Aktivitätenliste

Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, wie Aktivitäten erstellt, bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden. Zudem wird erklärt, wie Arbeitspakete und Meilensteine abgeschlossen und Endtermine angepasst werden können.

Da das Projektmanagement auch die Möglichkeit bietet, Projektabläufe vorzudefinieren und diese dann auf neue Projekte zu kopieren, haben wir diesem Thema ein eigenes Kapitel gewidmet.

Die Aktivitätenliste gliedert sich in unterschiedliche Bereiche, die im Folgenden dargestellt und beschrieben werden:

Basisfilter: Hier wird definiert, was in der Aktivitätenliste angezeigt werden soll.
Erweiterter Filter: Dieser kann aus- und ein geklappt werden (mit dem Symbol in der rechten oberen Ecke) und bietet weitere Filtermöglichkeiten.
Paging: Werden über 200 Datensätze auf einmal geladen, so sorgt ein Pager für eine Performanceverbesserung.
Gruppierungseinstellungen: Hier wird festgelegt, nach welchen Kriterien die Aktivität gruppiert werden soll (z.B. Projektbezeichnung oder Projektnummer).

Im Filter „Farbe“ können die Spalten: Was (Attribut), Wer (Verantwortlicher), Bis (Fälligkeit), h Soll (% Auslastung) entsprechend der durchschnittlichen Auslastung eingefärbt werden. Die Farben hierfür werden automatisch aus den im Modul „Administration" hinterlegten Farben übernommen.
Sortierungseinstellungen: Hier kann die Sortierung festgelegt werden.
Aktivitätenliste: Der linke Fensterbereich zeigt die Aktivitätenliste und bietet einen raschen Überblick über die geplanten Aktivitäten. Arbeitspakete und Aufgaben können hier direkt als erledigt markiert werden, auch eine rasche Bearbeitung von Titel, Verantwortlichem und Enddatum ist möglich. Zusätzlich kann hier auch ein Mitarbeitender direkt auf eine Aktivität Zeit erfassen.
Detailansicht: In der Detailansicht werden weitere Informationen zum Arbeitspaket angezeigt. Diese können dort auch bearbeitet werden.
Funktionsleiste Aktivitätenliste: Hier befinden sich alle Funktionen für die Anlage, Aktualisieren, Löschen, Kopieren, das zeitliche Verschieben sowie die Ausgabe als PDF bzw. Excel.
Funktionsleiste Detailansicht: Mithilfe dieser Funktionsleiste können Arbeitspakete gelöscht und gespeichert werden.

Aktivitätenliste: Farbliche Hervorhebung von Endterminen

Zur besseren Orientierung werden in der Aktivitätenliste überfällige bzw. zeitnahe Endtermine farblich gekennzeichnet.

Heute fällige: Termine werden mit einem blauen „heute“ und zusätzlich blau hinterlegt hervorgehoben.
Morgen fällige: Termine erscheinen als „morgen“ und in blauer Farbe.
Überfällige: Termine erscheinen mit rotem Datum (bei am Vortag fälligen Aktivitäten wird das Datum durch „gestern“ ersetzt)
Innerhalb der nächsten Tage: Fällige Termine erscheinen ebenfalls in blauer Schrift. Die Anzahl der Tage können im Modul „Administration" im Untermodul „Aktivitäten" unter dem Reiter „Einstellungen" definiert werden. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass alle Aktivitäten, die in 5 Tagen fällig sind, blau angezeigt werden.
Alle anderen Endtermine: Werden in schwarzer Schrift dargestellt.

Monat als Fälligkeit hinterlegen

Anstatt ein konkretes Datum bei der Fälligkeit zu hinterlegen, kann nun auch ein ganzer Monat angegeben werden. So erscheint in den Auswertungen das Monat auf. Als Stichtag für die geplante Fertigstellung wird jeweils der letzter Tag im Monat herangezogen.

