicks auf bezahlt gesetzt oder storniert werden.
Achtung: In manchen Agenturen können nicht alle Mitarbeiter, die Zugriff auf das Finanzmodul haben, auch Rechnungen definitiv setzen. Eine Bestätigung einer Akontorechnung durch einen Vorgesetzten ist in diesem Fall notwendig. Klicke dazu auf „zur Bestätigung“ und warte bis die Akontorechnung definitiv ist, bevor die Rechnung an den Kunden weitergeleitet wird.
Um alle Akontorechnungen für ein bestimmtes Projekt einzusehen, wähle im Finanzmodul das entsprechende Projekt aus und öffne im Dropdown-Menü den Punkt „Akontorechnung“.
Anschließend wird eine Liste aller zugehörigen Akontorechnungen angezeigt. Diese enthält Informationen über die Anzahl der Rechnungen, deren Status sowie die jeweiligen Rechnungsbeträge.
Akontozahlungen in Ausgangsrechnungen berücksichtigen
Die TEAMBOX lässt nicht auf die Gegenverrechnung der Akontorechnungen vergessen. Neben dem Akontoreport, der stets darüber informiert, welche Akontozahlungen der Kunde bereits erbracht hat und ob diese bereits in Abzug gebracht wurden, wird auch in der Ausgangsrechnung daran hingewiesen.
Beginnen wie gewohnt mit der Erstellung einer Ausgangsrechnung.
Trage die Rechnungspositionen ein. Am Ende der Rechnung sollen die bereits bezahlten Akontorechnungen von der Rechnungssumme abgezogen werden.
Damit bekannt ist, wie viel abgezogen werden soll, befinden sich im Fenster für die Erstellung der Ausgangsrechnung folgende Informationen:
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was bereits effektiv verrechnet wurde
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die Gesamtsumme der bereits genehmigten KVs
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wie hoch die Aufwände sind, die bereits erfasst wurden
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wie hoch die offen Posten sind
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welche Akontozahlungen bereits geleistet wurden
Um diese von der Rechnungssumme abzuziehen, wähle aus der Liste der Kostenarten „Akonto“ aus. In die Spalte Text können Zusatzinformationen zu den Akontorechnungen angegeben werden. Die bereits erhaltenen Akontozahlungen, die in Abzug gebracht werden sollen, trage mit einem „-“ (Minus) vor dem Betrag ein.
Durch die Auswahl der Kostenart „Akonto“ wir diese auch im Controlling berücksichtigt. Der Aktontoreport wird damit ausgeglichen und bei der Ausgangsrechnungserstellung wird bei dem Akontobetrag „0“ angezeigt.
Spezialfunktion „Akonto übernehmen“
Die TEAMBOX bietet bei der Ausgangsrechnung eine Spezialfunktion für die Berücksichtigung von Akontorechnungen.
Lege wie gewohnt eine Ausgangsrechnung an und fügen als letzte Position, die abzugsfähige Akontorechnung ein, indem die entsprechende Spezialfunktion ausgewählt und mit „Übernehmen“ bestätigt wurde.
Die Akontoposition wird so automatisch in der Höhe der Akontorechnung erstellt und der Saldo ist somit „0“. Speichere die Rechnung anschließend mit „Anlegen“.
Tipp: Es kann auf Wunsch konfiguriert werden, dass negative Akontostände zustande kommen. Es wird geprüft, ob der Akontostand durch die Rechnung unter 0 sinken würde (oder vorher schon unter 0 ist). Dann würde eine Fehlermeldung ausgegeben werden.
Storno und Zahlungseingang
Akontorechnungen, die bereits definitiv gesetzt wurden, können mithilfe der Spezialfunktion, die die TEAMBOX bietet, storniert werden. Ein Zahlungseingang kann mittels „bezahlt“ einfach erfasst werden.
Storno
Akontorechnungen, die bereits definitiv gesetzt wurden, können storniert werden. Wähle dazu wie gewohnt im Finanzmodul das entsprechenden Projekt aus. Rufe die Akontorechnung auf, die stornieren gehört. Wähle in der geöffneten definitiven Akontorechnung, im Dropdown-Menü, die Spezialfunktion „Storno“ aus.
Mit einem Klick auf den Link „Übernehmen“ wir eine automatische Erstellung einer Stornorechnung bestätigt und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!
Zahlungseingang
Wähle, um den Zahlungseingang für eine Akontorechnung einzutragen, das entsprechenden Projekt im Finanzmodul aus. Öffne die in der TEAMBOX gespeicherte Akontorechnung und klicke in der unteren Menüleiste auf „Bezahlt“ und stelle die Datumsanzeige so ein, dass das Datum des Zahlungseingang erscheint und bestätige mit „Ok“.
Klicke auf „zurück zur Liste“ oben Links, um die Liste der Akontorechnungen auszugeben. Der Status, der bearbeiteten Akontorechnung, hat sich nun auf „bezahlt“ geändert.
Berücksichtigung von Akontozahlungen in der Agenturrechnung
Da durch Akontozahlungen, wie bereits oben beschrieben, eine Schuld dem Kunden gegenüber entsteht, müssen in der finalen Ausgangsrechnung diese wieder zum Abzug gebracht werden.
Erstelle eine Ausgangsrechnung, indem im Finanzmodul das entsprechenden Projekt ausgewählt wurde. Wähle im Dropdown-Menü „Ausgangsrechnung“ aus und klicke auf „Neu anlegen“. Es erscheint nun ganz oben auf dem Eingabefeld eine Übersicht über die effektiv abgerechneten Leistungen, über in KVs berücksichtigen Leistungen, über Aufwände, Summe der Out of Pocket sowie Akontorechnungen, die für dieses Projekt in der TEAMBOX erfasst sind.
Wähle im Dropdown-Menü „Akonto übernehmen“.
Der Betrag der Akontorechnung kann gegebenenfalls noch angepasst werden und mit einem Klick auf „Übernehmen“ wird der Betrag automatisch in der Ausgangsrechnung übernommen und ein Minus davor gesetzt.
