Kommentare

Überblick Kommentare

• Kommentare werden zu Kontaktpersonen oder direkt zu Objekten (z.B. Angebote, Rechnungen, Arbeitspakete, Abwesenheiten, Dokumente, Kalenderereignisse, Kanban, Produktionen, einzelne Zeiteinträge, etc.) erfasst.

• Mitarbeitende sind als Empfänger von Kommentaren hinterlegbar.

• Upload von Dokumenten möglich.

Kommentare - Ansicht

Wenn mit der Maus an der oberen Leiste geglitten wird, erscheinen die folgenden Symbole:

1. Neue E-Mail verfassen: Mit dieser Funktion kann eine neue E-Mail erstellt werden. Der Betreff enthält den Mail-Hash, damit die TEAMBOX weitere E-Mails mit diesem Dokument verknüpfen kann. Den Mail-Hash nicht aus dem Betreff löschen, sonst werden E-Mails zu dem Dokument nicht verknüpft und müssen manuell verlinkt werden.

2. Minimale Ansicht: Mit der minimalen Ansicht kann die Anzeige verkleinert werden.

3. Angepinnte Darstellung: Anhand der angepinnten Darstellung wird die Kommentar-Ansicht an den rechten Seitenrand fixiert.

Mit einem Klick auf die drei Punkte (markiert auf dem Screenshot) öffnen sich weitere Funktionen:

• Mail:
  • Importieren: E-Mails die nicht zugeordnet werden konnten, z.B. der Mail-Hash wurde aus dem Betreff gelöscht, können manuell mit dem bestimmten Projekt verlinkt werden. Im Fenster „Mails importieren" werden die nicht zugeordneten E-Mails aufgelistet.
    
    
  • Mail-Hash kopieren: Der Mail-Hash hilft der TEAMBOX die E-Mails mit dem richtigen Bereich zu verknüpfen. Wenn aus dem Kommentarfeld eine E-Mail erfasst wird, enthält der Betreff den Mail-Hash damit er die weiteren E-Mails automatisch mit dem Projekt verknüpfen kann.
• Ansicht:
  
  • Standardanzeige setzen: Ist eine der drei (kompakte, mittlere, vollständige) Anzeige ausgewählt, kann sie mit dieser Option als Standardanzeige gesetzt werden.
  • Kompakte Anzeige: Diese Anzeige stellt die Meldung in kompakter Form mit minimalen Informationen dar, um möglichst wenig Platz zu beanspruchen.
  • Mittlere Anzeige: Stellt etwas mehr Information zu der Meldung dar.
  • Vollständige Anzeige: Zeigt die komplette Meldung an und beansprucht am meisten Platz.
• Änderungsjournal:
  
  • Ausgeblendet: Änderungsjournaleinträge werden nicht angezeigt.

• • Kompakt: Änderungsjournaleinträge werden kompakter angezeigt, damit sie weniger Fläche nutzen. Dies kann hilfreich sein, wenn es einen großen Mailverkehr gibt, welcher nicht von den Änderungsjournaleinträge gestört werden soll.
  • Vollständig: Änderungsjournaleinträge werden vollständig angezeigt. Die Einträge sind mit dieser Ansicht am übersichtlichsten.
  • Nur Änderungsjournal: E-Mails werden ausgeblendet und es werden nur die Änderungsjournaleinträge angezeigt.

Filter und Suche von Kommentaren

• Flexible Filterung für Mails und/oder Kommentare.

• Gezielte Suchmöglichkeiten (Volltext, nach Personen, nach Anhängen).

• Mehr Informationen zu den genauen Filter-/Suchfunktionen der Kommentare befinden sich im Artikel E-Mail Integration.

Beispiel

1. Gehe an die Stelle, in der ein Kommentar hinzugefügt werden soll, z.B. Projekt, Kostenvoranschlag, Rechnung, Arbeitspaket.
2. Sobald ein Kommentar erfasst werden kann, wird im Mailbox-Fenster rechts das Kommentar-Feld angezeigt. Mit einem Klick in das Textfeld kann direkt ein Kommentar erfasst werden.
   
   
3. Es wird die folgende Ansicht angezeigt:
   
   
4. Es können ein oder mehrere Empfänger ausgewählt werden. Mit einem Klick auf das Uhr-Symbol kann einen Erinnerung für das Kommentar erstellt werden (funktioniert nur in Kombination mit den Meldungen). Anschließend kann das Kommentar erfasst und zudem eine Dateien hochgeladen werden.
5. Mit dem grünen Häkchen werden die Eingaben bestätigt.
6. Mit dem Modul „Meldungen" wurde nun eine Meldung über den Kommentar an den/die Empfänger gesendet.
   
   

Tipp: Mit einem Klick auf eine hochgeladene Datei kann diese umbenannt oder gelöscht werden.

Tipp: Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol im Mitarbeiterdropdown kann die Gruppierung und Filterung geändert werden. Mehr dazu im Artikel Mitarbeiterdropdowns mit Mehrfachauswahl.

Kommunikation zu Zeiteinträgen

Zu einzelnen Zeiteinträgen können Kommentare erfasst und Mails verknüpft werden:

• In der Leistungserfassung in der Tabelle „Erfasste Leistungen“ durch Auswahl eines Zeiteintrags und dann wie gewohnt Kommentare erfassen bzw. Mails verknüpfen.

• Leistungsreport bei Gruppierung „Zeiteintrag“ und Auswahl eines Zeiteintrags.