Kostenarten

Kostenarten kommen im Finanzmodul zur Anwendung. Sie dienen zur Erstellung von Kostenvoranschlägen, Ausgangsrechnungen und Fremdleistungen (Eingangsrechnungen). In der Regel unterscheiden sich die Kostenarten von den Leistungsarten, die in der Zeiterfassung verwendet werden, können aber auch (ganz oder teilweise) dieselben sein.

Kostenarten (können) mehreren Funktionen dienen:

• Controlling und Reporting: Sie bestimmen, für welche Kostenarten Sie detailliertere Auswertungen benötigen.
• Strukturierung und Zwischensummen: optional können Sie Kostenvoranschläge und Rechnungen nach Kostenarten strukturieren, die KV- und Rechnungspositionen unter der entsprechenden Kostenart zusammenfassen und dafür auch Zwischensummen bilden.

Im Tab "Kostenarten" wird bestimmt, welche Kostenarten in der TEAMBOX zur Verfügung stehen sollen, und welche Eigenschaften diese besitzen.

1) Die Kostenarten, die grau hinterlegt und durchgestrichen sind, sind inaktiv. Diese werden in der Liste nur angezeigt, wenn rechts oben die Checkbox "nur aktive" NICHT gesetzt ist. Inaktive Kostenarten stehen in KV- und Rechnungspositionen nicht zur Verfügung, können allerdings weiterhin im Controlling ausgewertet werden.

2) Anlegen/Bearbeiten einer Kostenart
Zum Bearbeiten einer Kostenart reicht es, diese anzuklicken. Eine neue Kostenart kann mit einem Klick auf das grüne Plus hinzugefügt werden.

In beiden Fällen öffnet sich der Bearbeitungsmodus einer Kostenart und die folgenden Felder können editiert werden:

• Bezeichnung: Hier einen Namen eingeben, unter dem die Kostenart in der TEAMBOX aufscheint. Dies ist ein Pflichtfeld, wird hier kein Text eingegeben, können die Daten nicht gespeichert werden. Vorsicht: Wenn die Bezeichnung einer bestehenden Kostenart geändert oder gelöscht wird, wirkt sich das Ändern bzw. Löschen auch auf bereits bestehende Dokumente (wie bspw. Rechnungen und KVs) aus. Nur dann löschen oder ändern der Bezeichnung bestehender Kostenarten, wenn die Änderung in den bestehenden Dokumenten gewünscht ist.
• Funktion: Falls die Kostenart eine spezielle Funktion erfüllen soll, kann dies hier ausgewählt werden.
  Zur Auswahl stehen folgende Funktionen:
  
  • Honorar: Falls auf andere Kostenarten berechnete Honorare unter dieser Kostenart abgerechnet werden sollen.
  • BK: Unter dieser Kostenart werden Beraterkommissionen abgerechnet.
  • Akonto: Akontozahlungen bzw. Akontoabzüge werden unter dieser Kostenart abgerechnet. Gibt es keine Kostenart mit dieser Funktion, steht die Ausgangsrechnungsart "Akontorechnung" nicht zur Verfügung.

• • Aufschlag: Wenn Aufschläge auf andere Kostenarten unter dieser Kostenart abgerechnet werden sollen.
  • Rabatt: Hat keine Funktion mehr. Rabatte können in der Berechnung von KV- und Ausgangsrechnungspositionen im Reiter "Prozentsatz" abgebildet werden.
  • Ignorieren: Diese Funktion bewirkt im KV bei Positionen mit dieser Kostenart folgendes:
    • Beträge erscheinen im Benutzerinterface in Klammer, Kursiv und Grau
    • Beträge erscheinen standardmäßig als „0“ im PDF – kann mittels einfacher Formularanpassung auch ganz weggeblendet werden oder durch den eingegebenen Betrag ersetzt werden
    • Beträge haben keinen Einfluss auf das Total
    • Beträge haben keinen Einfluss auf das Controlling
    • Wird von Ihrem Kunden dann eine Option aus dem KV gewählt, kann die entsprechende Position einfach auf die richtige Kostenart geändert werden und schon verhält sich die Position wie üblich (Einbeziehung ins Total und Controlling etc.). Die Position mit der ersten Option kann im Angebot dann einfach gelöscht werden.
  • Incentive: Wenn Incentives auf andere Kostenarten unter dieser Kostenart abgerechnet werden sollen. Wird für Mediaabrechnungen verwendet.