ASAP, Ongoing, On Hold und KW

Da sich nicht für jede Aktivität ein konkretes Timing festlegen lässt, stehen die Zuordnungen „ASAP“ sowie „ongoing“, beispielsweise wenn die Aktivität immer wieder wiederholt werden soll, zur Verfügung.

Darüber hinaus können Aktivitäten auch auf „on hold“ gesetzt werden. Selbstverständlich kann nach diesen Fälligkeiten auch ausgewertet werden.

Weiters kann auch anstatt eines genauen Datums eine Kalenderwoche ausgewählt werden. Beachte, dass hier für das Enddatum der Sonntag der entsprechenden Woche verwendet wird. Die entsprechende Aktivität scheint daher nur bei einer Abfrage von Montag bis Sonntag auf.

Bei einer Sortierung nach dem Fälligkeitsdatum werden alle Aktivitäten denen „ASAP“ zugewiesen, nach den überfälligen und vor dem aktuellen Tag fälligen Aktivitäten, angezeigt. Auch die „ongoing“ Aktivitäten werden vor den in Zukunft fälligen Ereignissen aufgelistet.

Projektauswahl

Die Auswahl des Projekts ist für die Anlage von Aktivitäten zentral. Wie im Artikel Projektauswahl beschrieben, wird jedes Arbeitspaket bzw. jede Aufgabe einem Projekt zugewiesen. Auch das Filtern der Aktivitäten auf Basis von Kunde, Bereich und Projekt ist möglich. Die Navigation erfolgt mittels Tastatur oder per Maus.

Projektauswahl per Tastatur

Klicke mit der Maus in den Filter „Projekt (Kunde, Bereich)“ und betätige auf der Tastatur mit der Pfeiltaste „nach unten“. Es öffnet sich nun die Kundenliste mit allen Kundenkürzeln, wobei der grün hinterlegte angewählt ist. Um einen anderen Kunden auszuwählen, navigiere mit der Pfeiltaste weiter nach unten.

Ist das gewünschte Kundenkürzel ausgewählt, gehe mit der Pfeiltaste „nach rechts", um einen Bereich auszuwählen und nochmals nach rechts, um das gewünschte Projekt zu selektieren. Mit „Enter“ wird die Auswahl bestätigt.

Wenn eine Auswertung über alle Projekte eines Kunden vorgenommen werden soll, betätige, nach der Auswahl des Kunden, „Enter“. Für alle Projekte eines bestimmten Kundenbereichs erfolgt die Bestätigung mit „Enter“ nach der Wahl des gewünschten Bereichs.

Mit einem Klick auf die drei kleinen Punkte kann zwischen „aktive“ und „alle“ gewechselt werden. Somit kann festgelegt werden, ob in der Liste auch inaktive Kunden und Projekte ausgegeben werden sollen. Standardmäßig werden nur die Aktiven angezeigt.

Projektauswahl per Maus

Klicke zum Öffnen der Kundenliste im Filter „Projekt (Kunde, Bereich)“ auf die Kundenliste. Nun kann mit dem Mausrad in der Kundenliste nach unten gescrollt werden.

Klicke auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Kundenkürzel, um die dazugehörigen Bereiche anzuzeigen und nochmals auf den kleinen Pfeil neben dem Bereich, um auch die entsprechenden Projekte zu sehen. Mit einem Klick auf das Projekt wird es ausgewählt.

Sollen alle Aktivitäten eines Kunden aufgelistet werden, klicke auf den unterstrichenen Kundenkürzel. Bei der Auswahl eines Bereichs, werden alle Projekte dieses Kundenbereichs angezeigt.

Projektauswahl, Direktsuche etc.

Eine detaillierte Beschreibung der Projektauswahl befindet sich im Artikel Projektauswahl.

Aktivitätsstatus

Wie oben beschrieben werden Aufgaben, Arbeitspakete sowie Meilensteine unter dem Begriff Aktivitäten zusammengefasst. Im Filter „Aktivitätsstatus“ kann definiert werden, welche Aktivitäten angezeigt werden sollen.

