Balkenplan

Neben der Listenansicht steht im Modul „Projekte" auch ein Balkenplan zur Verfügung. Im Modul „Projekte“ das Untermodul „Balkenplan“ auswählen.

Achtung: Hiermit handelt es sich um ein kostenpflichtiges Feature. Bei Interesse bitte an support@teambox.e wenden.

Der Balkenplan stellt Projekte inklusive der erfassten Aufgaben, Arbeitspakete und Meilensteine auf einer Zeitachse chronologisch dar. Damit können Projekte noch einfacher geplant und bei Bedarf direkt im Balkenplan verschoben werden. Voraussetzung für die Darstellung in Balken ist, dass die Aktivitäten ein Start- und Enddatum haben.

In der Menüleiste unten kann die aktuelle Ansicht des Balkenplans nach einer Änderung aktualisiert oder als PDF-Datei exportiert (auf Anfrage auch auf dem Briefpapier) werden.

Verwendung des Balkenplans

Zuerst werden die Aktivitäten samt Timings und Verantwortlichen unter „Aktivitäten“ in Listenform geplant. Damit die Projektplanung auch grafisch dargestellt werden kann, ist es notwendig für alle Aktivitäten jeweils ein Start- sowie Enddatum zu hinterlegen.

Sollte die Spalte für das Startdatum nicht angezeigt werden und ist auch nicht ausgeblendet, so sollte im Modul „Administration" im Untermodul „Einstellungen" im Reiter „Aktivitäten" die Checkbox „Startdatum verwenden" aktiviert werden.

Mit einem Klick auf neben dem Titel „Bis", stehen folgende Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

Von-Datum: Überprüft, ob das Von-Datum im gefilterten Zeitraum (Anfang – Ende) liegt. Das Bis-Datum wird ignoriert.
Bis-Datum: Überprüft, ob das Bis-Datum im gefilterten Zeitraum ist. Das Von-Datum wird ignoriert.
Liegt innerhalb Zeitraum: Überprüft entweder, ob das Von ODER Bis-Datum im Zeitraum enthalten ist.
Liegt vollständig innerhalb Zeitraum: Überprüft, ob Von UND Bis-Datum im Zeitraum enthalten sind.

Basisfilter

Wie bei der Listenansicht unter „Aktivitäten" gibt, es auch beim Balkenplan einen Basisfilter mit dem die Ansicht gesteuert werden kann. So kann ausgewählt werden, welche Kunden/Bereiche/Projekte, Aktivitätsstatus und/oder Verantwortlichen angezeigt werden sollen. Natürlich kann sich die Auswertung auch auf das Datum, den Projektstatus, den internen Projektverantwortlichen, Attribute und/oder eine Textsuche beziehen.

Spalten

Was	Titel der Aktivität.
Erl.	Spalte enthält ein Häkchen, wenn die Aktivität erledigt ist, sonst ist sie leer.
Wer	Kürzel der zuständigen Mitarbeiter/-in.
Anfang	Startdatum der Aktivität.
Zeit	Konkrete Uhrzeit, an dem die Aktivität beginnt (kann vor allem zum Reihen von Aktivitäten, die am selben Tag stattfinden, verwendet werden; kann im Modul „Administration" deaktiviert werden).
Ende	Enddatum der Aktivität.
Zeit	Konkrete Uhrzeit an dem die Aktivität endet (vgl. Startzeit).
T	Anzahl in Tagen/Monaten und Jahren bis die Aktivität fällig wird. Ist die Zahl bzw. das Fälligkeitsdatum rot so liegt das Enddatum bereits in der Vergangenheit und die Aktivität ist überfällig. Bis 9 Monate: Anzahl der Monate bis zum Enddatum der Aktivität – wird jeweils mit einer Zahl und ‘M’ für Monat angegeben. Zeitraum bis zur Fälligkeit in Jahren: wird durch Zahl und ‘J’ für Jahre gekennzeichnet. Zu beachten ist, dass der Zeitraum bis zur Fälligkeit nur innerhalb der ersten 99 Tage auf den Tag genau ist. Die Angaben in Monaten bzw. Jahren sind nur als Richtwert anzusehen.

Gruppierung/Sortierung

Die ausgewählten Aktivitäten können mithilfe der „Gruppierung" nach Projektbezeichnung, Projektnummer, Kunde, AP Verantwortlichen, AP Startdatum oder AP Enddatum gruppiert werden. Im Dropdown kann die dazugehörige Sortierung vorgenommen werden. Es kann festgelegt werden, ob die Ausgabe, auf Basis der Gruppierung und innerhalb der gewählten Gruppierung ab- oder aufsteigend erfolgen soll.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Sortierung direkt bei der entsprechenden Spalte vorzunehmen. Mit einem Klicken auf den Spaltentitel kann nach dem Titel der Aktivität (Was), dem Anfangs-/Enddatum oder den Verantwortlichen (Wer) auf- oder absteigend sortiert werden. Welche Spalte für die Sortierung herangezogen wurde, ist an dem kleinen Dreieck rechts neben der entsprechenden Spaltenüberschrift erkennbar.