• • Vorerfassung: Hier wird festgelegt, welche Kostenart für die Vorerfassung festgelegt werden soll. KVs und Rechnungen mit Positionen einer Kostenart mit dieser Funktion können nicht definitiv gesetzt werden.
  • Betriebsaufwand: Gibt es eine Kostenart mit dieser Funktion, können Fremdleistungen mit Rechnungsart "Betriebsaufwand" erfasst werden.
  • Spesen: Gibt es eine Kostenart mit dieser Funktion, können Spesen im Mitarbeiter Modul erfasst werden.

• Agenturl.: Diese Checkbox regelt, ob es sich bei dieser Kostenart standardmäßig um eine Agenturleistung handelt (im Gegensatz zu Fremdleistungen). Diese Einstellung kann bei jeder KV- und Ausgangsrrechnungsposition wieder an- bzw. abgewählt werden.
  • Mandantenkürzel: Sind Mandanten eingerichtet, werden statt der Spalte "Agenturl.", ganz rechts pro Mandant eigene Spalten ausgegeben. Über diese kann pro Mandant gesteuert werden, ob die Kostenart nicht verfügbar (leeres Dropdown), als Eigenleistung verfügbar (EL) oder als Fremdleistung verfügbar (FL) sein soll.

• Honorar: Diese Checkbox regelt, ob auf diese Kostenart Honorare berechnet werden können. Diese können dann auf eine mit Funktion "Honorar" versehene Kostenart abgerechnet werden. Die Einstellungen dafür genauso wie der Prozentsatz des Honorars können im Finanzmodul unter "Einstellungen > Prozentsätze" für jeden Kunden/Bereich/Projekt individuell gesetzt werden.
• Aufschlag: Hier die Checkbox aktivieren, falls auf diese Kostenart ein Aufschlag berechnet werden kann. Diese Aufschläge können dann auf eine mit der Funktion "Aufschlag" versehene Kostenart abgerechnet werden. Die Einstellungen dafür genauso wie der Prozentsatz des Honorars können im Finanzmodul unter "Einstellungen > Prozentsätze" für jeden Kunden/Bereich/Projekt individuell gesetzt werden (z. B.: Summe pro Kostenart oder Aufschlag pro Position). Im Gegensatz zu Honoraren werden Aufschläge direkt auf der gleichen Rechnung verrechnet.
• Produktion: Diese Checkbox regelt, ob diese Kostenart im Produktionsmodul beim Erstellen eines Auftrages auswählbar ist.

Auf der rechten Seite stehen mithilfe der Icons folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
: Zum Bestätigen der getätigten Eingaben. Vorsicht: Erst durch Klick auf „Ändern“ in der Auswahlleiste unten werden die Änderungen gespeichert und in die TEAMBOX übernommen
: Zum Verwerfen der Eingaben.
: Zum auf- oder abwärts Verschieben der Kostenart in der Liste. Die Reihenfolge hier entspricht der Reihenfolge in der die Kostenarten in der TEAMBOX angezeigt werden.
: Zum Inaktiv-setzen einer Kostenart
: Zum Aktiv-setzten einer Inaktiv-setzen der jew. Kostenart.

• Aktiv/Inaktiv: Mit dem grünen Kreis Icon kann die Kostenart aktiviert bzw. deaktiviert werden. Nach dem Deaktivieren steht die entsprechende Kostenart bei der Rechnungserstellung nicht mehr zur Verfügung. In bereits bestehenden "definitiven" Rechnungen ändern sich die Kostenarten dadurch nicht. Lediglich Rechnungen, die noch in Bearbeitung sind, verlieren die Verknüpfung zur deaktivierten Kostenart. Hier sollte noch eine andere aktive Kostenart als Ersatz ausgewählt werden, bevor die Rechnung "definitiv" gesetzt wird.

Button-Leiste:
"Sortieren": Sortiert die Kostenarten alphabetisch – die Reihenfolge hier entspricht der Reihenfolge in den Kostenart Dropdown Feldern in KVs und Rechnungen.

Mehrsprachige Kostenarten