Mithilfe dieses Werkzeuges können Projekte automatisch mit neuem Budgetjahr neu angelegt werden. Auch eine gleichzeitige Übernahme der auf diesem Projekt erfassten Daten ist möglich.
Alle bestehenden Projekte mit einem bestimmten Status können nun mit wenigen Klicks für das nächste Budgetjahr neu angelegt werden. Die Projektbezeichnung, die Bereichsbezeichnung und der dazugehörige Kunde der neuen Projekte sind ident mit den alten – lediglich das Budgetjahr wird angepasst. Auch die Übernahme sämtlicher Daten wie der erfassten Arbeitszeit, Kostenvoranschläge usw. ist möglich. Außerdem kann automatisch ein neuer Projektstatus, wie zum Beispiel "Abgeschlossen", für alle alten Projekte gesetzt werden.
Sollten Sie mehr als 1000 Projekte in einem Rutsch übernehmen wollen, bitten wir Sie Kontakt mit uns aufzunehmen, da es hier zu Performanceproblemen kommen könnte.
Neuanlage von Projekten für das nächste Budgetjahr
Im Modul ‘Administration’ das Untermodul ‘Werkzeuge’ auswählen.
Hier sollte zuerst das Budgetjahr der zu übertragenden Projekte ausgewählt werden. Anschließend sollte der Projektstatus der zu übertragenden Projekte ausgewählt werden.
Wir empfehlen Ihnen bereits im Vorfeld einen neuen Projektstatus anzulegen und all jenen Projekten zuzuweisen, die neu angelegt werden sollen. Dadurch ist gewährleistet, dass auch nur jene Projekte ins nächste Jahr übernommen werden, die benötigt werden.
Weiters das Budgetjahr, mit dem die neuen Projekte angelegt werden sollen, festlegen. Um nur die Projekte anzulegen, aber die erfassten Daten nicht mitzuübernehmen, sollte „Neues Projekt anlegen“ gewählt werden. Anschließend gibt es noch die Möglichkeit, den Projektstatus für die alten Projekte und die neu angelegten Projekte anzugeben. So können beispielsweise, die alten Projekte auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Die neuen Projekte könnten beispielsweise den Status „In Umsetzung“ erhalten.
Zudem kann mittels Checkboxen gewählt werden, ob auch Finanzeinstellungen, Tarife und/oder Phasen mitkopiert werden sollen.
Migration der erfassten Daten
Bei der Neuanlage der Projekte können auch die erfassten Daten mit übernommen werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass dadurch alle vorhandenen Einträge übernommen werden und nicht wie bei der Migration im Projekt-Modul einzelne Einträge selektiert werden können.
Um die Konsistenz in der Buchhaltung zu gewährleisten, werden definitive, bereits exportierte sowie EDI Rechnungen nicht migriert. Diese bleiben im alten Projekt bestehen.
Wählen Sie zur Mitübernahme der Daten die Option „Neues Projekt anlegen + aktive wiederkehrende Positionen migrieren + Daten migrieren“ aus.
Kopieren von Phasen beim Projektübertrag
Wenn in Ihrer TEAMBOX Phasen aktiviert sind, kann bei der Projektübertragung mittels Checkbox „Phasen kopieren“ angegeben werden, ob auch Phasen in das neue Projekt kopiert werden sollen.