Mit dem pain.001 Überweisungsexport erstellst Du aus offenen Eingangsrechnungen ein Zahlungsfile im ISO-20022-Format, das Du direkt bei Deiner Bank einreichen kannst.
Hinweis: Diese Funktion ist für den Schweizer Zahlungsverkehr ausgelegt. TEAMBOX nutzt dafür den Schweizer pain.001-Standard (inkl. QR-Zahlungen), wie er von Schweizer Banken verlangt wird. Für Zahlungsverkehr außerhalb der Schweiz ist dieser Export nicht vorgesehen.
So funktioniert der Überweisungsexport
Der pain.001 Überweisungsexport generiert aus Deinen offenen Eingangsrechnungen mit der Zahlungsmethode „Überweisung" ein XML-Zahlungsfile im pain.001-Format für den Schweizer Zahlungsverkehr. Dieses File kannst Du bei jeder Schweizer Bank einreichen, die den pain.001-Standard unterstützt. Sobald die Bank die Zahlungen ausführt, kannst Du die zugehörigen Eingangsrechnungen in der TEAMBOX auf „bezahlt" setzen – entweder manuell oder automatisch direkt beim Export. Wichtig: TEAMBOX nutzt aktuell die neue XML-Struktur pain.001.001.09. Wenn Du bisher mit einer älteren Version gearbeitet hast, findest Du weiter unten die wichtigsten Änderungen, die Du kennen solltest.
Voraussetzungen für einen fehlerfreien Export
Damit der Export ohne Fehler läuft, müssen bestimmte Bankdaten in Deinen Adressen hinterlegt sein. IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen (also Deiner Agentur bzw. des jeweiligen Mandanten) sind im pain.001-Format Pflichtfelder. Hinterlege diese Angaben in der Standardverbindung der Adresse – nur diese wird für den Export verwendet.
TEAMBOX unterscheidet beim Empfänger zwischen drei Zahlungsarten: IBAN-Überweisung und QR-Zahlung. Welche Art verwendet wird, erkennt TEAMBOX automatisch anhand des Felds „Konto/IBAN" in der Eingangsrechnung. Entscheidend ist, dass beim Lieferanten eine passende Bankverbindung mit genau diesem Konto oder IBAN hinterlegt ist – sonst kann TEAMBOX die Zahlung nicht korrekt zuordnen.
Wichtig seit der Umstellung auf die neue Struktur (pain.001.001.09): Zusätzlich zu IBAN und BIC werden jetzt auch die vollständigen Adressdaten des Lieferanten (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land) im Zahlungsfile übermittelt. Prüfe daher, dass diese Angaben bei Deinen Lieferanten-Adressen vollständig gepflegt sind. Fehlen sie, kann es beim Einlesen des Zahlungsfiles bei der Bank zu Fehlern kommen.
Die zwei Zahlungsarten im Detail
Bei einer IBAN-Überweisung muss beim Lieferanten eine Bankverbindung mit genau dieser IBAN hinterlegt sein. Bei Auslandsüberweisungen ist zusätzlich der BIC verpflichtend. Optional kannst Du eine Bemerkung angeben, die als unstrukturierte Information mitgesendet wird.
Bei QR-Rechnungen hinterlegst Du ebenfalls einen IBAN im Feld „Konto/IBAN". TEAMBOX unterstützt sowohl QRR als auch SCOR: QRR erkennt TEAMBOX automatisch an einem QR-IBAN (eindeutig über die QR-IID) – hier ist die QR-Referenz im Feld „Zahlungsreferenz" Pflicht. SCOR erkennt TEAMBOX an einer Creditor Reference nach ISO 11649 im Feld „Zahlungsreferenz".
Zahlungsfile exportieren
- Öffne in der Eingangsrechnungsliste den Report „Überweisungsexport Pain.001". Hier werden alle noch nicht bezahlten Rechnungen mit der Zahlungsmethode „Überweisung" angezeigt.
- Hier können Rechnungen über die Checkboxen links ausgewählt werden.
- Im unteren Bereich kann dann Überweisungsexport gewählt werden, danach einfach auf Ausführen klicken.
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Wähle das Ausführungsdatum: entweder die individuelle Fälligkeit jeder einzelnen Rechnung oder ein fixes Datum für alle ausgewählten Rechnungen.
- Klicke auf „OK". TEAMBOX erstellt daraufhin das pain.001-Zahlungsfile zum Download sowie ein Fehlerprotokoll.
- Reiche das XML-File bei Deiner Bank ein.
Hinweise & Fehlerbehebung
- Zahlung wird nicht zugeordnet: Prüfe, ob beim Lieferanten eine Bankverbindung mit exakt der IBAN oder Konto aus dem Feld „Konto/IBAN" der Eingangsrechnung hinterlegt ist.
- Fehler beim Einlesen bei der Bank: Kontrolliere, ob bei den betroffenen Lieferanten-Adressen vollständige Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land) hinterlegt sind – diese sind seit der neuen XML-Struktur Pflicht.
- Referenznummer fehlt: Bei QRR- oder SCOR-Zahlungen muss die passende Referenz im Feld „Zahlungsreferenz" der Eingangsrechnung eingetragen sein, sonst schlägt die Zuordnung fehl.