Grundeinstellungen: Offen

Standardmäßig ist der Filter so eingestellt, dass die offenen Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine angezeigt werden. Selbstverständlich kann diese Vorauswahl jederzeit angepasst werden. Mit den Tastaturpfeilen und „Enter“ oder mit einem Mausklick wird die neue Auswahl bestätigt.

Um zur Grundeinstellung zurückzukehren, klicke auf das „X“ rechts neben der gewählten Option. Um alle Filtereinstellungen auf die Basisauswahl zurückzusetzen, klicke auf rechts oben.
Alle

Zeigt alle erledigten und unerledigten Aktivitäten (Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine) an.
Offen

Nur unerledigte Aktivitäten werden aufgelistet (Grundeinstellung).
Erledigt

Zeigt nur erledigte Aktivitäten an.
Meilenstein – alle

Ausgabe aller Arbeitspakete, die als Meilenstein gekennzeichnet wurden (offene und erledigte) inklusive der zugeordneten Aufgaben.
Meilenstein – offen

Zeigt alle noch nicht erledigten Meilensteine inklusive der dazugehörigen offenen Aufgaben an.
Meilenstein – erledigt

Ausgabe der erledigten Meilensteine samt zugeordneter Aufgaben.

Tipp: Sollen Aufgaben nicht ausgegeben werden, kann dies im erweiterten Filter definiert werden. Details dazu befinden sich im Artikel Erweiterter Filter.

Verantwortlich

Für jedes Arbeitspaket, jeden Meilenstein und jede Aufgabe sollte ein Verantwortlicher definiert werden. Daher ist auch eine Filterung nach „Verantwortlich“ möglich. Zur Auswahl stehen hier alle aktiven Mitarbeiter sowie am Beginn der Liste „KUNDE“ (Aktivitäten, die dem Kunden zugewiesen wurden) und „ICH“ (Aktivitäten, für die der Benutzer zuständig ist).

Es können auch mehrere Mitarbeiter einer Aufgabe zugeteilt werden, dafür muss nur im Modul „Administration" im Untermodul „Einstellungen" im Reiter „Aktivitäten" die Checkbox „Weitere Verantwortliche erlauben“ aktiviert werden. Darüber hinaus können im Modul „Administration" noch weitere Stakeholder angelegt werden (z.B. Lieferanten).

Damit können Projekte noch genauer und realistischer geplant werden (Details dazu befinden sich im Artikel Administration).

Selektion und Deselektion der Verantwortlichen

Es stehen mehrere Möglichkeiten für die Selektion des Verantwortlichen zur Verfügung. Öffne das Dropdown-Menü mit einem Klick auf den Pfeil rechts außen. Navigiere nun mit der Maus oder mit den Tastaturpfeilen an die gewünschte Stelle und bestätige die Auswahl mit einem Klick auf den Namen oder mit „Enter“.

Es können beliebig viele Verantwortliche ausgewählt werden.

Das Feld bietet auch eine Suchfunktion: Trage den Vor-/Nachnamen oder das Mitarbeiterkürzel ein und selektiere danach den gewünschten Mitarbeiter mit einem Mausklick oder „Enter“.

Soll ein Verantwortlichen wieder aus dem Filter entfernt werden, bewege den Mauszeiger auf das zu entfernende Kürzel. Dieses wird rot durchgestrichen angezeigt. Klicke dieses an, so wird es aus dem Feld entfernt und in der Filterung nicht mehr berücksichtigt.

Um die gesamte Auswahl zu löschen, klicke auf das „X“ rechts außen.

Aktivitätenliste inkl. Ressourcenplaninfos

In der Aktivitätenliste werden bei der Zuordnung eines Verantwortlichen zu einer Aktivität die Ressourcenplanungsdaten für alle Mitarbeitenden für den geplanten Zeitraum angezeigt:

In Farbe wird die Auslastung in % angezeigt.
Als Stundenangabe werden die noch verfügbaren / noch nicht verplanten Sollstunden angezeigt.

Weitere Details befinden sich im Artikel Ressourcenplanung.