Es wird nach dem Titel der Aktivitäten absteigend sortiert.
Es wird nach dem Titel der Aktivitäten aufsteigend sortiert.

Aus- und Einblenden von Spalten

Neben der Sortierung kann mit einem Klick auf , neben dem Spaltentitel, auch die Anzeige von Spalten angepasst werden. Wenn vor dem Spaltentitel ein Punkt ist, wird diese Spalte angezeigt.

Darstellung

Kunde: Die unterbrochene Linie stellt die Gesamtdauer aller Aktivitäten der vorliegenden Aktivität dar. Die Projektdauer berechnet sich auf Basis der erfassten Aktivitäten. Das beim Projekt hinterlegte Anfangs- bzw. Enddatum bleibt hier unberücksichtigt.
Bereich: Zeigt die Gesamtdauer aller Aktivitäten innerhalb dieses Bereichs an.
Projekt: Der schwarze Balken zeigt die Gesamtdauer aller Projektaktivitäten an.

Darstellung anpassen

Mithilfe verschiedenster Optionen kann die Darstellung der angezeigten Aktivitäten und deren Zeitbalken den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Es stehen dafür folgende Funktionen zur Verfügung:

Klappe Projekte komplett aus oder reduziere diese auf die oberste sichtbare Ebene.
Die Balken können wir folgt eingefärbt werden:

„Attribut“ oder „Verantwortlicher“ (muss im Modul „Administration" hinterlegt werden).

„Datum“ (blau für zeitnahe und rot für überfällige Aktivitäten).
Im Standard wird immer das für die ausgewerteten Aktivitäten passende Zeitfenster ausgegeben. Dieses kann wie folgt angepasst werden:
- Manuelle Anpassung direkt im Datumsfilter.
- Auswahl von vordefinierten Zeiträumen mit einem Klick auf „…“ (z.B. „Alles“, „Q3 2013“ etc.).
- Verschieben des Zeitraumes nach vor oder zurück über die beiden Pfeiltasten.
- Mit den Pfeilen kann innerhalb des Kalenders vor- und zurück navigiert werden.
Einfaches Wechseln zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Zusätzlich kann die Skalierung „automatisch" ausgewählt werden. Dabei wird immer die für den Bildschirm optimale Skalierung (Tag, Woche oder Monat) und der optimale Zoomfaktor eingestellt.
Treffe hier jene Ebenen, die sichtbar sein sollen. Bei „automatisch“ wird immer die für den Bildschirm optimale Skalierung (Tag, Woche oder Monat) und der optimale Zoomfaktor verwendet.
Mit dem Slider kann flexibel die Spaltenbreite der Tage und Wochen angepasst werden.
Arbeitspakete und Meilensteine werden durch einen dicken Balken dargestellt.
Aufgaben werden durch einen dünnen Balken dargestellt.

Timings ändern

Terminliche Änderungen, die im Balkenplan vorgenommen werden, ändern gleichzeitig auch die Listenansicht unter „Aktivitäten".

Beachte, dass jeweils nur die unterste aktuell angezeigte Ebene verschoben werden kann. Gegebenenfalls kann z.B. das Häkchen bei „Aufgaben“ in den Darstellungsoptionen oben weggenommen werden, wenn Arbeitspakete verschieben werden sollen.

Balken verschieben

Werden Aktivitätsbalken z.B. in der Mitte des Balkens „gegriffen“ und verschoben (Drag-and-drop), dann ändert sich das Start- bzw. Enddatum, die Dauer der Aktivität bleibt jedoch unverändert. In diesem Fall erscheint ein Kreuz ähnlicher Pfeil. Damit bietet sich die Möglichkeit logische Abfolgen von Aktivitäten sowie mögliche Abhängigkeiten einfach festzulegen bzw. sichtbar zu machen.

Start-/Enddatum verschieben

Wird das Start-/Enddatum verschoben wird auch die Aktivitätsdauer verändert. Klicke auf das linke/rechte Ende des Balkens und halten die linke Maustaste gedrückt um das Start- bzw. Enddatum zu ändern. Dieser Pfeil zeigt nur in eine Richtung und unterscheidet sich so vom Kreuz ähnlichen Pfeil.