„Und-“ bzw. „Oder-Verknüpfung“ bei Filtern

Achtung: Bei der Selektion mehrerer Mitarbeiter im Filter „Verantwortlich“, handelt es sich dabei um eine „Oder-Verknüpfung“. Ausgewertet werden alle Aktivitäten, für die z.B. die Mitarbeiter Muster oder Müller oder Schmidt verantwortlich sind.

Zwischen den verschiedenen Filtern wirkt hingegen eine „Und-Verknüpfung“: Alle Kriterien müssen auf eine Aktivität zutreffen, damit diese angezeigt wird (z.B. alle Aktivitäten des Projekts „Blog“, die „Offen“ sind und für die „Bernd Muster“ verantwortlich ist).

Textsuche

Als weitere Filtermöglichkeit steht die Textsuche zur Verfügung. Es wird innerhalb des Arbeitspakettitels, der dazugehörigen Beschreibung sowie innerhalb der Aufgabenbezeichnung nach dem Wort bzw. Wortteil gesucht.

Die Groß- und Kleinschreibung sind bei der Suche nicht zu beachten.

Zurücksetzen des Filters und erweiterter Filter

Um die getätigten Filtereinstellungen zurückzusetzen und zu den Grundeinstellungen zu gelangen, klicke auf .

Zum erweiterten Filter gelangen Sie über das Pfeil-Symbol rechts von „Zurücksetzen“. Um vom erweiterten Filter zum Basisfilter zurückzuwechseln, klicken Sie erneut auf das Symbol. Details zu den erweiterten Filteroptionen befinden sich im Kapitel Erweiterter Filter.

Einzelne Spalten nicht anzeigen

Um die Zahl der angezeigten Spalten zu reduzieren, bietet das Projektmanagement zwei Möglichkeiten abhängig davon, ob die Spalten lediglich nicht angezeigt werden sollen oder generell nicht benötigt/befüllt sind.

Beim Startdatum für Aktivitäten und der Uhrzeit handelt es sich um optionale Eingaben, die im Modul „Administration" deaktiviert werden können. (Details dazu befinden sich im Artikel Administration).

Alle Spalten können grundsätzlich nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden. Klicke dazu auf das kleine Kästchen rechts neben dem Spaltentitel (sichtbar, wenn sich die Maus über dem Feld befindet).

Es erscheint anschließend ein Dropdown-Menü. Klicke auf „Spalten“ um die gewünschten Spalten ein- bzw. auszublenden. Im Beispiel wurde die Spalte mit „h erfasst“ bereits ausgeblendet. Dies ist daran zu erkennen, dass vor dem „h erfasst“ kein schwarzer Punkt angezeigt wird.

Spaltenanordnung anpassen

Es besteht die Möglichkeit die Anordnung der Spalten entsprechend anzupassen. Klicke dazu auf den Titel der Spalte, die verschoben werden soll und ziehe diese auf die Spalte, neben der diese angeordnet gehört.

Wird die Anordnung umgeändert, so wird diese Änderung gespeichert und steht auch beim nächsten Aufrufen wieder zur Verfügung. Änderungen werden allerdings nur pro User und nicht für die gesamte Agentur übernommen.

Spaltenbreite anpassen

Die Spaltenbreite aller Spalten kann bei Bedarf angepasst werden. Klicke dazu rechts auf die Trennlinie neben dem Spaltentitel. Es werden dadurch zwei vertikale Linien mit Pfeilen nach links und nach rechts angezeigt. Damit kann die Spaltenbreite durch Ziehen nach rechts vergrößert und nach links verkleinert werden.

Ein- und Ausblenden der Projekte ohne Aktivitäten

Es besteht außerdem die Möglichkeit nicht nur jene Projekte anzuzeigen, auf die bereits Aktivitäten erfasst wurden, sondern auch jene, die noch leer sind.

Wähle dazu vorher einen Kunden aus und aktiviere neben der Gruppierung die Checkbox vor „Leere Einträge anzeigen“. So besteht ein Überblick darüber, ob es noch aktive Projekte gibt, die in der Planung bislang unberücksichtigt geblieben sind.